 |
Ведение переписки юридической службой
|
|
|
|
· Юридическая служба осуществляет переписку банка с контролирующими организациями. Ответы на запросы готовятся согласно резолюциям руководства, исходящие запросы инициируются в рабочем порядке. Документы регистрируются в отделе документационного обеспечения.
Работа с судебными делами в юридической службе
· Исковое заявление готовится в свободной форме в 3 экземплярах, подписывается руководством, регистрируется в отделе документационного обеспечения и отправляется.
· На каждое дело формируется папка, в которую подшиваются документы по судебному процессу. Папки именуются по названиям процессов.
· Завершенные дела передаются в кредитный отдел.
· Входящие документы из судов поступают в отдел документационного обеспечения. Регистрируются определения суда, повестки в суд не регистрируются.
Проблемы существующих процессов работы с документами
В ходе моделирования процессов работы с документами были идентифицированы следующие проблемы:
| Определение проблемы | Следствие проблемы |
| Отсутствие централизованной регистрации документов организации. Документы могут регистрироваться как в АРМ отдела документационного обеспечения, так и непосредственно в подразделениях. Некоторые виды документов (например, докладные записки) не регистрируются вовсе. | · Отсутствие оперативного доступа к документам, имеющим хождение в организации. · Усложненные механизмы получения оценок по объемам документооборота организации · Затруднение контроля за прохождением и исполнением документов · Невозможность совместной работы с документами. |
| Большой объем бумажных документов Поступающие документы передаются для рассмотрения, визирования или исполнения на бумажном носителе. Доставка документов внутренним адресатам осуществляется курьером. | · Увеличение сроков согласования и исполнения документов · Увеличение сроков поиска документов · Высокая вероятность утери документов · Сложность отслеживания местонахождения документа · Невозможность совместной работы с документами; · Увеличение затрат на хранение, тиражирование и доставку документов. |
| Недостаточно эффективные механизмы контроля исполнения документов и поручений Сроки исполнения документов и поручений контролируются специалистами отдела документационного обеспечения и аппарата управления. Исполнителям направляются сводки неисполненных документов за период. | · Сложность оперативного напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов и поручений · Сложность получения оперативной оценки по исполнительской дисциплине · Увеличение вероятности нарушения сроков исполнения документов и поручений. |
|
|
|
Требования к решению
Бизнес-требования
| Требование | Затрагиваемые бизнес-процессы | Способ реализации |
| Организация централизованных электронных журналов регистрации | · Регистрация входящих в ОДО; · Регистрация исходящих в ОДО; · Регистрация приказов в ОДО; · Регистрация распоряжений в ОДО · Регистрация докладных записок в ОДО; · Регистрация доверенностей в ОДО; · Регистрация нормативных документов в ОДО | Создание электронных журналов регистрации в модули «Канцелярия» системы электронного документооборота с регламентацией доступа к журналам для разных категорий сотрудников. Организация регистрации документов в журналах посредством заполнения регистрационно-контрольных карточек. |
| Организация электронного прохождения документов | · Исполнение поручений по резолюции руководителя; · Согласование проектов исходящих писем; · Согласование проектов приказов и распоряжений; · Согласование и визирование докладных записок; · Согласование нормативных документов; · Согласование проекта повестки совещания; · Согласование проекта протокола совещания | Ввод и хранение электронных документов и образов документов в системе электронного документооборота. Использование механизма задач модуля «Управление деловыми процессами». Для стандартных схем прохождения документов предполагается настройка предопределенных маршрутов прохождения документов. |
| Автоматизация контроля исполнения документов | · Исполнение поручений по резолюции руководителя; · Исполнение поручений по приказам и распоряжениям | Ввод резолюции руководителя непосредственно в РКК. Ввод и хранение в системе электронного документооборота контрольных сроков исполнения документов. Автоматическое отслеживание сроков исполнения с помощью механизма задач модуля «Управление электронными документами» и системы отчетов по исполнительской дисциплине. |
| Автоматизация процедур получения отчетности по исполнению поручений | · Исполнение поручений по резолюции руководителя; · Исполнение поручений по приказам и распоряжениям | Реализация и использование специализированных отчетов по исполнительской дисциплине, объему документооборота. |
| Автоматизация рассылки внутренних документов | · Организация ознакомления с приказами; · Организация информационных рассылок | Использование средств предопределенной и свободной маршрутизации для организации рассылки документов и сообщений пользователям системы. |
| Автоматизированное получение уведомлений | · Отслеживание сроков исполнения документов и поручений; · Отслеживание сроков действия документов; | Автоматическое отслеживание сроков исполнения с помощью механизма задач модуля «Управление электронными документами». |
| Организация электронного согласования договоров | Подготовка и согласование договоров и дополнительных соглашений | Настройка предопределенного маршрута согласования договоров в модуле «Управление деловыми процессами» |
| Организация электронного согласования заявок на кредит | Обработка заявок на выдачу кредита | Настройка предопределенного маршрута обработки заявок на выдачу кредита в модуле «Управление деловыми процессами» |
| Организация электронного согласования плановых документов | Подготовка и согласование документов финансового планирования; Подготовка и согласование документов организационного планирования | Настройка предопределенных маршрутов для согласования плановых документов. |
| Хранение документов в электронном виде | Хранение документов подразделений; Хранение «общих» документов | Ввод и хранение электронных документов и образов документов в структурированных папках модуля «Управление электронными документами», установка связи между электронным документом и соответствующей РКК в модуле «Канцелярия». Организация доступа к документам различных групп пользователей в соответствии с их правами. |
| Возможность работы с удаленного рабочего места | Подготовка и согласование документов; Выдача и исполнение поручений | Использование полнофункциональной компоненты web-доступа для работы с модулями «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами». |
|
|
|
|
|
|
Системные ограничения
Применяемые стандарты
Стандарт протокола сетевой инфраструктуры локальной сети: TCP/IP
Стандарт платформы пользовательских рабочих мест: Microsoft Windows 2000/ XP
Стандарт платформ серверов: Microsoft Windows 2003 Server, Microsoft SQL Server 2000
Стандарт системы электронного документооборота: DIRECTUM 4.1 Standart
Требования к серверу
· Процессор Pentium 4 Xeon 2000 МГц или более мощный;
· Оперативная память – от 1-2 Гб
· Жесткие диски – от 3 дисков. Рекомендуется использование SCSI – дисков. Размер свободного места зависит от объема документов, хранящихся в DIRECTUM.
|
|
|
