Ревизия поступления материалов.

Такая ревизия проводится по нескольким направлениям. Остановимся на двух важнейших из них.

Выборочная документальная проверка отнесения товарно-материальных ценностей (поступивших за последний отчетный год) к материалам. Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам. В сводной табличной форме представляются резуль­таты проверки, которые позволяют оценить правильность (обосно­ванность):

• применения критерия для отнесения объектов к материалам;

•установление производственного и непроизводственного ха­рактера приобретенных материалов;

• документального оформления учета материалов (наличие до­кументов, подтверждающих право собственности, инвентарных кар­точек учета материалов, накладных на получение материалов).

Документальная проверка учета поступающих материалов. При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлении материалов играют важную роль в орга­низации учета материалов, так как являются его основой. Непосред­ственно по первичным документам осуществляется контроль за по­ступлением товарно-материальных ценностей. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за на­личный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.

Ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов, в ча­стности, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличие в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выпол­нения договоров поставки или журнала учета поступающих материа­лов, в которых указываются: регистрационный номер и дата догово­ра; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспорт­ного документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.

Кроме того, нужно установить соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение ТМЦ тре­бованиям нормативных документов. По данным журнала учета дове­ренностей на получение ТМЦ выявляются случаи выдачи доверенно­стей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролиру­ется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью иличастично, без образцов подписей лиц, на имя которыхони выписаны), правилаих выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ.

При ревизии поступлений материалов на склады организации автотранспортом проводится сверка журнала учета поступающих материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов. Журнал учета поступающих мате­риалов должен находиться в отделе снабжения, автотранспортные накладные и приходные ордера - в материальном отделе бухгалте­рии, карточки учета материалов - у кладовщика. На всех первичных документах проверяются подписи, дата, сумма, цена. Обороты мате­риалов по журналу учета поступающих материалов и первичным до­кументам сверяются с оборотами ведомости № 10 «Учет материалов на складе». Если в организации действует пропускная система, то для сверки могут быть взяты данные пропусков, которые, как правило хранятся в материальном отделе бухгалтерии.

Если материалы вывозятся со склада продавца своим автотранс­портом, то ревизор обязан провести дополнительно сверку с кореш­ками доверенностей, выданных работникам организации для получе­ния ТМЦ на складе продавца, или с журналом регистрации доверен­ностей.

При наличии актов приемки материалов формы № М-7 вместо приходных ордеров ревизор проводит их экспертизу. Он проверяет полномочия членов приемочной комиссии, поставивших свои подпи­си в акте. Для этого изучается приказ по основной деятельности о соз­дание приемочной комиссии, в котором зафиксированы фамилии и должности ответственных лиц. Далее проверяется работа юридиче­ской службы организации по работе с претензиями поставщику, зафик­сированными в акте.

При доставке ТМЦ железнодорожным транспортом также осу­ществляется сверка данных журнала учета поступающих материалов (журнала регистрации доверенностей) с данными железнодорожных накладных, приходных ордеров, карточек учета материалов, кореш­ков доверенностей, выданных материально ответственным лицам на получение груза на товарной станции.

Если ревизор при проверке информации о поставках материальных ценностей железной дорогой обнаруживает коммерческие акты, по которым принимаются ТМЦ, то необходимо провести экспертизу юридической силы таких актов. Для этого проверяются подписи, даты, соответствие названий материальных ценностей данным железнодорожной накладной и договора поставки. Далее исследуется порядок работы с коммерческими актами претензионной службы орга­низации.

При ревизии поступлений материалов на склады организации от подотчетных лиц проверяется сверка журнала учета поступающих материалов с товарными чеками, приходными ордерами и карточкамиучета материалов.

Товарный чек - документ, подтверждающий факт приобретения и стоимость товара, приобретенного подотчетным лицом за наличный расчет. Товарные чеки прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица и хранятся в материальном отделе бухгалте­рии организации.

При ревизии поступления на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от лик­видации основных средств, и пр. проводится сверка данных журнала учета поступающих материалов с данными накладных на внутреннее перемещение и карточек учета материалов. Все подобные поступле­ния на склады оформляются однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выпи­сываются подразделением-сдатчиком в двух экземплярах, один явля­ется основанием для списания материалов с подразделения-сдатчика, другой направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При выявлении в ходе ревизии акта формы № М-35 реви­зор проверяет правомочие подписей, количество, сумму, наименова­ние ТМЦ. Все данные акта сверяются с данными акта форм № ОС-4, инвентарной карточки формы № ОС-6. Акт по форме № М-35 состав­ляется в том случае, если разборку здания или сооружения проводит подрядчик. Ревизор может сделать запрос подрядчику о подтвержде­нии данных акта по форме № М-35. Далее данные акта сверяются с оборотами в журналах-ордерах № 11 и № 13.

При обнаружении оформления оприходования на склад мате­риальных ценностей требованием-накладной формы № М-11 необхо­димо изучить причины и определить ответственность должностных лиц, допустивших отпуск со склада излишних материалов, сдаваемых теперь на склад. Перемещение материальных ценностей с одного склада на другой также оформляется требовани­ем-накладной формы № М-11. Таким случаям ревизор должен дать экономическую оценку, установить экономическую целесообразность действий

должностных лиц, допустивших перемещение грузов с одного склада на другой.

Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации ТМЦ путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке ТМЦ, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.