 |
Методы рационального использования времени
|
|
|
|
Введение
В социологии управления в ХХI веке возрастает потребность в повышении адаптивности организации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности ее работы и скорости реакции на эти изменения. Такая адаптивность на данном этапе развития современного общества является ключевым фактором конкурентоспособности коммерческой организации, залогом ее выживания и развития. Одним из инструментов повышения эффективности работы коммерческого предприятия является внедрение в его организационную деятельность технологий тайм-менеджмента. Дисциплина тайм-менеджмент оформилось в самостоятельное направление менеджмента организации к концу 60-х гг. ХХ века. Тайм-менеджмент - это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля возрастающего количества задач. В настоящее время перед большим числом коммерческих организаций стоит задача внедрения технологий тайм-менеджмента. Причиной этому служат следующие факторы:
) Тенденции изменений социальной и экономической среды диктуют руководителям коммерческих фирм необходимость пересмотреть в сторону повышения роль самоконтроля в принятии решений, расстановки приоритетов, в организации и планировании работы персонала, а также их самих.
) В организационной системе коммерческого предприятия остро стоит проблема повышения эффективности работы и возрастает роль таких нематериальных активов, как интеллектуальный капитал, лояльность сотрудников по отношению к организации-работодателю, возможность творчества и самовыражения. В данном аспекте рассмотрения наиболее актуальной становится самостоятельность сотрудника в организации своей работы.
|
|
|
) На данный момент система отношений «работодатель - наемный служащий» выходит на новый виток развития, когда в организационной системе повышается роль личности сотрудника. И внедрение технологий тайм-менеджмента как раз способствует созданию психологического комфорта, дает ему «моральную» свободу; при этом с выгодой для работодателя - повышение эффективности, скорости и качества работы персонала любого уровня иерархии.
В научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоорганизации в работе персонала, поэтому руководство организаций централизованно не внедряло использование технологий тайм-менеджмента. Классики теории менеджмента (напр., Ф.У. Тейлор, К. Макхэм, М.Х. Мескон) впервые поставили вопрос о внедрении технологий персональной организации труда.
Тайм-менеджмент как практическая дисциплина изначально разрабатывалась консультантами по менеджменту и психологии. Ряд отечественных и зарубежных специалистов по управлению, психологии и организационной культуре разрабатывали методологию планирования личного и рабочего времени в форме книг, статей и учебных курсов.
1.
Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя
Управление временем, организация времени (англ. time management) - технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.
|
|
|
Планирование и доверие. Тайм-менеджмент предусматривает решение двух ключевых задач. Первая - грамотное планирование рабочего времени. Вторая - рациональное распределение обязанностей между сотрудниками.
Контроль. Примерно раз в месяц важно анализировать, как сотрудники используют свое рабочее время. Это нетрудно. Самое главное - постоянно корректировать распорядок дня в фирме вслед за изменением производственной ситуации.
Плюсы. К онтроль всех текущих дел. Концентрация на самых важных задачах.
Минусы. Чтобы научиться планировать время, придется остановиться и объективно оценить все, что вы делаете. Для многих это сложно. Ведь придется доверить частичное управление своим бизнесом другим людям. Для дела это будет полезно, но, возможно, для вас - эмоционально тяжело.
Чтобы оценить место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией, необходимо понимать, в чем конкретно проявляется управление временем, к каким результатам придет компания, если будет внедрена система тайм-менеджмента.
А именно:
) правильно расставленные приоритеты на уровне компании, департаментов, отдельных сотрудников;
) четко сформулированные цели и сроки, все совещания проводятся исключительно ради определенного результата;
) рациональное использование сотрудниками не только своего времени, но и времени своих коллег, не существует понятий: «не успел», «забыл», заблаговременная забота о ресурсах, грамотное делегирование полномочий, сокращение сверхурочной работы, повешение мотивации сотрудников и т.д.
К сожалению, многие люди думают, что жить по заранее-составленному «сценарию» все время невозможно, многим не свойственна жесткая самодисциплина, в рамках которой не остаётся места творчеству. Но все эти страхи основаны на стереотипах и мифах. Тайм-менеджмент (далее - ТМ) - помощник, он учит освобождать время на то, что нам нужно, путем расстановки приоритетов, целей и затрат времени на них. Существуют различные алгоритмы внедрения ТМ в корпоративную культуру компании. Одна из первых и главных задач - выявление факторов, вызывающих потерю времени, далее, с помощью ТМ, начинается работа над ошибками. Система, учитывающая уже сложившуюся корпоративную культуру, затачивается под определенную компанию. Хочется отметить, что вводить систему ТМ эффективнее «сверху», так как личный пример руководителя - лучший для его подчиненных.
|
|
|
Для оптимизации собственного времени ТМ предлагает различные способы и приемы. Начать можно с использования ежедневника, планирования дня в программе. Но есть и нестандартные подходы. Многие специалисты рекомендуют кроме составления плана на день или неделю, использовать так называемую «стратегическую картонку». На плотном листе бумаги выписываются задачи, темы для размышления, список самых актуальных на данный момент контактов, которые не привязаны к конкретному дню. «Картонка» должна находиться на видном месте. Она позволит вам ничего не пропустить или забыть. Например: «заехать в техцентр, поменять масло в машине» или «купить подарок к дню рождения сына», «распланировать летний отдых» и т.д. У многих из нас практически ежедневно выдаются чрезвычайно загруженные часы, в которые, к нам, как назло обращаются коллеги с абсолютно несрочными и неважными делами и вопросами. Чтобы, с одной стороны, не обижать коллег, а с другой, не отвлекаться от работы и не терять концентрации, ТМ предлагает использовать метод «красного флажка». Его суть очень проста: на своем рабочем столе, на видном для окружающих месте, Вы устанавливаете любой предмет. Это может быть что угодно: игрушка, магнит и т.п. Пока «красный флажок» находится на Вашем столе, это означает, что в данный момент Вы очень заняты и, без необходимости, вас не нужно отвлекать. Это экономит и Ваше время, и время коллег. Естественно, это нужно оговорить заранее со всем коллективом.
|
|
|
Методы рационального использования времени
Время является важнейшим жизненным ресурсом, который расходуется нами по-разному, и успех в жизни в большей степени зависит от эффективности его использования. Многие великие личности понимали ценность времени, поэтому старались не разбрасываться этим ресурсом. Некоторые из них ограничивали время на сон, отдых, обеды и т.к. Но, это уже крайности. На самом деле можно не лишать себя простых бытовых радостей, а просто рационально распределить свое время. Но, как известно многие даже не понимают с чего начать.
На самом деле проблема нехватки времени беспокоит умы ученых и простых людей уже достаточно давно. Для выработки наиболее универсальных методов рационального использования времени был изучен опыт многих успешных людей, которые обычно успевали делать больше других. Это стало фундаментом для разработки простых правил по организации своего рабочего времени.
Итак, простые правила рационального использования времени:
) Написать список важных дел в порядке их важности. Это элементарное планирование рабочего дня. Потом этот список дел можно легко анализировать для понимания правильности расходования времени. После выполнения какого-нибудь пункта в плане зачеркните его и поставьте рядом количество времени затраченного на дело.
) В первую очередь уделите свое внимание только срочным и важным делам. Как правило, маловажные дела отнимают у нас 80% времени, а результативными мы занимаемся лишь 20% от своего времени. Также, есть маленькие вопросы, которые могут зародить довольно большие. Поэтому их нужно решать еще вначале. Здесь стоит опасаться, чтобы они не превратились в большую текучку малых дел, которые в итоге не принесут значимого результата и зародят ощущения зря проведенного дня.
Занимайтесь только одним делом, не набрасывайтесь на мелочи, не отвлекайтесь.
) Не переходите на решение другого вопроса пока не решите первый. Ведь он по плану расположен выше и имеет статус важного. Переключая свое внимание от одного к другому, вы теряете прямую логику решения первого вопроса, в который позже придется вникать заново. При этом подобные действия плохо сказываются на здоровье. Мы быстро утомляемся, начинаем делать больше ошибок, раздражаемся, что в итоге приводит к низкому качеству работы.
) Постарайтесь хотя бы на час спрятаться от текучки. Самым эффективным при решении серьезных вопросов, подготовке документов считается практика закрытых дверей. Запритесь, попросите не беспокоить вас, включите автоответчик или вообще отключите телефон. Для этого могут подойти свободный кабинет, конференц-зал, библиотека или любое другое свободное и относительно тихое помещение. Как показывает практика, во время уединения решаются наиболее важные и необходимые задачи.
|
|
|
) Предпочитайте звонок самим посещениям. Бывает так, что личное посещение не имеет преимущества перед телефонным звонком. Помните, что многие сопутствующие вопросы можно узнать по телефону.
) Учитесь читать быстро. Иногда много времени занимает чтение специальной литературы, различных документов, брошюр и т.д. Поэтому, наиболее эффективно будет, если вы освоите специальную технику быстрого чтения. Благо, что сейчас достаточно много курсов и книг, которые учат технике чтения. Помимо всего, руководителю желательно поручать сортировку корреспонденции отдельному лицу. Это сократит время на просмотр и выборки важных для вас бумаг.
) Не забивайте свой рабочий стол различными бумагами. Как правило, по большинству бумаг можно принять решения сразу после прочтения. Но такое происходит только в 30% случаев. Наиболее важные документы чаще всего откладываются, чтобы позже в спокойной обстановке поработать над ними. Но как оказывается, времени на их решение в итоге не достаточно, и важное дело превращается в срочное. Таких случаев желательно не допускать.
) Применяйте метод эффекта мелочей. Записывайте нужную информацию, не надейтесь на память. Перед поездкой - позвоните, и уточните всю необходимую информацию. Выезжайте туда, где собралось несколько важных для вас дел. Работайте во время поездок, ожиданий приемов, в очередях. Старайтесь группировать свои звонки. Всегда носите с собой ручку и записную книжку для важной информации. Не жалуйтесь на неудачи. Проанализируйте их и сделайте выводы.
Еще один важный момент. После решения важной задачи - отдохните. Не хватайтесь сразу за решение новой. Расслабьтесь, соберите все мысли. Насладитесь своим успехом. Это позволит накопить новую энергию для работы. Не думайте, что все ваши методы работы лучшее. Постоянно ищете способы улучшить распределение своего времени. Постоянно анализируйте свои действия, успехи и неудачи. Алан Лакейн, один из лучших в мире консультантов по методике рационального использования времени, на основе собственного опыта составил великолепный список, который содержит 61 способ экономии времени.
|
|
|
