 |
Общие требования к АИС в музее
|
|
|
|
Раздел II. Основы музейной компьютерной технологии
Основная цель использования информационных технологий в музее – это совершенствование управлением деятельностью музея.
можно выделить две тенденции, проявившиеся в процессе информатизации деятельности музея:
· Информатизация сервисных функций музея, а именно - создание и внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) для совершенствования деятельности музея, связанной с решением «внутренних» задач музея (учет, фондовая работа, реставрация и др.);
· Информатизация ресурсных функций музея, то есть создание и представление в открытом информационном пространстве электронных публикаций (ЭП) о музее, его деятельности и его коллекциях, и организация свободного доступа к информации в этом пространстве.
Глава 1. Роль и место АИС в музее
Автоматизированная информационная система (АИС) в современном музее – это сложный человеко-машинный комплекс. Если рассматривать АИС с позиций системного подхода, то можно представить ее в виде иерархической структуры и выделить отдельные элементы (функциональные подсистемы, задачи, автоматизированные рабочие места и пр.). АИС, разрабатываемая для музея, должна охватывать как административно-хозяйственную, так и основную деятельность, связанную с коллекциями.
Административно-хозяйственная подсистема предназначена для автоматизации задач, которые решаются в таких подразделениях музея, как административные службы, секретариат, планово-экономическая служба, бухгалтерия, отдел материально-технического снабжения, складские службы, отдел кадров и др. 1С.
Задачи, решаемые в этих подразделениях, носят стандартный для бюджетных учреждений характер, они хорошо изучены и для их решения специализированные фирмы предлагают весьма широкий выбор типовых программ (например, программные комплексы «1С», «Парус»). Поэтому вряд ли целесообразно создавать собственную новую версию административно-хозяйственной подсистемы для музея; значительно проще проанализировать предложения компаний, обладающих опытом, выбрать ту программу, которая в наибольшей степени удовлетворяла бы требованиям музея и адаптировать ее с учетом специфики конкретного музея[1]. Мы не будем в дальнейшем рассматривать этот класс задач, а сосредоточим внимание на проблеме автоматизации деятельности, связанной с обработкой данных о коллекциях музея; другими словами, в дальнейшем мы будем рассматривать только АИС основной деятельности музея.
|
|
|
1. АИС в музее: цели, задачи.
Основная цель создания АИС в музее заключается в том, чтобы усовершенствовать информационную деятельность музея, избежать многократного ввода информации, облегчить и упростить труд музейного специалиста, освободив его от выполнения трудоемких рутинных операций, и сделать это на основе применения современных информационных технологий.
Для того, чтобы добиться этой цели, необходимо создать и непрерывно пополнять и корректировать информационный ресурс - базу данных о музейных коллекциях (БД). Эта БД должна содержать электронные картотеки предметов основного и вспомогательного фондов, лиц, связанных с коллекцией (авторов, изготовителей, хранителей и др.), выставок, литературы, топографическую картотеку, терминологические и тематические словари-тезаурусы. С помощью АИС должны быть автоматизированы функции, связанные с основной деятельностью, в том числе:
· Создание базы данных по музейным коллекциям, включающей текст и изображения;
· ведение сквозного учета приема, выдачи и движения музейных предметов, оформления всей учетно-хранительской, реставрационной, выставочной документации;
|
|
|
· ведение книг – поступления, временного хранения, инвентарных,
· обеспечение поиска и выборки данных,
· подготовка инвентарных карточек, научных паспортов, списков, каталогов и других документов, в том числе – для представления данных в ИНТЕРНЕТ.
АИС в музее: подсистемы
Обычно задачи, решаемые в АИС, объединяются в функциональные блоки (подсистемы); познакомимся с некоторыми из них.
Подсистема «Учет музейных коллекций» используется в отделе учета для оформления необходимых учетных документов, получения оперативных учетных данных справок и статистической отчетности. В рамках этой подсистемы решаются, в частности, задачи:
· учет приема на постоянное хранение;
· учет временной выдачи и обратного приема;
· учет временного хранения;
· учет внутримузейной передачи;
· оформление документации при организации выставок;
· проведение сверки фондов.
При решении перечисленных задач с помощью компьютера для ввода новых и корректировка ранее введенных данных используются экранные формы-бланки. АИС позволяет производить поиск учетных данных по запросу и выводить данные на экран или распечатывать на бумаге в нужной форме (акты, гарантийные письма, договора, списки предметов, документы по форме Книги поступлений и Инвентарной книги, справки, статистические отчеты и пр.), причем форма выходного документа определяется принятыми в музее нормами. В системе ведутся электронные учетные картотеки, архив, отражающий историю движения музейных предметов.
Подсистема «Научно-фондовая работа» используется в научных и фондовых отделах для изучения, описания, систематизации и представления данных о музейных предметах, подготовки печатных или электронных изданий, а также различных учетных документов. Подсистема обеспечивает:
· ведение картотек различного вида (картотек музейных предметов, авторов, выставок, литературы, ведение топографических описей);
· оформление актов внутримузейной передачи, актов реставрационных осмотров, актов сверки в фондах;
· поиск и получение по различным запросам как текстовой, так и графической информации в заданной пользователем форме, анализ полученных данных;
|
|
|
· подготовку материалов для каталогов и других публикаций;
· ведение архива музея.
Подсис тема «Реставрационная деятельность» обеспечивает ведение реставрационных паспортов и другой реставрационной документации, анализ состояния музейных предметов.
Подсистема «Издательская деятельность» дает возможность готовить информационные материалы для посетителей, для полиграфических изданий, электронных изданий, публикаций в ИНТЕРНЕТ.
Подсистема «Выставочная и экспозиционная деятельность» позволяет подготавливать и вести документацию о выставках и экспозициях, осуществлять компьютерное моделирование экспозиций и выставок. Особое место в музее занимает внедрение информационно-справочных и демонстрационных компьютерных систем для посетителей, обеспечивающих доступ к информации о произведениях, хранящихся в фондах музея (об этом подробнее см. в разделе «ИТ в экспозиционно-выставочной деятельности»).
Общие требования к АИС в музее
АИС в музее должна отвечать ряду специфических требований, основные из которых могут быть сформулированы следующим образом:
· соответствие стандартам. Это означает, что АИС должна быть ориентирована на максимальное приближение к сложившимся в музее правилам работы с коллекциями и не должна содержать решений, противоречащих существующим стандартам и инструкциям. Компьютерная технология должна гармонично вписываться в существующую технологическую схему, создавая предпосылки для ее совершенствования;
· гибкость системы. Это означает, что в АИС должны быть предусмотрены средства, позволяющие легко и быстро осуществить настройку параметровсистемы в зависимости от специфических особенностей конкретного музея или конкретного музейного специалиста: настройку на различные виды описаний музейных предметов, различные виды учетных документов, каталогов и др.;
· удобство и простота работы. Нужно принять во внимание, что работать с АИС будут в основном специалисты-гуманитарии, которые далеко не всегда хорошо знакомы с компьютером. Поэтому программы должны быть предельно простыми, оформление экранов - наглядным и удобным;
|
|
|
· экономичность технологических решений. АИС должна обеспечить однократный ввод и многократное использование данных. На практике это означает, что данные о музейном предмете вводятся в компьютер единственный раз, на последующих же этапах описание может пополняться и корректироваться. Данные, введенные в компьютер, могут быть использованы для представления информации на экране или в виде бумажного документа на всех последующих этапах работы (при подготовке учетных документов, при создании каталогов и справочников, подготовке этикеток и экспликаций и др.);
· интегрированность системы. АИС должна быть спроектирована таким образом, чтобы различные задачи были связаны друг с другом информационно и технологически;
· защита информации и разграничение доступа к системе различных категорий пользователей. Должна быть обеспечена высокая степень надежности и безопасности работы АИС, должна быть предусмотрена система паролей для доступа к различным разделам системы;
· постоянное развитие системы с учетом потребностей пользователей, подготовка и выпуск новых версий системы, должно быть обеспечено сопровождение и техническая поддержка со стороны компании-изготовителя.
Для каждого музея АИС должна создаваться индивидуально, исходя из его особенностей, с учетом функциональных требований, технических и финансовых возможностей конкретного музея. Тем не менее, в российских музеях широкое распространение получили АИС, в основе которых лежат типовые проектные решения, легко адаптируемые к конкретным требованиям того или иного музея.
Типовые АИС для музеев
В настоящее время на «игровом поле» музейной информатики предлагают свои услуги команды, создающие музейные автоматизированные информационные системы, выполненные на высоком профессиональном уровне и отвечающие, при выполнении необходимых настроек, конкретным потребностям любого музея. Две из них (АИС-Музей и КАМИС) начали внедряться более десяти лет назад; различные версии этих систем работают в сотнях небольших региональных и крупных музеях страны. В последнее время появилась и активно продвигается еще одна музейная система - НИКА-Музей. Это совместная разработка компании Cognitive и Института системного анализа РАН – организаций, имеющих большой опыт в создании систем для управления документооборотом в самых различных сферах деятельности. Подробное описание этих систем представлено в ИНТЕРНЕТ на сайтах.[2]
|
|
|
Создатели всех трех систем декларирует способность обеспечить автоматизацию практически всего технологического цикла учета и научной обработки данных о коллекциях с момента поступления предмета в музей. Можно только приветствовать появление новых «игроков»: здоровая конкуренция будет способствовать как совершенствованию самих систем, так и снижению стоимости.
Глава 2. Технология обработки текстовых данных в АИС
В основе работы автоматизированной информационной системы по коллекциям музея лежит компьютерная БАЗА ДАННЫХ (БД), которая должна содержать важнейшие сведения, касающиеся коллекции музея[3]. К таким сведениям в первую очередь относятся:
· данные о музейных предметах, включенных в фонды музея (основной, вспомогательный, фонд временного хранения),
· данные о лицах, связанных с коллекцией (авторах, художниках, изготовителях, изображенных лицах, меценатах и т.д.),
· библиография,
· данные о выставках,
· нормативные документы: словари, справочники (по материалам, по технике, по жанрам, списки отделов, хранителей и т.д.).
В процессе работы АИС выполняются следующие технологические операции с данными:
· первоначальный ввод данных в АИС,
· корректировка введенных данных,
· поиск данных с помощью информационно-поисковой системы (ИПС),и представление результатов поиска на экране монитора или на бумаге в удобном для пользователя виде
· обработка данных по заданным алгоритмам и представление результатов обработке для внутримузейных целей в заданной пользователем форме (например, в форме Книги поступлений, Научной карточки, каталога, справочника, статистической таблицы и др.),
· подготовка и передача данных в другие БД или в ИНТЕРНЕТ для представление внешним пользователям.
Текстовые компьютерные БД создаются для того, чтобы на основе введенных в компьютер описаний быстро и эффективно обнаружить нужные сведения и представить результат в удобной для пользователя форме. Как правило, данные, записанные в традиционных документах (в Книге поступлений, Инвентарной книге, Научных карточках и т.д.), представляют собой свободный, слабо структурированный текст. Такой материал непригоден для непосредственной записи в базу данных и последующего поиска. Это становится понятным из следующего примера. В графе 4 "Книги поступлений" имеется параметр:
«Наименование и краткое описание предмета (автор, дата, место происхождения, надписи, подписи и пр.)».
Очевидно, что этот параметр носит комплексный характер и включает в себя характеристики, каждая из которых может представлять интерес сама по себе. Не вызывает сомнения, например, необходимость вести поиск по имени автора, по датировке и др. Для того, чтобы осуществить поиск, данные необходимо записывать в компьютер по определенным правилам, которые в совокупности образуют информационно-поисковый язык (ИПЯ); практическая же реализация поиска данных осуществляется с помощью информационно-поисковых систем (ИПС). Основные сведения об ИПС и ИПЯ, необходимые музейщику для практической работы, представлены в следующем подразделе.
1. ИПС и ИПЯ: основные понятия
Пик теоретических исследований в области теории информационного поиска, выразившийся в появлении в печати целой серии публикаций на эту тему, пришелся на последнюю треть XIX века. Одна из первых публикаций, которую можно отнести к классике этого жанра и которая не потеряла актуальности до настоящего времени – это монография «Основы информатики»[4], опубликованная еще в 1968 году. Конкретные ИПС и используемые в них ИПЯ, практически реализованные в последующие годы, в существенной степени базировались на теоретический задел, сформированный в конце прошлого века. Мы ограничимся лишь самыми общими сведениями об ИПС и ИПЯ.
Процесс поиска данных осуществляется с помощью информационно-поисковой системы ИПС. Под ИПС будем понимать автоматизированную поисковую систему, реализованную на средствах электронной вычислительной техники и предназначенную для поиска, а также выдачи пользователю необходимой информации по заданным параметрам.
Образно можно рассматривать ИПС как «черный ящик» с двумя входами и одним выходом: на первый вход поступает информация, хранящаяся в базе данных, на второй – запросы на выдачу информации из БД, на выходе же мы получаем результат поиска, т.е. данные, выбранные ИПС в ответ на запрос (на представленном рисунке проиллюстрирована работа ИПС в виде схемы).
В зависимости от вида получения выходных данных ИПС делятся на документальные, где результат поиска выдается в виде документа или ссылки на документ), фактографические (результат поиска – конкретные сведения, например, имя художника, или даты его жизни или др.) и докуметально-фактографические, когда два эти вида интегрированы; в последние годы именно этот класс систем приобрел популярность.
В основе работы ИПС лежит информационно-поисковый язык ИПЯ; это специализированный искусственный язык, предназначенный для:
· формализованного описания тех объектов, сведения о которых представляют интерес для пользователя (музейные предметы, авторы, коллекционеры, выставки и др.).
· формализованного выражения содержания информационных запросов при обращении к информационно-поисковой системе ИПС.
На самом деле речь идет не об одном, а о двух языках: ИПЯ для описания объектов, сведения о которых должны быть введены в БД, и ИПЯ для составления запросов к БД.
В первом случае текст (описание объекта), записанный на естественном языке, переводится с помощью соответствующих правил в текст на ИПЯ, в результате мы получаем поисковый образ объекта (ПОО); во втором случае текст запроса также переводится в текст на ИПЯ, в результате чего мы получаем поисковое предписание (ПП). Процесс перевода с естественного языка на ИПЯ называется индексированием.
Процедура поиска заключается в сопоставлении составленного пользователем ПП множеству ПОО, хранящихся в БД, и выделении тех из них (т.е. описаний тех объектов), которые удовлетворяют запросу в соответствии с принятыми критериями. Качество поиска зависит от свойств ИПС и определяется тем, насколько ответ на запрос является точным и полным, причем эти понятия связаны с понятием соответствия между информационным запросом и сведениями, полученными на этот запрос. Ответ, основное содержание которого соответствует по принятым в ИПС критериям информационному запросу, называется релевантным, ответ же, по существу соответствующий информационной потребности пользователя – пертитнентным (подробно о релевантности и пертинентности см. в упомянутой выше монографии «Основы информатики»). Оценку релевантности при работе ИПЯ производят по показателям полноты и точности выдачи информации, потери информации и информационного шума.
Формально для оценки качества работы ИПС используют следующие критерии:
· Коэффициент полноты: a/(a+c)
· Коэффициент точности: a/(a+b)
Где:
a – число релевантных документов, выданных из ИПС по запросу,
b – число нерелевантных документов, выданных из ИПС по запросу,
c - число релевантных документов, которые ошибочно не были выданы из ИПС по запросу,
Для того, чтобы быть эффективным средством информационного поиска, ИПЯ должен отвечать определенным требованиям, в первую очередь:
· обладать грамматическими средствами и лексикой, необходимыми и достаточными для выполнения поставленных перед системой функций,
· учитывать специфику предметной области,
· быть удобным для пользователя.
В зависимости от поставленной задачи в АИС могут быть использованы ИПЯ различных типов: классификационные, дескрипторные, фасетные, объектно-признаковые (подробно об ИПЯ см. в упомянутой выше монографии «Основы информатики»). Например, в ИНТЕРНЕТ в качестве ИПЯ широко используется «язык ключевых слов», представляющий собой совокупность ненормированных лексических единиц из заглавий, рефератов и полного текста документов[5].
Исследования и многолетний практический опыт показали, что для работы с музейными коллекциями наиболее подходящим является ИПЯ объектно-признакового типа [6].
2. ИПЯ объектно-признакового типа
Основными категориями ИПЯ объектно-признакового типа являются:
· объект (в нашем случае - музейный предмет, входящий в коллекцию; или лицо, связанное с коллекцией; или выставка; или др.),
· признак (в нашем случае - характеристика, необходимая для описания объекта: название музейного предмета, датировка, материал, техника, сохранность и т.д.),
· значение признака (например, значение признака "материал": бумага; "техника": темпера и т.д.).
Следует заметить, что некоторые признаки могут иметь только одно значение (например, номер по КП) и называются однозначными, другие - много значений (например, у одного предмета может быть много значений признака “материал”), такие признаки называются многозначными.
Значения признаков могут представлять собой или свободные слова и словосочетания (например, описание сохранности), или нормативную лексику, которую разрешается брать только из словарей (например, это может быть, материал). Довольно часто применяются линейные или иерархические словари, в некоторых ИПЯ используется и более сложный лексический аппарат, например, тезаурусы[7], в которых учитываются парадигматические отношения между лексическими единицами, т.е. отношения типа “часть-целое”, “род-вид”, синонимия и т.д.
Процедуры, реализованные в музейных АИС для ввода и корректировки данных предельно просты: на экране монитора возникает набор признаков, значения которых должен записать пользователь (пример такого экрана представлен в приложении 1.
Процедуры поиска данных и их представления зависят от конкретных аппаратно-программных решений ИПС: в Приложении 2 представлен пример организации поиска в запросной системе АИС (на примере КАМИС).
Создание ИПЯ для музейной АИС - сложный и трудоемкий процесс, требующий активного взаимодействия различных специалистов: лингвистов, музейщиков, программистов и др.
Для того, чтобы БД, создаваемые в различных музеях, были совместимы, необходимо выработать стандартные принципы описания данных. Как показала практика, наибольшие трудности при создании ИПЯ для описания музейных коллекций возникают при решении следующих проблем:
· определение состава и структуры признаков, необходимых для описания музейного предмета;
· классификация музейных предметов и унификация используемых терминов.
3. Состав и структура описания музейного предмета
Как уже говорилось, основное содержание текстовых БД составляют описания музейных предметов, информация о лицах и событиях, связанных с этими предметами, сведения о выставочной деятельности, а также и другие данные справочного и или нормативного характера.
Анализ существующих описаний музейных предметов позволяет выделить в их структуре две части, которые условно можно назвать " учетной " и " научной ". Такое деление не только является отражением функциональных особенностей работы с описаниями памятников истории и культуры (каковыми являются и музейные предметы), но и определяется тем фактом, что учетная часть в большей степени универсальна и лучше поддается формальному описанию.
Большинство специалистов считают автоматизацию учета первоо-чередной, приоритетной задачей как по времени ее решения, так и по значению. Именно ввод в БД учетных данных позволит получить необходимый минимум информации о состоянии фондов по тому или иному разделу, отработать основные технологические решения. Поэтому первым шагом к созданию БД о музейных предметах как правило бывает создание унифицированной структуры учетного описания музейного предмета, т.е. выделение множества признаков, которые описывали бы предмет с полнотой и точностью, соответствующими требованиям учета коллекций в музее.
В качестве примера в приложении 3 приведен вариант исходного и структурированного представления данных записи в Книге поступлений, соответствующий требованиям документа «Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР» (1984 г.).
Научная часть описаний характеризуется меньшей универсальностью, значительно слабее структурирована и труднее поддается формализации.
Требования к структуре специального научного описания в существеннейшей степени зависят от прагматических задач, которые ставит перед собой исследователь, от специфики тематической области и от целого ряда других причин. Разработка этой структуры в наибольшей степени требует участия специалистов в соответствующих тематических областях: архитекторов, историков, искусствоведов, системотехников и др. При этом возникает весьма сложная система описания; так, в эксперименте по созданию научного описания сасанидских монет потребовалось более 100 специфических признаков[8]. Естественно, что трудоемкость такого описания резко возрастает, для проведения этих работ как на этапе разработки структуры описания, так и при подготовке самих описаний необходимы специалисты очень высокой квалификации.
Сегодня вряд ли существует универсальный подход к структурированию научного описания музейного предмета. Выбор метода (конвенциональный, нормативный, с применением экспертных систем либо какой-либо другой) зависит от конкретной ситуации и предметной области.
|
|
|
