 |
Каковы коммуникационные барьеры?
|
|
|
|
Информация тем точнее, чем меньше этапов она проходит в процессе продвижения от источника к получателю. Основными коммуникативными преградами являются те, что обусловлены восприятием, семантикой, использованием невербальной информации, неэффективной обратной связью, неумением слушать. Отдельную группу представляют организационные преграды: искажение сообщений (сознательное искажение, несознательное искажение, искажение в результате фильтрации); информационные перегрузки; неудовлетворительная структура организации.
Барьеры – сложное явление. Существует множество классификаций: по этапам коммуникационного процесса, по формам и т.д.
(Бирман Л.А. Управленческие решения. – М., 2004.) рассматривает причины искажения информации на каждом из этапов коммуникационного процесса При этом под искажением понимается утрата или изменение смысла передаваемой информации при ее движении по этапам информационного процесса.
1. Отправитель информации. Искажение информации на этом этапе может возникнуть по следующим причинам:
• правильный ответ на неправильно заданный вопрос, причем в данном случае причиной искажения информации будет не отправитель, а лицо, сформулировавшее ему задание на сбор информации;
• недостаточная квалификация лица, собирающего информацию, так как собранная информация будет недостоверной и ненадежной, недостаточно полной, вместо фактического массива данных будут использованы средние или частичные данные, не полностью характеризующие процесс;
• несовпадение полученной информации со сложившимися представлениями человека, в результате чего полученные данные либо отметаются вообще, либо подгоняются под имеющиеся стереотипы;
|
|
|
• более поздняя информация налагается на предыдущую и поглощает ее;
• сознательное искажение информации с целью представить положение дел лучше, чем оно есть на самом деле, скрыть допущенные ошибки во избежание конфликтных ситуаций или из корыстных интересов.
2. Кодирование информации, или Формирование сообщения. Искажение информации на этом этапе может возникнуть по следующим причинам:
• чрезмерная краткость сообщения;
• излишняя подробность, перегруженность ее нерелевантной информацией;
• алогичность изложения.
3. Канал связи. Искажение информации наэтом этапе может возникнуть по следующим причинам:
· канал связи — устная речь:
· дефекты речи;
· неприятный тембр голоса;
· неумение лица, передающего информацию, построить устное сообщение исходя из потребностей аудитории;
· многократная передача информационного сообщения;
· канал связи — письменная форма:
· неразборчивость почерка;
· дефекты в воспроизведении;
· канал связи — технические средства:
· низкое качество техники;
· преднамеренное искажение информации с помощью хакеров и вирусов.
4. Получатель информации. Искажение информации на этом этапе может возникнуть по следующим причинам:
· недоверие к источнику информации;
· невладение кодом (например, информация поступила на иностранном языке, которым получатель владеет слабо);
· предрассудки и стереотипы, которые не позволяютполучателюотнестись к информации как к достоверной;
· ситуация, в которой получена информация (позитивна» информация воспринимается, как правило, более адекватно, чем негативная);
· уровень квалификации получателя (квалифицированный человек обычно воспринимает информацию, в том числе и негативную, более спокойно, чем человек, слабо разбирающийся в ситуации);
· психологический тип личности:
- аналитик воспринимает только логичную, правильно организованную информацию;
|
|
|
- деловик проникает в суть информации, концентрируясь на главном;
- эгоцентрист воспринимает информацию импульсивно, только с личной точки зрения;
- коммуникатор откликается преимущественно на «живую» информацию, ориентируясь на групповое мнение;
- инноватор воспринимает информацию интуитивно, дает субъективную оценку преимущественно той информации, которая созвучна его идеям;
· физическое и психическое состояние получателя информации.
Вывод из 2 вопроса «Коммуникации: их место и роль в управлении»: Итак, коммуникации имеют большое практическое значение, они являются связующим звеном между всеми функциями руководителя сторонами и сферами управления.
В заключение лекции рассмотрим проблему оптимальности или эффективности коммуникационного процесса. Сущность коммуникативной функции руководителя и ее основная задача заключается в обеспечении оптимального обмена информацией внутри организации. Критерием оптимальности выступает то, насколько существующая коммуникативная сеть способствует достижению общих целей организации.
Создание эффективных коммуникаций достигается несколькими основными путями:
1) формулировка ясной, четкой и определенной цели организации, ее конкретизация на подцели для каждого подразделения (все это «снимает» многие вопросы, делает излишними дополнительные разъяснения и оптимизирует коммуникации);
2) адекватный и детализированный план, четко регламентирующий основные виды работ подразделений и их нормативы;
3) правильно выбранный тип организации (экономичность структуры, отсутствие дублирующих подразделений, множественного подчинения в ней);
4) эффективная система контроля – его справедливость, понятность подчиненным, гласность, систематичность – все это устраняет «ненужные разговоры», выяснения и конфликты.
Таким образом, средствами реализации коммуникативной функции являются все основные управленческие функции (целеполагание, планирование, организация, контроль). Это указывает на специфичность коммуникативной функции, во-первых, она является предметом специального регулирования со стороны руководителя, во-вторых, она в еще большей степени обеспечивается не непосредственно, а через все управленческие функции в ходе их реализации. Существует и обратная зависимость: через коммуникативную функцию руководитель реализует все иные функции.
|
|
|
Но все таки главными в теории управления являются следующие 3 принципа формирования эффективных коммуникаций:
1) Принцип ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.
2) Принцип целостности: цель управленческих сообщений – содействовать установлению взаимопонимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации.
3) Принцип стратегичекого использования неформальной организации: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководитель использует неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации.
Вывод по лекции: Рассмотрев информацию и коммуникации, можно сделать вывод, что это сложные явления. Они находятся в тесной и органической взаимосвязи. Эта взаимосвязь проявляется в реализации руководителем всех функций управления. Учет этой взаимосвязи определяет эффективность управления информацией и коммуникациями.
Формы обратной связи
1) Подумайте к семинарскому занятию над вопросами:
1)Какие коммуникационные барьеры возникли сегодня во время лекции в нашем общении.
2) Ваши предложения по преодолению этих барьеров.
Это домашнее задание на размышление, применение знаний, полученных на лекции и из учебной литературы.
2) Самостоятельно изучить вопрос «Информационные системы». При подготовке данного вопроса обратите внимание на: принципы построения, типы инф.систем, основные составляющие. Литература, которой можно воспользоваться при подготовке данного задания:
1) Тренев Н.Н. Внедрение информационных систем//Консультант директора. – 2002. - № 11.
2) Кравченко Т.К., Пресняков В.Ф. Инфокоммуникационные технологии управления предприятием: Учебное пособие. – М., 2003. С.16-18.
3) Информационные технологии управления: Учебное пособие / Под ред. Г.А. Титоренко. – М., 2003.
Сегодняшняя тема лекции является завершающей в разделе, изучающем общее управление организацией. Без информации и информационного обмена невозможно существование, развитие и процветание организации. Наличие информации позволяет менеджеру владеть ситуацией и оперативно принимать управленческие решения, а чтобы владеть, необходимо уметь получать и передавать ее. Для этого необходимо владение эффективными коммуникациями. Поэтому тема лекции является очень актуальной.
План:
|
|
|
