Автоматизация бюджетных и некоммерческих организаций

Значительные различия в методах бухгалтерского учета для бюджетных и хозрасчетных организаций резко сужают количество программных продуктов, которые с успехом могут быть применены для автоматизации учета в бюджетных организациях.

Сетевая система “Интегратор” является приятным исключением. В ней реализованы все функции, необходимые для автоматизации учета в бюджетных и некоммерческих организациях. При внедрении бухгалтерских программ в централизованных бюджетных бухгалтериях, например, уже на этапе установки плана счетов для многих из них возникают значительные проблемы. Связано это с тем, что в пределах одного плана счетов в бухгалтерии может вестись несколько главных книг, и соответственно делается и несколько сводных балансов. Число их равно количеству балансовых расчетных счетов, по которым ведется учет. В большинстве централизованных бухгалтерий учет ведется на четырех расчетных балансовых счетах. Это 107 балансовый счет — “Текущий счет”, 110 балансовый счет — “Сумма по поручениям”, 111 и 114 балансовые счета. Таким образом приходится вести 4 не связанные между собой главные книги.

Возможности “Интегратора” позволяют решить эти проблемы просто. Очень легко разделить в пределах одной программы главные книги, нет никакого предела для их количества, можно получать как главные книги по отдельным спецсчетам, так и общую для них всех. Что обычно приятно поражает бухгалтеров бюджетных организаций, так это возможность выделения в системе различных участков учета. Это позволяет распределить функции между участками (рабочими местами) максимально приближенно к существующей в бухгалтерском учете практике, когда за конкретный журнал-ордер отвечает определенный сотрудник. Большую сложность для учета представляют счета расчетов с разными дебиторами, расчетов в порядке плановых платежей, расчетов с поставщиками и другие активно-пассивные свернуто-развернутые счета. Связано это со структурой бюджетных организаций. Обычным явлением для бюджетных организаций является содержание на их балансе различных учреждений: медицинских, детских дошкольных, начальных и специальных учебных учреждений и т.п. Для счетов такого типа в программе “Интегратор” предусмотрена большая свобода в правилах расчетов сальдо либо получения аналитики. Можно производить расчет сальдо в разрезе внешних организаций, подотчетных лиц, номеров договоров, партий поставок, подразделений, номенклатурных единиц. Для этого оказалось достаточным установить признак расчета сальдо по субъектам учета и признак получения аналитики — по подразделениям.

Особо выделяется в сравнении с другими системами технология учета затрат в “Интеграторе”. Многоуровневая методика учета по статьям и шифрам заказов позволяет наиболее полно и достоверно учитывать расходы. Так, не составляет никакого труда получить расходы по какому-нибудь одному шифру, например, узнать сумму выплаченной зарплаты детским дошкольным учреждениям, а возможность получать дополнительную аналитику в разрезе подразделений делает учет затрат еще более гибким. Затраты по каждому шифру и статье накапливаются с начала года, что очень удобно для последующего анализа деятельности предприятия.

Гибкость программы позволяет производить учет не только расходов, но и доходов. Доходы бюджетных предприятий, а также затраты дробятся на различные шифры, как дополнительную можно получить аналитику по полученным доходам в разрезе структурных подразделений. Правильно поставленный учет затрат и доходов дает возможность получить такой неотъемлемый для бюджетных организаций документ, как “Отчет об исполнении сметы бюджета”. Учет материальных ценностей в централизованных бухгалтериях осложнен как большим количеством структурных подразделений, так и разнообразием номенклатурных единиц. С помощью “Интегратора” удалось реализовать учет материалов наиболее рациональным способом. Учет ведется с получением аналитики в целом по предприятию, по подразделениям, материально-ответственным лицам и номенклатурным единицам. Аналитические и оборотные ведомости позволяют в любой момент времени получить оперативную информацию о наличии конкретной номенклатурной единицы.

Возможность вести несколько справочников материальных ценностей позволяет максимально облегчить бухгалтеру работу с ними. Так, в Администрации поселка Тучково с этой целью ведутся 6 различных справочников: “Хозяйственные материалы”, “Медикаменты”, “Горюче-смазочных материалы” и т.п. Такой подход к разделению справочников материальных ценностей оказался наиболее приемлемым для работников бухгалтерии. Наиболее сложными, с точки зрения автоматизации, проводками в бюджетных бухгалтериях являются проводки по внутреннему перемещению материальных ценностей. Связано это с тем, что в дебете и кредите счета необходимо указать как разные структурные подразделения, так и различные материально-ответственные лица, причем средняя фактическая цена материальных ценностей должна рассчитываться для каждого материально-ответственного лица независимо от цены сложившейся в целом по предприятию либо подразделению. При работе с программой “Интегратор” никаких проблем с внутренним перемещением и списанием материалов не возникло. Средняя фактическая цена пересчитывается как в целом по предприятию, так и по конкретному матерально-ответственному лицу.

Бухгалтерская система “Интегратор-Соло”

Для небольших фирм, где бухгалтерский учет ведут один-два бухгалтера, предлагается одномашинный (несетевой) вариант системы — “Интегратор-Соло”. Он содержит практически те же функции и возможности, что и сетевой вариант. При этом поддерживается многозадачный режим работы системы, а сетевые возможности не включаются в стоимость программного продукта. Это значительно расширяет область применения системы, позволяет использовать интегрированный подход к автоматизации и богатые функциональные возможности системы в малых бухгалтериях. Действительно, поскольку в системе обеспечивается гибкое разделение бухгалтерии на участки учета и рабочие места, то в предельном случае все участки учета могут разместиться на одном компьютере. Задача системы “Интегратор-Соло” не только автоматизировать ведение учета на малом предприятии, но и отработать основные принципы многопользовательского применения системы (разделение на участки учета, обмен информацией и другие), что при дальнейшем развитии фирмы и увеличении количества бухгалтеров обеспечит плавный переход к работе с сетевой бухгалтерской системой “Интегратор”.

И.И. Гущенко-Чеверда,
экономист-аналитик фирмы “ИНФОСОФТ”