Обоснование необходимости изменений

 

Проведенный анализ отрасли, макроокружения и внутренней среды позволил сформулировать сильные и слабые стороны предприятия и возможные стратегические действия (таблица 8). SWOT-анализ является основой для последующей формулировки мероприятий по совершенствованию управления.

 

Таблица 8

SWOT-матрица предприятия ООО «СиС Минус»

	Сильные стороны - S	Слабые стороны – W
	1. удачное месторасположение, 2. концентрация деятельности на одной площади, 3. большой ассортимент товаров и блюд, 4. лояльность со стороны государственных органов	1. сезонность работы, 2. нехватка обученного персонала, 3. низкое качество обслуживания, 4. неудовлетворительная организация деятельности по формированию ассортиментной политики
Возможности – О	Стратегич. действия – SO	Стратегич. действия – WO
1. расширение предприятия, 2. ослабление конкурирующих фирм, 3. появление новых технологий	1. завоевать большую долю рынка, тем самым ослабив влияние конкурентов 2. за счет применения новой техники, технологии и большого ассортимента услуг, оптимизировать ассортимент	1. уделить большое внимание обучению персонала и мотивации, 2. улучшить качество обслуживания клиентов
Угрозы - Т	Стратегич. действия – ST	Стратегич. действия – WT
1. возрастающие силы торга у покупателей, 2. неблагоприятные демографические изменения в регионе, 3. ухудшается состояние рынка труда.	1. За счет выстроенной логичной политики ценообразования добиться четкого позиционирования на данном рынке услуг в плане продажи услуги 2. Стать привлекательнее для потенциальных работников за счет хорошей мотивационной политики	1. Введение более гибкой ценовой политики 2. Расширение ассортимента услуг

 

Выявленные проблемы управления на предприятии позволяют сделать вывод, что предприятие на данном этапе развития нуждается в более совершенных методах управления, требуется глубокий анализ показателей работы персонала, анализ прибыльности товарных групп и т.п. Имеющихся средств на предприятии недостаточно, для того, чтобы решить такие задачи, существует необходимость в использовании управленческих инноваций.

Для управления в подразделениях общественного питания (кафе-бар «Для Друзей» и уличные кафе «Будвайзер» и «Лето») на предприятии ООО «СиС Минус» необходимо воспользоваться информационной системой. Все виды информации, необходимой для управления, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно. Од­нако по назначению и структуре они различны. Например, система управления может иметь разную структуру в зависимости от масш­табов производства, состава функций управления, специфики отрасли и.т.д. Информационная система по структуре всегда одина­кова. Она определяется тем, что при любых объектах производства, при любой технике управления будет происходить сбор, хранение, обновление, переработка и передача информации. Рост учебного заведения, усложнение структуры управления увеличивают объ­ем информации, которую должен переработать руководитель, чтобы принять решение и выработать команду.

Целью информационного обеспечения управления является своевременное представление органам управления необходимой и достаточной информации для принятия решений, обеспечивающих высокоэффективную деятельность предприятия. Информационная система должна соответствовать отраслевой специфике. Для торговли и общепита разработаны и представлены на рынке три информационные системы – «Tilipad», «Rkeeper» и «Ресторатор». Сравнительная характеристика этих информационных систем приведена в таблице 9.

 

Таблица 9

Сравнительная характеристика информационных систем управления, использующихся в сфере торговли и общественного питания

Критерии сравнения	«Tilipad»	«Rkeeper»	«Ресторатор»
Цена установки на 1 рабочее место	15000	20000	10000
Оперативность получения информации	высокая	средняя	высокая
Сложность внедрения	высокая	средняя	средняя
Сложность обучения персонала	высокая	высокая	средняя

 

В результате анализа всех характеристик информационных систем была выбрана система «Ресторатор» как наиболее приемлемая по цене и позволяющая решить все основные управленческие задачи. Также положительным моментом в пользу выбранной системы были положительные отзыва предприятий, которые уже внедрили эту систему – развлекательный комплекс «Корвет» (г. Светлогорск), кафе «Розовый слон» (г.Калининград).

Структурная схема данной системы предоставлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Структурная схема информационной системы управления предприятием «Ресторатор»

 

Система «Ресторатор» охватывает все аспекты управления предприятием в едином информационном пространстве, от момента получения заказа гостя до регистрации полученного платежа со списанием израсходованных продуктов. Кроме того, накапливаемая и обрабатываемая в Системе информация обеспечивает возможность всестороннего анализа работы подразделений предприятия в целом, по отдельным зонам и точкам, по ответственным должностным лицам. Вся информация постоянно находиться в актуальном состоянии, что позволяет немедленно реагировать на любые нештатные ситуации.

Программный продукт Системы «Ресторатор» подразделяется на модули, каждый из которых автоматизирует реализацию одной или нескольких взаимосвязанных функций по бизнес-процессам предприятия.

Для управления бизнесом предоставляется возможность в реальном времени получать и анализировать разнообразную обработанную информацию о работе предприятия. На этой основе осуществляется оценка его операционной деятельности, финансовое и операционное планирование, выработка стратегических решений.

 Для эффективного управления областью ответственности необходимо оперативно получать полную и достоверную информацию о работе соответствующих элементов предприятия. Программный продукт Система «Ресторатор» решает эту задачу на основе формируемой автоматически Базы данных и Конструктора отчетов, осуществляющих их обработку в требуемом виде. Широкий набор функций Системы обеспечивает возможность полного контроля над операционной деятельностью подразделений предприятия. Кроме того, обеспечивается формирование ассортиментного перечня предлагаемых товаров и услуг, отслеживание и реализация ценовой и закупочной политики, реализация ряда маркетинговых исследований, полное ведение складского учета, перемещение и списание всех видов продуктов, товаров.

Персонал предприятия в определенный степени отражает его имидж и положение. Он же является источником первичной информации, характеризующей работу предприятия. Поэтому качество и скорость работы контактного персонала существенно влияет на доходность в целом. Программный продукт Системы «Ресторатор» обеспечивает высокую скорость и качество работы с заказами гостей, позволяет повысить качество и скорость обслуживания, автоматически формирует и передает задания на производство блюд и в бар.

Организованная в Системе «Ресторатор» печать заказов на расположенных в точках производства принтерах, существенно повышает скорость и качество обслуживания гостей. Персонал избавлен от необходимости относить соответствующие задания на кухню, в бар и другие точки производства, что позволяет ему уделять больше времени непосредственной работе с гостями.

Конструктор отчётов Системы «Ресторнатор» является мощным средством информационного обеспечения управления предприятием. С его помощью создаются и формируются отчеты любой сложности, содержащие любую информацию из Системы в любом сочетании и в любом разрезе по автоматизированы бизнес-процессам предприятия (логистика, производство, продажи, обслуживание гостей. Например, по отчетному периоду, по сменам, по количеству заказов, по продаваемости блюд, по закупочным ценам, по работе каждого официанта или иного должностного лица и т.д. Кроме того, имеется возможность просматривать и распечатывать заранее созданные отчеты. Модуль выгрузки данных из отчетов в Excel обеспечивает возможность представлять эту же информацию в графическом виде для удобства последующего анализа с целью выработки обоснованных управленческих решений.

Возможности системы «Рестораторъ» в решении управленческих задач на предприятиях гостеприимства весьма обширны. Некоторые являются элементарными и решаются простым построением и анализом соответствующего отчета в Системе, другие более сложные и требуют проявления смекалки по применению элементов Системы, для решения третьих Система только предоставляет данные как информацию для размышления. Все задачи объединяет одно: без системы автоматизации их решение или гораздо труднее, или за приемлемое время невозможно вообще. На предприятии ООО «СиС Минус» с помощью Системы «Ресторатор» возможно решение следующих задач:

1. Мотивация персонала на более эффективную работу через анализ персонального вклада в выручку.

Необходимо получить структурированную информацию о персональном вкладе каждого официанта (бармена,….) в величину выручки предприятия за период. Для этого в журнале системы «Продажи блюд» подсистемы «Расширенные отчеты» необходимо сформировать отчет по продажам за выбранный период с обязательным включением в отчет полей «Обслуживающий», «Сумма», «Итого», а так же других по усмотрению. Целесообразно отсортировать отчет по возрастанию поля «Итого». Анализ данных этого простейшего отчета позволяет решить данную задачу.

Данный вид мотивации целесообразно применять понедельно в середине недели. При меньшем периоде сильно сказывается неравномерность заполнения предприятия гостями по дням недели, при большем – частично теряется эффективность мотивирующего воздействия.

2. Мотивация персонала на повышение качества обслуживания посетителей.

Для этого можно использовать программный модуль системы «Чаевые». Идея мотивации состоит в том, что больше чаевых обычно получают официанты, лучше работающие с гостями. Получаемые ими чаевые в течении смены сдаются в кассу и учитываются через указанный модуль. По окончании смены все чаевые возвращаются официантам, а получившие наибольшую сумму или сумму выше некоторой величины, премируются. Данный вид мотивации целесообразно применять ежедневно. В противном случае частично теряется эффективность мотивирующего воздействия. Кроме того, на начальном этапе нужно учесть и предотвратить два момента: откровенное вымогательство официантами чаевых у гостей и вкладывание официантами в чаевые своих денег с целью получения премии.

3.Анализ доходности точек продаж.

В подсистеме формирования расширенных отчетов при формировании отчета по выручке предприятия за достаточно продолжительный период (например, за месяц) с группировкой по точкам продаж и сортированию по возрастанию можно проанализировать, что из указанного приносит больший доход предприятию. Таким образом, можно оптимизировать ассортиментный перечень путем анализа доходности блюд, вырабатывать решения об инвестициях. Соответствующий анализ позволит вырабатывать решения о перестановке столиков, изменении освещения и т.п., что может повысить доходность предприятия практически без затрат.

4. Анализ закупочных цен.

На предприятии ответственный за закуп продуктов, товаров и других необходимых товаров является агент по снабжению. При возникновении подозрения в том, что он завышает закупочные цены или просто контроль эффективности его работы возможно с помощью Системы получить структурированную информацию об уровне цен, по которым за некоторый период (например, месяц) закупались продукты. Необходимо провести подготовительную работу с целью выяснения реальных среднерыночных цен на те позиции, по которым необходимо проверить работу агента по снабжению. Для этого можно использовать Интернет, соответствующие каталоги, звонки поставщикам и коллегам и т.п. Затем в «Расширенных отчетах» Системы сформировать отчет по складу за период по всем продуктам или с установкой фильтра по выбранным продуктам с обязательным включением в отчет поля «Себестоимость» или «Стоимость за единицу».

Рекомендуемый контроль целесообразно проводить раз в два-три месяца, даже если абсолютно уверены в добросовестности агента. Он должен знать, что такой контроль проводиться и исключит даже сами мысли о попытках злоупотреблять за счет завышения закупочных цен. Аналогично можно и нужно периодически оценивать затраты на закупки вообще или по некоторым избранным позициям закупаемого.

5. Контроль работы бармена через анализ движения товара.

Иногда возникают подозрения, что бармен продает «свои» принесенные товары. Обычно такое бывает со спиртными напитками и другими ходовыми товарами из перечня барной продукции.

Необходимо проверить это подозрение или, по крайней мере, показать бармену, что ситуация с товаром в баре всегда под контролем.

Система «Рестораторъ» позволяет быстро сформировать отчет по текущим остаткам товаров в любом отделе/складе, а так же прослеживать движение отдельных видов товаров в реальном времени. Сформировать такой отчет для бара по нескольким позициям наиболее «подозрительных» товаров. Выбрать товар, например конкретную марку водки, которой в баре осталось совсем немного. Поставить ее на отслеживание движения. На экране компьютера будет видно ее убывание по мере продажи. Когда останется минимум данного товара в баре, взять и отнести бармену необходимое количество для обеспечения бесперебойной торговли. Бармену становиться ясно, что в любой момент до тонкостей известно состояние остатков товаров в баре. Это всегда лучше, чем разбираться с уже свершившимся и доказанным фактом продажи «левых товаров». Такое действие целесообразно проводить изредка с разными товарами.

6. Контроль работы бармена через внезапную выборочную ревизию.

Необходимо либо доказать факт злоупотребления, либо убедиться, что их нет. Система «Рестораторъ» позволяет быстро сформировать отчет по текущим остаткам товаров в любом отделе/складе. После формирования такого отчета по нескольким позициям наиболее «подозрительных» товаров пройти в бар и поверить реальные остатки. Сравнение этих величин поможет решить эту задачу.

Это действие по отдельным позициям «опасных» товаров целесообразно проводить регулярно, но случайным образом по времени и позициям товаров. Бармен даже не станет рисковать, видя, что все известно точно и в любой момент могут проверить соответствие остатков.

7.Контроль добросовестности работы персонала через просмотр состояния склада.

Даже при установленной Системе автоматизации управления возможно «обслуживание» полностью или частично отдельных столиков вне системы учета. Это возможно при наличии сговора между администратором, барменом и официантом. Причем заказ может быть «левым» только частично. Необходимо убедиться в том, что имеют или не имеют место «левые» продажи при обслуживании гостей за столиками в зале. Для решения этой задачи в системе «Рестораторъ» имеются три взаимодополняющие возможности (источники информации). Это просмотр на АРМ «Менеджер» таблицы с данными о текущих открытых заказах, просмотр там же графической карты столов в зале с информацией о занятых столиках и суммах заказов на них, визуальный осмотр зала или просмотр его текущего изображения через систему видеонаблюдения. Система «Рестораторъ» позволяет получать на экран текущую картинку от видеонаблюдения. Для решения задачи необходимо реализовать все три возможности в данной последовательности. Если информация об открытых заказах (занятых столиках) совпадает, то всё нормально. Для верности можно ещё предложить администратору зала принести для проверки несколько чеков после закрытия заказов до передачи их посетителям. Если данные не совпадают, то есть основания для выяснения причин.

Такой контроль целесообразно проводит примерно два-три раза в неделю случайно по времени и дням недели. Администраторы зала (залов) должны знать, что состояние обслуживаемых заказов под контролем. Это позволит предотвращать подобные злоупотребления. Кроме того необходимо по соответствующим таблицам в Системе периодически анализировать количество разбиений заказов и количество блюд, удаленных из заказов. Если таких случаев больше, чем несколько за смену, то это уже признак вероятных злоупотреблений. Особенно если подобное повторяется в смену персонала одного и того же состава.

8.Оптимизация складских запасов.

Элементом, сдерживающим развитие предприятия является увеличение запасов на складах предприятия. Оптимизация использования товарно-материальных ресурсов - одна из важнейших задач совершенствования системы управления предприятием. Опыт многих фирм показывает, что даже небольшое снижение уровня сверхнормативных запасов и ускорение оборачиваемости товарно-материальных ценностей позволяют добиться существенного увеличения рентабельности. Для решения этих задач требуется оперативная, полная и достоверная информация о текущем состоянии складских запасов, оборачиваемости товаров, перспективных потребностях в различных видах товарно-материальных ценностей, позволяющая принимать экономически обоснованные решения о частоте и объемах поставок, а также по увязке планов сбыта с планами закупок.

До недавнего времени считалось, что чем больше у предприятия запасов, тем лучше. Это справедливо, когда у предприятия существуют проблемы с материально – техническим снабжением, в условиях, когда необходимо создавать значительные страховые запасы. Однако в современных условиях гораздо меньше стоит проблема дефицита, предприятия могут осуществлять самые разнообразные инвестиции. Поэтому, прежде чем инвестировать денежные средства в товарно-материальные запасы, необходимо понимать, что при этим предприятие отказывается от альтернативных вариантов инвестиций.

Контроль за эффективным использованием товарно-материальных запасов является необходимым условием успешной работы фирмы. Для быстрорастущих компаний это особенно важно, так как вложения в активы такого вида могут быстро выйти из под контроля.[61, 35]

В настоящий момент величина запасов велика не настолько, чтобы угрожать финансовой стабильности организации, но её уровень постоянно поднимается и занимает всё более высокий удельный вес в структуре выучки от продаж. Основной уровень запасов формируется за счет невостребованных материалов по основной деятельности. Основным направлением их снижения может стать реализация материалов на сторону. Это может оказать существенное влияние на движение денежных средств, позволит снизить накладные расходы организации. Ранее использовалась некая величина запасов так называемый «страховой запас», который гарантирует бесперебойное поступление материальных ценностей в основную деятельность.

Хорошо известно, что складские запасы продуктов, товаров, материалов являются «замороженными» оборотными средствами. С одной стороны, чем больше запасы, тем меньше вероятность того, что не будет выполнен какой-либо заказ посетителя. Но, с другой стороны, это снижает эффективность использования оборотных средств.

Необходимо найти такие объемы складских запасов по основным позициям, которые обеспечили бы наиболее эффективную работу предприятия. Для этого требуется накопить статистику расходования продуктов и материалов в производстве и продаж товаров по наиболее важным позициям (в идеале, по всем). Без системы автоматизации решение такой задачи возможно, но крайне трудно, в следствии огромного объёма информации. Указанные данные должны быть проанализированы за два-три месяца. Тогда соответствующая выборка будет полной. Методику работы целесообразно отработать на десятке наиболее ходовых позиций. Далее её можно распространить на всё закупаемое.

 Внедрение данных задач в управление предприятием с помощью Системы «Ресторатор» обеспечит повышение эффективности управления структурой затрат, пресечения злоупотреблений, минимизации складских запасов, объективной мотивации персонала и т.п. При этом следует помнить, что Система является всего лишь инструментом. Эффективность же управления большей частью определяется мастерством того, кто этот инструмент использует.

 

3.2 Расчет экономической эффективности от предложенных инноваций

 

Проанализируем возможные финансовые результаты от внедрения системы «Ресторатор» на предприятии. Для выполнения расчетов, воспользуемся методом экспертных оценок. В качестве экспертов, определяющих эффект от системы, выступали генеральный директор предприятия, коммерческий директор, главный бухгалтер, распространитель системы, имеющий опыт внедрения подобных продуктов на предприятиях области. Результат анализа представлен в таблице 25.

Из таблицы видно, что общий эффект от внедрения системы очень внушительный, причем изменения должны коснуться увеличения рентабельности, товарооборота и темпов роста товарооборота.

 

Таблица 10

Эффект от внедрения информационной системы «Ресторатор» на предприятии ООО «СиС Минус»

Мероприятия, связанные с внедрением системы	Предполагаемые изменения  в работе
Внедрение анализа персонального вклада в выручку и модуля системы «Чаевые» - оптимизация системы мотивации	Увеличение темпа роста товарооборота на 50%
Анализ доходности точек продаж, оптимизация ассортиментного перечня, анализ закупочных цен	Увеличение рентабельности по чистой прибыли 3%
Контроль работы барменов, официантов, продавцов через анализ движения товаров, внезапную выборочную ревизию, просмотр состояния склада	Увеличение товарооборота на 5%

 

Более детальный прогноз изменения показателей прибыльности и рентабельности в связи с внедрением информационной системы «Ресторатор» представлен в таблице 11. Расчеты произведены с учетом того, что на данный момент проводится попытка пробного введения данной информационной системы; примем, что 2008 год – это год введения системы в действие.

 

Таблица 11

1234	Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: