Поиск компаний-кандидатов по типам бенчмаркинга

Отбор компаний-кандидатов может проводиться в соответствии с типами бенч­маркинга. С помощью этого метода можно получить обширную информацию об организациях, опыт которых достоин изучения.

Внутренний бенчмаркинг заключается в сравнении подобных операций внутри самой организации. Существующие внут­ренние программы внедрения лучших методов организации производствен­ных процессов или библиотека лучших методов скорректируют направление в котором следует проводить бенчмаркинг. В пределах организации часто суще­ствуют похожие процессы, призванные выполнять практически те же функции. Могут существовать и процессы, превосходящие рассматриваемый по ряду параметров. Такие про­цессы также следует включить в список.

Важность проведения внутреннего бенчмаркинга обусловлена еще одной причиной. Как уже говорилось, необходимым условием проведения эффек­тивного бенчмаркинга является концентрация на рабочих процессах. Первый этап заключается в документировании рабочего процесса, что является осно­вой для проведения любых сравнений, конкурентных, функциональных или общих. Именно проведение внутреннего бенчмаркинга вносит значительный вклад в описание процесса и подтверждение, в сущности, его правильности. Итак, внутренний бенчмаркинг следует рассматривать не только как источник получения информации о потенциально лучших методах, но и как инструмент документирования и подтверждения правильности описания процесса, что дей­ствительно важно для проведения дальнейшего исследования. Желательно по­лучить описание процесса, соответствующее действительному положению дел, а не материалам руководства по организации процесса.

В дополнение к крайне важной стадии подтверждения правильности орга­низации процесса существуют и другие преимущества выявления внутренних партнеров для проведения бенчмаркинга. Прежде всего, необходимые инфор­мацию и данные легко получить, не стоит особо беспокоиться по поводу кон­фиденциальности, поскольку информация получена из отдела той же компа­нии, критерии практически всегда одинаковы или их изменение не представ­ляет особого труда, что обеспечивает высокую точность сравнения.

Существует и ряд недостатков, присущих данному методу. Вполне вероят­но, что методы организации производственных процессов, практикуемые ком­панией, могут быть далеки от лучших и вообще таковыми не являться. И что более важно, может существовать предубежденность по отношению к методам, разработанным вне компании, что может сужать перс­пективы поиска. Крайним проявлением подобной позиции является нежела­ние организации делиться опытом, основанное на убежденности в своем пре­восходстве. Назначение библиотек лучших методов состоит, прежде всего, в преодолении подобного отношения.

Конкурентный бенчмаркинг предусматривает сравнение ваших методов орга­низации производственных процессов с лучшими методами ваших прямых кон­курентов в данной отрасли промышленности. Компании, осуществляющие свою деятельность в той же отрасли и опережающие вашу компанию на рынке, явля­ются следующим фактором, который следует учитывать при составлении спис­ков потенциальных партнеров для проведения бенчмаркинга. Это необходи­мое условие. В конце концов, организация захочет узнать, на каком уровне она находится по сравнению с другими организациями данной отрасли. Владея та­кой информацией, компания получит своего рода конкурентное преимущество или превосходство в бизнес-стратегии. Таким образом, организация опреде­лит, на какие аспекты деятельности необходимо обратить особое внимание для получения преимущества, и попытается либо усовершенствовать процессы, на­ходящиеся не на должном уровне, либо минимизировать их влияние на работу организации в целом.

Довольно часто возникают опасения по поводу обмена информацией с ком­паниями, осуществляющими деятельность в той же самой отрасли. Чтобы преодолеть барьер «неразглашения», необходимо, прежде всего, при любом контакте с потенциальным партне­ром по бенчмаркингу в аналогичной отрасли промышленности следует использовать термины бенчмаркинг и поиск лучших методов организации производствен­ных процессов. При попытке заинтересовать другие компании следует обра­щать их внимание и на тот факт, что бенчмаркинг стал критерием присуждения Национальной премии Малькольма Болдриджа за качество.

Это поможет взглянуть на бенчмаркинг с другой стороны. Основная причи­на того, что бенчмаркинг начинают воспринимать как способ обмена инфор­мацией внутри определенной отрасли, связан с его концентрацией на бизнес-процессах. Такой подход может быть преодолен либо благодаря детальному уровню проводимых сравнений, либо, и это более вероятно, вследствие об­щих черт бизнес-процессов, характерных для всех компаний, даже для тех, ко­торые работают в другой отрасли. Таким образом, это еще раз свидетельствует о целесообразности концентрации на бизнес-процессах при проведении бенч­маркинга. В дополнение ко всем вышеназванным причинам следует отметить и то, что бенчмаркинг по своей природе никак не касается юридических аспектов. Кон­центрация внимания на бизнес-процессах и обмене информацией о лучших методах никоим образом не затрагивает вопросы коммерческой тайны предприятия. Лучшие методы приема телефонных звонков или заказов, либо выполнения ремонта офисного оборудования настолько далеки от юридических вопросов, что это само по себе является серьезным основанием для обмена информацией. Однако, несмотря на естественную границу между вышеперечисленными понятиями, все же следует вести документацию о про­цессах обмена информацией, чтобы в случае возникновения юридических про­блем можно было доказать отсутствие каких-либо нарушений.

Каждое исследование в области бенчмаркинга должно быть документаль­но обосновано. Необходимо также указать, каким образом будет использована полученная информация. Обоснование цели и повестка дня являются неотъем­лемой частью документации, используемой при встрече с партнером. Отчеты о поездке или результатах встречи являются конечными документами проводи­мого исследования. И именно возможность проведения подобной аудиторс­кой проверки является основополагающим принципом для продолжения про­цесса обмена информацией.

Проведение бенчмаркинга в пределах отрасли все еще остается сложной проблемой и требует особого подхода. Компании с большей готовностью уча­ствуют в проведении исследований, прежде всего благодаря требованиям, выд­вигаемым Национальной премией Малькольма Болдриджа за качество, и по­добными наградами. В конце концов, компании приходят к пониманию того, что конкурентоспособность зависит от тщательно организованного процесса со­трудничества.

Учтите вопросы экологической безопасности и защиты здоровья, которые приобретают все большее значение. Почему бы компаниям отрасли не объеди­нить усилия в этой сфере, что в свою очередь положительно скажется на ее ос­новных участниках? Подобный подход представляется целесообразным и для других сфер возможного обмена информацией.

Недостаток подхода к обмену информацией в рамках конкурентного бенч­маркинга заключается в том, что другие компании могут и не иметь достойных внимания методов организации. Из-за замкнутого характера отраслей промыш­ленности существует тенденция продолжать искать лучшие методы организа­ции, не выходя за пределы данной отрасли. Такой подход позволит определить лишь различия между конкурентами, но могут существовать и другие организа­ции, выполняющие такие же или подобные процессы лучшим образом. По этой причине бенчмаркинг не должен ограничиваться рамками одной отрасли. Не­обходимо искать передовые идеи за ее пределами, и в связи с этим следует использовать следующие два типа бенчмаркинга, а именно функциональный и общий.

Функциональный бенчмаркинг представляет собой процесс сравнения мето­дов организации в компаниях, имеющих схожие процессы в определенной сфере, но за пределами отрасли. В этом заключается третий этап поиска компа­ний-кандидатов. Вероятно, это один из наиболее интенсивных этапов исследо­вания, поскольку именно в этом классе организаций чаще всего можно найти компании, применяющие самые передовые методы организации производ­ственных процессов.

Классическим примером является сравнение методов компании Xerox с ана­логичными методами компании L.L.Bean. Для многих этот пример является классикой бенчмаркинга, наглядно представляя его потенциал в сфере обнару­жения лучших методов.

Компания Xerox искала компании, имеющие, судя по их основным характе­ристикам, те же функции или схожие операции. В этом случае был изучен про­цесс сборки при выполнении заказов клиентов. Процесс рассматривался как схожий по двум основным причинам. Во-первых, эти процессы имели близкие характеристики: товары, с которыми компании имели дело, значительно варь­ировались по размерам, форме и условиям обращения. Во-вторых, и это глав­ное, сравнение процессов привело к выводу о необходимости осуществления сборки вручную. Процесс нельзя было автоматизировать, как предполагалось ранее.

Но самым поразительным открытием стал тот факт, что компания Bean вы­полняла процесс сортировки в три раза быстрее Xerox. Именно поэтому Xerox включил компанию Bean в число кандидатов - партнеров по бенчмаркингу.

Поиск кандидатов посредством функционального бенчмаркинга требует больших усилий, но обладает и рядом преимуществ. Компании-партнеры в данном случае более расположены к обмену информацией, при условии, что цель подобной деятельности должным образом обоснована и процедуры со­блюдены. Особенное значение имеет посещение компаний, что позволяет не­посредственно ознакомиться с процессами компании-партнера и понять их. И если обнаружение новых методов не представляет для компании какой-либо угрозы, эти методы будут восприняты с большей готовностью, то есть новые методы не оказывают какого-либо негативного влияния на организацию, по­скольку до проведения бенчмаркингового исследования известны не были.

Основной недостаток функционального бенчмаркинга заключается в том, что по причине концентрации на функции, а не на процессе, в данном случае легко упустить из виду передовые методы организации процессов. Именно по­этому в целях проведения всестороннего исследования команде придется про­вести процесс общего бенчмаркинга.

Общий бенчмаркинг заключается в сравнении рабочего процесса с аналогич­ным процессом другой компании, которая, как предполагается, применяет пе­редовые методы организации производственных процессов. Именно общий бенчмаркинг обеспечивает концентрацию на процессе, которого может и не быть в деятельности организации, проводящей бенчмаркинг, или который может быть найден в организации, работающей в совершенно другой отрасли.

Суть в том, что деятельность организаций состоит из процессов, многим из которых присущи сходные характеристики и требования, будь то операции по выписке счетов в промышленных компаниях или компаниях, занятых в сфере предоставления услуг, больница для пациентов или отель для посетителей. При изучении документации процесса следует тщательно рассмотреть его ключевые этапы и на основании выводов продолжить составление списка компаний-кан­дидатов. Это позволит команде по-новому подойти к вопросу определения парт­неров по бенчмаркингу.

Одним из примеров такого инновационного подхода является, уже ставшая классикой бенчмаркинга, история команды компании DuPont. Перед командой Ремингтонского отдела стояла задача усовершенствования продукции в целях достижения наиболее полного удовлетворения потребностей клиентов. Этим товаром были патронные гильзы для лучших изделий фирмы Remington - ру­жей и винтовок. Следуя традиционному подходу, команда ознакомилась с тре­бованиями клиентов. Одно из пожеланий заключалось в том, чтобы гильзы были «более гладкими и блестящими».

Команда компании DuPont могла бы ограничиться проведением традици­онного внутреннего, конкурентного и, пожалуй, функционального бенчмаркин­га, составив при этом достаточный список кандидатов. Но команда пошла даль­ше и обратилась к общим процессам в других отраслях. Был поставлен вопрос: «Какие компании имеют передовой опыт изготовления гладких и блестящих гильз?». Если сосредоточиться на словах «более гладкие и блестящие», то тогда, скорее всего, пришлось бы искать кандидатов среди компаний, изготавливаю­щих ювелирные изделия, изделия из серебра, шарикоподшипники или нечто подобное. Но компании, на которых, в конце концов, остановилась команда, производили футляры для губной помады. Именно эти компании являлись ли­дерами производства продукции, которая была не только «гладкой и блестя­щей», но и по форме напоминала продукцию Remington. Команда смогла най­ти достойные внедрения методы организации работы, основываясь на требо­ваниях клиентов.

В то время как поиск компаний-кандидатов в данной категории может по­казаться наиболее сложным, именно он предоставляет возможность найти са­мые лучшие методы, которые не применяют компании вашей отрасли. Следо­вательно, необходимо сосредоточиться, прежде всего, на процессе. Если компания DuPont не рассмотрела бы интересующий ее процесс в самом широком аспекте, вероятнее всего, она не обратилась бы к опыту работы компаний косметической про­мышленности. Именно нахождение методов, которые не используются компа­ниями отрасли, поможет приобрести вашей компании неоспоримое конкурен­тное преимущество.

Трудность в применении результатов подобного исследования заключается в необходимости творческого подхода и адаптации методов, поскольку зачас­тую их нельзя перенести в практику компании в том же виде. Именно здесь ко­манда столкнется с наибольшими трудностями, но также, возможно, найдет и основные пути усовершенствования деятельности. Ключом к получению конку­рентного преимущества является эффективное применение лучших методов организации производственных процессов. Акцент должен быть сделан имен­но на творческий подход к адаптации лучших методов к требованиям отрасли.