Что нужно Знать об организации пространственной среды для проведения презентации?

В процессе подготовки учтите по возможности практически все особенности помещения, в котором предстоит выступать. Простор, акустика, освещение, наличие кондиционеров – все это будет существенно влиять на настрой собравшихся. Осматривая помещение, старайтесь не пропускать ни одной детали, поскольку упущенные мелочи могут вылиться в серьезные проблемы во время проведения презентации. Не лишним будет проверить возможность варьирования уровня освещенности и исправность каждого задействованного в демонстрации аппарата.

Подумайте, как вы разместите слушателей в выбранном помещении, помните о соблюдении баланса между комфортом и концентрацией внимания. Теснота и неудобные стулья заставят слушателей отвлекаться, но это не значит, что нужно посадить их в уютные мягкие кресла. Этим вы можете добиться противоположного эффекта – не удивляйтесь, услышав храп. Идеальный вариант – стулья с прикрепленным к подлокотнику планшетом для письма, стоящие несколькими рядами на достаточном расстоянии друг от друга.

Вот несколько советов, как лучше организовать пространство для проведения презентации вашего проекта.

· Чем меньше поставленные цели предполагают участие аудитории в презентации проекта, тем больше может быть размер аудитории.

· Если на презентацию приглашено топ-руководство, значит, количество людей должно быть минимальным, а техническое обеспечение – наиболее совершенным.

· Если вас слушает группа людей до 50 человек, расстояние между вами и первым рядом слушателей должно составить не более 6 метров и не менее трех.

· Во время презентации предпочтительно стоять сбоку от стола: это воспринимается как своеобразный «выход к народу». Имейте в виду, что любой предмет между вами и слушателями можно рассматривать в качестве психологического барьера при установлении контакта с аудиторией.

· Желательно, чтобы входы/выходы в помещение располагались так, чтобы входящие и выходящие не отвлекали аудиторию от ваших слов.

· При показе собравшимся слайдов или надписи на флипчарте старайтесь, чтобы изображение находилось слева от вас, тогда взгляды слушателей будут периодически возвращаться к вам под влиянием навыка чтения.

· Презентатор имеет статус авторитета и эксперта. Он стоит на специально отведенном месте перед сидящими слушателями. Эта позиция автоматически увеличивает силу и значимость произносимых слов.

КАК ГРАМОТНО ПОДГОТОВИТЬ НАГЛЯДНЫЙ МАТЕРИАЛ, ИЛЛЮСТРИРУЮЩИЙ СОДЕРЖАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРОЕКТА?

Знаете ли вы о том, что зрительный нерв в 50 раз толще слухового? Это значит, что огромный поток информации мы воспринимаем визуально, глазами. Поэтому делайте презентацию своего проекта зрелищной. Для создания визуального ряда используйте рисунки, таблицы, иллюстрации, слайды. Визуальные средства делают презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной.

Грамотно использовать визуальный ряд – значит создать зрительный образ, который передаст слушателям вашу идею. Приведем наглядный и убедительный пример из выпуска № 46 рассылки Сергея Шипунова «Уроки риторики и ораторского мастерства».

«Оратор выходит на сцену, держа в руках очень красивую розу с крупными лепестками. Роза – это человек. Каждый человек красив так же, как и эта роза.

Пауза. Оратор дает возможность каждому полюбоваться красивым, благородным цветком.

Но что происходит с человеком, когда он начинает употреблять наркотики? Первая доза – и она вырывает у человека талант, вторая доза – и она вырывает у человека ум, третья доза – и она вырывает у человека память, четвертая доза – и она вырывает у человека мечты, пятая доза – и она вырывает у человека…

(С каждой фразой оратор вырывает у розы лепестки и бросает их на пол, пока вскоре в его руках не остается покалеченный цветок, один взгляд на который заставляет сжиматься сердце).

Если не хотите покалечить свою жизнь, свою душу, свое будущее,

если не хотите, чтобы вы стали подобными этому мертвому, искалеченному цветку, то скажите НЕТ НАРКОТИКАМ!»

Как видите, оратор сумел грамотно и точно выстроить визуальный ряд своей идеи, который – мы уверены – слушатели не смогут забыть очень долго.

Итак, визуальный ряд презентации – это удачный образ. Разумеется, такой образ легко создать при помощи анимации и слайдов. Поэтому после того, как в 1984 г. Боб Гаскинс придумал для выступлений программу PowerPoint, огромное количество людей на планете занято созданием ppt-слайдов для своих презентаций.

Парадоксально, но иногда слайды «убивают» саму презентацию, превращая ее в «учебный показ с громкой читкой». Знакомая картина, не правда ли?

Существуют ли правила эффективного использования визуальных средств?

Разумеется. Самое главное – представьте себя на месте человека, который сидит в зале и смотрит на то, что вы показываете. Если вы сядете в конце зала, то наверняка заметите, что с экрана монитора сложнее читать, чем с обычного листа, да и небольшой размер экрана накладывает ограничения при показе материала. Отсюда правило: на слайде не должно быть больше 4-5 строк текста. Для слайда выбирайте простой, не дробный фон, шрифт – Аrial (без засечек), поскольку шрифты с засечками (типа Times New Roman) плохо воспринимаются глазом с экрана.

Советуем вам для раскрытия всего потенциала слайдовой презентации использовать следующие нехитрые приемы:

· Слайд должен акцентировать только ключевые идеи. «Меньше – значит больше». Идея проста: чем меньше деталей оказывается на экране, тем мощнее их воздействие на аудиторию. Чем меньше идей оказывается на слайдах, тем больше внимания достается каждой идее. Таким образом, слайд не должен показывать все – его задача актуализировать только самое главное и на этом акцентировать внимание слушателей. Самого главного, как вы понимаете, не может быть много.

· Наиболее важная идея слайда должна «схватываться» мгновенно. Слайдов не просто должно быть мало – они должны быть такими, чтобы слушатель мог мгновенно «сфотографировать» их глазами, понять суть и тут же вернуться к главному – к выступающему человеку.

· Слайд не должен конкурировать с вами в борьбе за внимание аудитории. З апомните: ключевая фигура презентации – выступающий, а картинки и слайды только помогают его главной идее добраться до умов аудитории.

В статье «Как провести красивую и успешную презентацию»Сергей Борзов советует применять для мультимедийной презентаций правило популярного на Западе блогера Гая Кавасаки.

· Правило гласит: 10 слайдов на 20 минут с 30 шрифтом.

10 слайдов – это то количество, которое могут полноценно «усвоить» слушатели. Большее число слайдов говорит о том, что вы не сумели выделить главные мысли, подтверждающие правильность тезиса вашей речи. Загромоздить презентацию всевозможными фактами, цифрами, графиками – означает уничтожить её воздействующую силу. Тот, кто не забивает один единственный гвоздь, втыкает дюжину слабеньких канцелярских кнопок – и все отваливается. Каждый слайд должен работать на главную идею и приближать вас к главной цели презентации. Задумайтесь, отбросьте все лишнее и отобразите на слайдах действительно самое главное.

20 минут – это время, отведенное непосредственно для рассказа. Даже если вам на проведение презентации предоставили час, учтите, что в отведенный час вам еще придется настроить технику, а потом ответить на вопросы слушателей.

30 размер шрифта – оптимальный выбор для написания текста на слайдах. Такой текст будет легко восприниматься аудиторией, которая, мгновенно «схватив» его глазами, сможет сконцентрировать все свое внимание именно на вашем рассказе. Ничто не помешает вам поддерживать зрительный контакт с аудиторией во время выступления.

Репетиция, репетиция, репетиция!

Думаем, что в комментариях этот пункт не нуждается. Ставки слишком высоки – не надейтесь на счастливый случай, приложите все силы к подготовке презентации вашего проекта и задействуйте все имеющиеся у вас ресурсы.

Во время репетиции хотя бы один раз нужно обязательно использовать всю технику, которая понадобится для демонстрации презентации. Тогда вы наверняка не попадете в глупую ситуацию, когда уже во время выступления проектор вдруг не включается (просто надо подольше кнопочку держать), «о, ужас! – нет видеосигнала!» (на ноутбуке нужно было перейти в режим работы с внешним монитором), на экране все изображение «плывет» (фокус не настроили), да мало ли что еще…

Вы должны удостовериться в своей способности контролировать аудиторию и распознавать ее реакцию на свое выступление. Пригласите людей, способных дать вам «обратную связь», пусть они присутствуют на репетиции. Их советы пригодятся вам для корректировки подачи содержательной части и ее визуализации.

Еще один важный вопрос, который часто задают: сколько времени потребуется на подготовку презентации проекта? Если следовать советам специалистов в этой области, то рассчитать его весьма просто: на одну минуту выступления должен приходиться как минимум час подготовки. Подсчитали? Да, согласны с вами, подготовка эффективной презентации – весьма затратный по времени процесс. Репетиции, репетиции, репетиции – и всего одно выступление. Получается, что презентация проекта – премьерный спектакль, играемый зачастую единожды. Вероятно, некоторым утешением для многих может послужить следующая мысль: готовя одну презентацию, вы одновременно готовите и все последующие, поскольку совершенствуете свои навыки. Таким образом, каждая подготовка – вклад в собственный профессионализм и, соответственно, в свой успех, настоящий и будущий.

Надеемся, что наши советы пригодятся вам при подготовке презентации вашего проекта. И вместе с вами мы услышим и увидим не одну великолепную презентацию, заслуживающую искренних оваций.

 

Полезные советы по подготовке к проведению Презентации проекта:

Контрольный список помогает убедиться в том, что основные этапы алгоритма подготовки пройдены, необходимые действия по подготовке к представлению проекта выполнены.

Вопрос	Да	Комментарии
Сформулирована ли цель презентации?
Поставлены ли основные задачи представления проекта?
Сформулирована ли основная идея презентации проекта?
Проведен ли предварительный анализ интересов аудитории?
Составлен ли социально-психологический портрет аудитории?
Отобрано ли основное содержание презентации с учетом поставленной цели?
Выбраны ли методы подачи материала в соответствии с социально-психологическим портретом аудитории?
Выработана ли четкая структура содержания?
Составлен ли подробный и четкий план выступления?
Выбран ли “ударный” момент в аргументации вашего представления?
Проведен ли мозговой штурм с целью составления перечня возможных вопросов?
Тщательно ли продуманы стратегии и тактики ответов, особенно на каверзные вопросы?
Продуман ли и грамотно сформулирован визуальный ряд, иллюстрирующий содержание презентации?
Продуманы ли тактики организации пространственной среды для проведения презентации?
Проведена ли репетиция с обязательным использованием всей техники, которая понадобится для демонстрации презентации?

 

Основные идеи и выводы по теме:

ü Мы изучили алгоритм подготовки к проведению презентации проекта, познакомились с основными правилами визуализации информации.

ü Мы определили содержание и специфику каждого этапа алгоритма подготовки к проведению презентации проекта.

ü Мы научились грамотно и эффективно представлять свой проект.

 

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Ребрик С. Презентация: 10 уроков.- М., 2006.

2.Гандапас Р. Презентационный конструктор. - М., 2006.

3.Коддлер И. Успешная презентация. - М., 2003.

 

ОЦЕНКА ПРОЕКТА

Цели и задачи изучения темы:

ü Познакомиться с наиболее часто применяемыми техниками оценки различных проектов.

ü Знать перечень основных критериев, по которым заинтересованные лица смогут оценивать результаты проекта.

ü Научиться в самом начале разработки проекта формулировать его предполагаемые выгоды и преимущества, исходя из основных критериев, по которым в дальнейшем можно будет оценивать результаты проекта.

 

Понятие оценки проекта

Оценка проекта – это определение его значимости, ценности, выявление пользы и выгоды от его реализации в сопоставлении с альтернативами. Важно подчеркнуть, что всегда речь идет о сравнительной оценке. Причем, если проекту нет реальной альтернативы, то и в этом случае он сравнивается с так называемой нулевой альтернативой – оставить все как есть. Часто побеждает именно последняя.

Каков бы ни был проект, существует четыре основных области, в которых он оценивается.

1. Результат (качество).

2. Издержки (стоимость).

3. Время (сроки).

4. Риски.

Результат (качество) – это оценка способности продукта (услуги), получаемой на выходе проекта удовлетворять актуальную потребность клиента (отдельных людей или групп людей, общества, государства и т.д.). Чем она выше, тем более вероятным является принятие решения об инвестиции в данный проект. Кроме того, может учитываться способность проекта осуществлять положительные внешние эффекты (например, при прочих равных условиях проект по строительству кинотеатра обладает приоритетом по отношению к строительству пивной, так как этот проект в случае его реализации позволяет надеяться на положительные внешние эффекты для местного сообщества в отличие от второго).

Издержки (стоимость) – это оценка т.н. альтернативной стоимости и негативных внешних эффектов проекта. Под альтернативной стоимостью понимается стоимость благ и ресурсов, от которых пришлось отказаться (которые пришлось потратить) для того, чтобы реализовать данный проект. В наиболее простом виде издержки - это количество потраченных на его реализацию ресурсов. В более сложном анализе к числу издержек будут отнесены, например, неблагоприятные экологические последствия, рост социальной или политической напряженности по итогам реализации проекта. Чем выше издержки, тем меньше шансов успешно реализовать этот проект.

Важно помнить, что в условиях современной экономики результат проекта всегда сравнивается с издержками. Если издержки проекта по оценке инвестора превосходят выгоды от его реализации, то проект не будет реализован даже, если по своим стоимостным параметрам он лучше, чем его конкуренты. В этом случае как раз и побеждает «нулевая альтернатива». Такого рода сравнение более или менее просто осуществляется при реализации коммерческих проектов (и выгоды проекта и его издержки в конечном итоге фиксируются в денежном виде и сравниваются между собой). Сложнее сравнение издержек и результата будет при реализации социальных проектов, поскольку результат здесь, как правило, не имеет рыночной цены. Но и в случае социальных проектов такой анализ пусть интуитивно, но осуществляется инвестором (государством, спонсором и т.д.).

Время (сроки) – временной интервал, необходимый для реализации проекта с момента его старта. Чем больше сроки, тем меньше шансов на поддержку проекта, поскольку этот фактор фиксирует разрыв между началом издержек по проекту и временем получения выгод от него. Всякий инвестор, вложив ресурсы, хочет получить отдачу как можно быстрее. Кроме того, увеличение сроков проекта, как правило, связано с одновременным увеличением его рисков.

Риски – это вероятность успешной реализации проекта (в данном случае важно разделять риски возникновения негативных внешних эффектов, которые обычно включаются в перечень косвенных издержек проекта и риски срыва или затягивания проекта, о которых идет в данном случае речь). Поскольку выгоды от проекта всегда в будущем, а будущее неопределенно, но риски реализации проекта существуют всегда. Инвестор обычно принимает их, но лишь в определенной мере. Государство, как правило, наименее рисковый инвестор, а венчурная компания – наиболее рисковый. Но любой инвестор стремиться риски минимизировать.

В целом с помощью указанных универсальных областей сравнения любые проекты можно в первом приближении сопоставить с помощью приведенной ниже матрицы качественных оценок.

 

Области сравнения	Уровни качественных оценок
Проект «А»	Проект «В»
Высокий	Средний	Низкий	Высокий	Средний	Низкий
Результат (качество)	√	_	_	_	√	_
Издержки (стоимость)	_	√	_	√	_	_
Время (сроки)	_	_	√	√	_	_
Риски	√	_	_	_	√	_

 

 

Оговорив перечисленные выше универсальные области сравнений, мы должны зафиксировать ключевые различия между оценкой коммерческих и некоммерческих (социальных проектов).

Коммерческие проекты в конечном итоге направлены на получение так называемых частных благ, которые имеют на рынке определенную цену. Поэтому результат любого коммерческого проекта может быть выражен в денежном виде (если мы знаем цену и объем произведенных в результате проекта продукции или услуг, то можем рассчитать доход от его реализации). Коммерческие проекты всегда имеют своей целью максимизацию прибыли, то есть разницы между приведенным потоком доходов от проекта и расходов по нему. Результат проекта, поэтому всегда оценивается в денежной форме.

В социальной сфере производятся так называемые общественные блага, которые рыночной цены не имеют. Поэтому оценка результата проекта в денежном эквиваленте затруднена. Кроме того, при реализации социальных проектов обычно гораздо большее значение имеют такие неденежные факторы как экологические, социальные и политические риски и выгоды. Результаты социального проекта оцениваются, таким образом, по большему количеству критериев, и эти критерии не имеют такого ясного измерения как количество денег.

Как мы уже говорили в начале наших лекций, предполагаемые выгоды и преимущества должны быть изложены авторами проекта в самом начале его разработки. Тогда же должны быть определены критерии - признаки, на основании которых производится оценка, и показатели - события, по которым можно судить об успешности реализации проекта.

Критерии и показатели требуются и на этапе предварительной оценки проекта, и для оценки процесса его реализации, и при оценке конечного результата.

Для текущей оценки процесса реализации проекта также используются индикаторы - доступные для наблюдения и измерения характеристики, которые позволяют судить о том, что важно для управления проектом, но недоступно для непосредственного измерения.

Используемые для оценки критерии, показатели и индикаторы выбираются с учетом характера выполняемого проекта, природы создаваемого в нем продукта, особенностей решаемых проблем. Например, к существенным признакам ценности научного проекта относится новизна полученного результата. В число показателей успешности таких проектов входит решение важной научной проблемы.

Ценность технических проектов определяется пользой или выгодой от созданного в итоге приспособления, устройства или механизма. В число показателей успешности такого проекта могут войти изготовление действующей модели или даже промышленного образца.

Также будут существенным образом друг от друга отличаться критерии и показатели оценки творческих, благотворительных, экологических проектов. Новая театральная постановка как проект будет оцениваться с помощью тех критериев и показателей, которые вряд ли подойдут для оценки проекта по изданию новой книги.

Поскольку указать некую универсальную систему критериев и показателей оценки всех без исключения невозможно, то в большинстве случаев это задача экспертов – знающих людей, имеющих опыт в соответствующей области. Такие люди на основе имеющегося у них опыта подбирают наиболее существенные признаки (критерии), определяют наиболее значимые события (показатели), выделяют доступные для наблюдения и измерения характеристики (индикаторы), которые будут использоваться для оценки проекта.

Эффективность оценки проекта в значительной мере определяется выбранными для ее проведения методами – т.е. совокупностью используемых для оценки проекта приемов и операций. В зависимости от того, поддаются ли существенные параметры проекта прямому измерению и расчету или нет, различают количественные и качественные методы оценки. В названии методов оценки часто указывают особенности используемых приемов и операций. Примеры таких названий - метод экспертных оценок, метод определения простого срока окупаемости проекта, метод расчета средней нормы прибыли на инвестиции, сопоставительная оценка проектов методом весовых коэффициентов, метод написания сценария и т.д.

Из-за большого многообразия оценочных методов, их разнородности и подчас высокой сложности для качественного выполнения оценки проектов требуется специальная подготовка и немалая практика. Тем не менее, любой разработчик проектов должен иметь хотя бы общие представления о том, каким образом заинтересованные лица могут оценивать результаты его труда. Поэтому в заключительной части нашего курса лекций мы приводим краткое обзорное описание некоторых наиболее распространенных методов оценки коммерческих и некоммерческих проектов.

 

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: