Глава 3. Классификация документов и их форма

В деятельности подразделений МВД используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, международные договоры Российской Федерации, нормативно-правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, запросы, сводки, письма, телеграммы, факсограммы.

В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности органов внутренних дел создаются документы, они подразделяются на:

· Уголовно-процессуальные документы, которые отражают действия, при расследовании уголовных дел;

· Оперативно-розыскные отражают деятельность оперативно-розыскных подразделений;

· Административно-процессуальные отражают административную деятельность органов внутренних дел;

· Организационно-распорядительные.

Последний вид документов в зависимости от назначения можно разделить на:

· Распорядительные, к которым относятся нормативно-правовые акты управления, например, приказы;

· Отчетные. Данный вид документов отражает результаты выполненных задач и поручений;

· Документы общего характера.

В зависимости от места возникновения и направления движения документы классифицируются на:

· Входящие-акты, полученные в орган внутренних дел из других органов;

· Исходящие-документы, отправленные в адрес другого органа;

· Внутренние-документы, созданные внутри органа внутренних дел и не подлежащие отправке[7].

В зависимости от численности субъектов составления документов:

· Односторонние, которые составляются от имени одного лица, например, рапорт;

· Многосторонние.

По способу представления:

· Электронные;

· На бумажных носителях.

В зависимости от способа создания документа:

· Рукописные;

· Машинописные.

По уровню секретности:

· Секретные. Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно"[8];

· Несекретные.

По содержанию:

· Простые, то есть посвященные одному вопросу;

· Сложные, охватывающие несколько вопросов.

По срокам исполнения:

· Срочные, требующие исполнения в определенный срок;

· Несрочные, срок для которых не установлен.

Несмотря на различия в назначении и содержании документов, создаваемых в органах внутренних дел, их составление и оформление подчиняется некоторым общим требованиям, содержащимся в ГОСТах и других нормативных актах, а также правилам, выработанным делопроизводственной практикой. Основным и основополагающим актом, регулирующий вопрос оформления документов, является инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 20.06.2012 № 615). Данный акт поясняет, что оформление документов должно осуществляться с соблюдением правил:

· Обеспечение юридической силы документов;

· Оперативное и качественное их исполнение и поиск;

· Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

· Создание как исторического источника информации.

Любой документы имеет реквизиты, при помощи которых данный документ можно идентифицировать. В вышеприведенной инструкции дается перечень реквизитов, используемые при оформлении и составлении документов, к ним относятся:

· Государственный герб Российской Федерации;

· Эмблема органов внутренних дел;

· Код организации;

· Основной государственный номер юридического лица;

· Наименование органа внутренних дел;

· Справочные данные об органе внутренних дел;

· Вид документа;

· Регистрационный номер документа;

· Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;

· Место и дату составления;

· Адресат;

· Подпись и оттиск печати;

· Текст документа и др[9].

ГОСТ 9327060 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В и С. Ряд А является основным, ряды В и С – дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифры от 0 до 13, отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Исходный формат – А 0, последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньше стороне.

Функциональное назначение документа, раскрывает для чего предназначены документы, каким целям они должны служить и какие задачи должны реализовывать. Таким образом назначение документов сводится к:

· Фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;

· Официальному удостоверению событий;

· Обеспечения контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;

· Осуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Большую роль в решении задач документационного обеспечения управления органов внутренних дел отводится группе делопроизводства и режима, которое осуществляет централизованное документационное обслуживание всех служб и подразделений органов внутренних дел. В своей деятельности группа делопроизводства и режима руководствуется Приказами МВД и локальными нормативными актами. Группа делопроизводства и режима выполняет следующие функции: осуществляет прием, регистрацию документов, ведет учет документации, вручает документы исполнителям.

Заключение

Проведенное исследование позволяет сделать ряд основных выводов. Нынешнее состояние делопроизводства во многом зависит от своего исторического развития. Со времен Киевской Руси до настоящего времени делопроизводство претерпело значительные перемены, на сегодняшний день делопроизводство достаточно разработано, имеет нормативно-правовую базу, регулирующая порядок оформления и составления документов. В эпоху бюрократии документ имеет решающее значение, как инструмент управления и общения между государственными органами, учреждениями и гражданами. В ходе исследования я пришла к выводу, что относительно понятия документа нет однозначных взглядов, но большинство ученых солидарны в том, что документ - это зафиксированная информация, имеющая реквизиты, позволяющие идентифицировать документ. Анализ трудов ученых позволил сделать вывод, что документы классифицируются по различным основаниям. Также документ должен отвечать установленным требованиям и правилам оформления. Так, основными правилами является обеспечение юридической силы документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств вычислительной техники, создание как исторического источника информации.

Как показывает теория и практика большое значение в документационном обеспечении управления имеет работа службы делопроизводства и режима, так как данная служба обслуживает все подразделения органов внутренних дел, систематизирует документы, организуют их хранение.

Таким образом, документ играет решающую роль в работе органов внутренних дел, поэтому необходимо строго придерживаться к правилам и требованиям, предъявляемым к оформлению, составлению, приему и регистрации документов.

 

12	Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: