Препятствия информационному обмену и совершенствование коммуникационного процесса в организации

Серьезной проблемой управления являются препятствия в системе передачи информации. Они могут возникать на любом этапе коммуникационного процесса. Выделяются следующие виды препятствий.

Языковой барьер, т.е. использование при обмене информации языка, непонятного получателю. Современные организации объединяют работников разных специальностей, со своими специфическими языками. В подразделениях часто вырабатываются новые слова и новые значения старых слов. Почти все специалисты вырабатывают свой собственный технический жаргон. Сегодня в любую организацию поступает разнообразная информация, которая включает термины из разных специализированных языков. Они могут быть малоизвестными и даже неизвестными.

Кроме того, язык многих специальных документов, приказов, постановлений, инструкций и т.д. бывает неудобочитаемым из-за обилия канцеляризмов.

Правильно понимать письменную речь труднее, чем устную. При личном общении люди стараются излагать свои идеи, ориентируясь на слушателя, его реакцию. Отправителю письменного сообщения невозможно оценить реакцию получателя и степень понимания им смысла информации.

Компетенция участников обмена информацией: специализация работников часто делает их кругозор узким. Многие специалисты способны видеть только близкие им стороны проблемы.

Необходимо шире информировать персонал организации о целях ее деятельности, об имеющихся проблемах, разъяснять смысл принятых решений и т.д.

Статус работника (статус – положение индивида в системе общественных отношений). Различия работников по статусу препятствуют общению как снизу вверх, так и сверху вниз.

Хорошие сведения скорее сообщаются наверх, чем информация об ошибках. Поэтому у руководителей складывается картина более благополучная, чем это есть на самом деле. У руководителей также создается нереальная картина морального состояния и подлинных мнений подчиненных. Вежливое обращение с руководителем при личном общении отражает в наибольшей степени соотношение должностей, а не реальное поведение работников.

К предложению, идущему снизу вверх, относятся не с таким вниманием, как к предложению, идущему сверху вниз, поскольку такое предложение может рассматриваться на высшем уровне как вызов должностному положению руководителя.

Географическое расстояние между участниками обмена. Современные крупные организации имеют свои филиалы или отделения в разных частях страны или за рубежом. Развитие современных органов связи позволяет осуществить достаточно эффективное управление всей организацией.

Вместе с тем передача информации по почте, телефону, электронной почте, хотя и происходит быстро, но не может заменить личного общения. Устная связь по телефону, как ближайший аналог личного общения, обходится дорого и утрачивает важные оттенки живой речи (выражение лица, жесты).

Ежедневный личный контакт стимулирует общение. В силу географического фактора работники утрачивают эти возможности и возникают трудности в определении, какая информация нужна.

Самозащита инициатора информации. Сообщения, идущие наверх, обычно «подслащиваются»: благоприятные сведения выпячиваются, а ошибки и неудачи затеняются. Эти искажения затрудняют получение объективной картины дел в организации.

Влияние другой работы. Во многих организациях информационная работа считается канцелярской и отодвигается на второй план. В обычной рабочей ситуации работнику не хватает времени, и он устанавливает приоритеты в отношении предъявляемых к нему требований. При этом рабочим ситуациям, требующим немедленного вмешательства, времени уделяется больше, чем составлению отчетов. Постоянные требования давать сведения о своей работе вызывают у сотрудника недовольство: он расценивает их как обвинение в недобросовестности.

Специальные ограничения в распространении информации. Задача функционирования информационной системы заключается в том, чтобы информация попала по назначению, и не была использована нежелательным образом.

С целью ликвидации воздействия препятствий в системе обмена информацией руководителю необходимо предпринимать следующие действия:

• формулировать информацию кратко, ясно, недвусмысленно;

• дублировать информацию по разным информационным каналам (например, письменная и устная речь);

• организовать постоянное регулирование и управление процессами передачи и приема информации в организации;

• использовать системы сбора предложений для облегчения поступления информации на высшие уровни управления (ящики для предложений, прямая телефонная линия);

• установить систему обратных связей (задавайте вопросы, заставьте человека пересказать ваши мысли, оцените язык поз, жестов и интонаций человека, контроли­руйте первые результаты работы; проводите политику открытых дверей);

• повышать уровень образования сотрудников организации;

• излучать симпатию (внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру» и открытость);

• быть восприимчивым к потенциальным семантическимпроблемам;

• следить за своей мимикой, позами интонацией;

• научиться слушать;

• разрабатывать устойчивые к искажению сообщения.

 

Коммуникационные сети

Для осуществления процесса коммуникации используется коммуникационная сеть, т.е. соединение участников коммуника­ционного процесса с помощью информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональ­ных связей. Вертикальные связи формируются от начальника к подчиненным, горизонтальные - между равными по уровням ин­дивидами или подразделениями (между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными). Диагональные связи - это связи с другими начальниками и другими подчиненными. Сеть этих связей создает структуру организации. Задача организационной структуры состоит в том, чтобы придать коммуникационным по­токам правильное направление.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных се­тей для разных по численности групп работников. Их называют «колесо», «звезда», «кружок», «цепочка», «вертушка» и т.д.. Они оказывают существенное влияние на деятельность организаций. Так, в сетях типа «колесо» представлена централи­зованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса» имеет больше коммуникационных связей, чем другие. Лицо, находящееся в центре «колеса», получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лидер, в большей степени оказывает влияние на других членов группы, обычно несет большую ответственность, от негобольше, чем от других, зависит решение проблемы.

Аналогичная картина наблюдается в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Существует еще множество различных типов коммуникационных сетей.

Знание типов коммуникационных сетей важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети.

 

⇐ Предыдущая12345

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: