 |
Регистрация доверенностей в отделе документационного обеспечения
|
|
|
|
Система автоматизации процессов документооборота
ОАО АКБ «Урал ФД»
Видение
Версия <1.0>
Лист изменений
| Дата | Версия | Описание | Автор |
| <22/05/2006> | <1.0> | Начальная версия документа | Винницкий А.В. |
Содержание
1. Введение 4
2. Характеристика объекта автоматизации 4
2.1 Описание процессов предметной области 5
2.1.1 Обработка входящей корреспонденции в отделе документационного обеспечения 5
2.1.2 Обработка исходящей корреспонденции 5
2.1.3 Обработка распорядительных документов (приказы, распоряжения) 5
2.1.4 Обработка договоров 5
2.1.5 Регистрация доверенностей в отделе документационного обеспечения 6
2.1.6 Обработка докладных (служебных) записок 6
2.1.7 Организация совещаний (заседаний правления) 6
2.1.8 Контроль исполнения решений заседаний правления 6
2.1.9 Работа с документами финансового планирования 7
2.1.10 Работа с планами организационных мероприятий 7
2.1.11 Обработка заявок на выдачу кредита 7
2.1.12 Ведение переписки юридической службой 8
2.1.13 Работа с судебными делами в юридической службе 8
2.2 Проблемы существующих процессов работы с документами 8
3. Требования к решению 9
3.1 Бизнес-требования 9
3.2 Системные ограничения 10
3.2.1 Применяемые стандарты 10
3.2.2 Требования к серверу 11
3.2.3 Требования к клиентскому рабочему месту 11
3.3 Другие требования к решению 11
3.3.1 Лицензирование и инсталляция 11
3.3.2 Требования к документации 11
4. Сведения о пользователях 11
4.1 Роли пользователей 11
4.1.1 Руководитель организации 11
4.1.2 Руководитель подразделения 12
4.1.3 Специалист отдела документационного обеспечения 12
|
|
|
4.1.4 Секретарь коллегиального органа 12
4.1.5 Специалист подразделения 13
Видение
Введение
В документе «Видение» рассматривается концепция решения по повышению эффективности процессов документооборота ОАО АКБ «Урал ФД» (далее – Заказчик) – системы автоматизации процессов документооборота (система электронного документооборота, СЭД).
Внедрение и использование системы электронного документооборота позволяет добиться поставленной цели за счет использования следующих преимуществ СЭД:
· организация полноценного электронного архива корреспонденции;
· сокращение сроков регистрации корреспонденции;
· работа преимущественно с электронными документами, сокращение объема бумажных документов;
· высокая надежность хранения документов, минимизация вероятности потери документов;
· эффективные механизмы поиска документов в электронном архиве;
· эффективные процедуры контроля исполнения документов и поручений;
· возможности по организации электронного прохождения документов;
· возможности по организации коллективной работы с документами.
Использование системы электронного документооборота позволяет упорядочить информацию о поступивших и созданных документах и получить конкурентные преимущества благодаря улучшению взаимодействия сотрудников и подразделений, более быстрому принятию решений и сокращению цикла прохождения и исполнения документов, а также надежному хранению документов.
Повышение производительности и снижение затрат достигается за счет уменьшения времени
Поиска нужного документа и на воссоздание информации в случае, когда документ (электронный)
не может быть найден. Кроме того, за счет организации электронного прохождения документов
сокращаются затраты на тиражирование и хранение бумажных документов.
Экономия времени происходит благодаря более быстрому доступу к документам и более быстрой
|
|
|
разработке типовых документов на основе шаблонов.
Повышение уровня безопасности достигается благодаря гибкому и надежному управлению
доступом к информации.
Построение системы электронного документооборота Заказчика предполагается на платформе программного обеспечения DIRECTUM 4.1 – комплекса для решения задач электронного документооборота и управления деловыми процессами.
Характеристика объекта автоматизации
Объектом автоматизации являются процессы работы с документами. В данном разделе приводятся описания процессов, построенные по результатам собеседований с предметными экспертами Заказчика.
Описание процессов предметной области
Обработка входящей корреспонденции в отделе документационного обеспечения
· В среднем, в отдел поступает 40-60 входящих писем ежедневно.
· Входящий документ регистрируется в АРМ в разделе «Входящие» и передается на рассмотрение.
· Регистрационный номер – порядковый с начала календарного года.
· Председателю правления банка передается для рассмотрения только документация, требующая его непосредственного вмешательства. Начальник ОДО может единолично распределять поступившие документы по руководителям банка в соответствии с их компетенцией.
· Руководитель рассматривает документ и ставит на него визу, содержащее поручение для исполнения.
· Специалист ОДО вносит в АРМ информацию о поручении по документу и передает его исполнителю.
· Контроль сроков исполнения документов осуществляет начальник ОДО. Для напоминания о приближении/истечении сроков исполнителям рассылается таблица неисполненных документов.
· Перенос сроков исполнения не практикуется. Документ находится на контроле до полного исполнения.
Обработка исходящей корреспонденции
· Исходящие документы могут регистрироваться не только в ОДО. Самостоятельная регистрация исходящих используется, например, в операционном зале банка (регистрация отправленных писем ведется в «бумажном» журнале регистрации).
· В ОДО для регистрации и отправки поступают уже распечатанные и подписанные исходящие документы. За подготовку и организацию подписания письма отвечает его исполнитель.
|
|
|
· Исходящий документ регистрируется в АРМ в разделе «Исходящие».
· Регистрационный номер формируется по следующей маске: № п/п – индекс подразделения, где индекс подразделения: Код департамента – Код управления – Код отдела.
Обработка распорядительных документов (приказы, распоряжения)
· Для регистрации в ОДО поступает уже подписанный экземпляр приказа/ распоряжения.
· В зависимости от тематики документ может быть зарегистрирован в следующих разделах: «Приказы по основной деятельности», «Приказы по административно-хозяйственной деятельности», «Распоряжения».
· Регистрационные номера формируются по следующим маскам:
П - № п/п, для приказов по основной деятельности;
П - № п/п - ах, для приказов по административно-хозяйственной деятельности;
Р - № п/п, для распоряжений.
· Контроль исполнения приказов и распоряжений ведется начальником ОДО или лицом, указанным в тексте документа.
· Для ознакомления приказ передается в «бумажном» виде через курьера.
Обработка договоров
· В ОДО регистрируются все договоры кроме договоров подряда (регистрируются в кадровой службе). Допускается самостоятельная регистрация договоров в подразделениях.
· Регистрационный номер договора формируется по маске: № п/п – индекс подразделения (см. п.3 настоящего протокола).
· Договор согласуется и утверждается по следующей схеме:
Руководитель подразделения, инициировавшего договор – отдел налоговой политики и отчетности – начальник отдела внутрибанковского учета – юридическая служба – главный бухгалтер – председатель правления/ зам. председателя правления.
· Подписанные договоры хранятся в бухгалтерии банка.
Примечание: Хозяйственные договоры также согласуются планово-экономической службой.
Регистрация доверенностей в отделе документационного обеспечения
· В ОДО регистрируются доверенности на передачу полномочий на определенный срок.
· Контролируются сроки действия доверенностей.
|
|
|
