 |
Изложение текста документов
|
|
|
|
Оформление текстовых документов
Методические рекомендации
2019 г
Содержание
Введение. 3
1 Общие правила оформления текстовых документов. 4
1.1 Оформление текстового материала. 4
1.2 Оформление иллюстраций. 6
1.3 Оформление таблиц. 7
1.4 Оформление формул. 9
1.5 Оформление ссылок. 10
1.6 Оформление примечаний и сносок. 11
1.7 Оформление списка сокращений и условных обозначений. 13
1.8 Оформление содержания. 13
1.9 Оформление приложений. 15
1.9 Оформление списка использованных источников и литературы.. 15
Список использованных источников и литературы.. 20
ВВЕДЕНИЕ
Методические рекомендации по оформлению текстовых документов являются едиными требованиями, предъявляемыми к оформлению текстовых частей различных учебных, учебно-методических и других документов: рефератов, докладов, статей, отчетов, пояснительных записок и т.д., в том числе пояснительных записок к курсовым и дипломным проектам/работам.
Разработчик – Быкова Г.В., заместитель директора по учебно-производственной работе.
1.1 Оформление текстового материала
1.1.1Текстовая часть документа должна быть исполнена в компьютерном варианте на бумаге формата А4(210х297 мм). Шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 14пт, полуторный интервал, выравнивание по ширине, абзацный отступ 1,25 мм, расстояние между абзацами 0 пт. Страницы должны иметь поля: нижнее – 20 мм; верхнее – 20 мм; левое – 30 мм; правое – 10 мм.
1.1.2 Страницы работы должны быть пронумерованы. Номер страницы ставится в центре нижней части листа без точки. Нумерация страниц основного текста и приложений, входящих в состав документа, должна быть сквозная.
1.1.3 Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого (1,25 см) отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
|
|
|
Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:
1 Типы и основные размеры
1.1 Правила
Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:
Методы испытаний
3.1 Аппараты, материалы и реактивы
3.1.1 Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа
Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется. Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.
1.1.4 Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.
Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву русского или латинского алфавитов, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, например:
Пример1
- __________________
-__________________
Пример2
а) ______________
б) ______________
1) ______________
2) ______________
в) ______________
1.1.5 Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
1.1.6 Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов (глав), подразделов (параграфов), пунктов.
1.1.7 Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3 интервалам. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала.
1.1.8 Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).
1.1.9 Слово «Содержание» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.
|
|
|
1.1.10 Нумерация страниц основного текста и приложений, входящих в состав работы/проекта, должна быть сквозная. Номер страницы ставится в центре нижней части листа без точки.
Изложение текста документов
1.2.1 Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.
При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова - "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т.д.
При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например "применяют", "указывают" и т.п.
1.2.2 В тексте документа не допускается:
- применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
- применять для одного и того же понятия различные научно-техни -
ческие термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
- применять произвольные словообразования;
- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
|
|
|
1.2.3 В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");
- применять знак "Æ " для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр").
- применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), (больше или равно), (меньше или равно), (не равно), а также знаки N (номер), % (процент);
- применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.
1.2.4 Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.
Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов.
1.2.5 Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например "Временное сопротивление разрыву уВ".
1.2.6 В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.
1.2.7 В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти – словами, например:
1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м.
2 Отобрать пятнадцать труб для испытаний на давление.
1.2.8 Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей 
, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать.
|
|
|
При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например 5/32; (50А-4C)/(40В+20).
Оформление иллюстраций
1.3.1.Все иллюстрации, помещаемые в работу/проект, должны быть тщательно подобраны, ясно и четко выполнены. Рисунки и диаграммы должны иметь прямое отношение к тексту, без лишних изображений и данных, которые нигде не поясняются. Количество иллюстраций в работе/проекте должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации следует располагать как можно ближе к соответствующим частям текста.
1.3.2 На все иллюстрации должны быть ссылки в тексте работы/проекта. Наименования, приводимые в тексте и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.
1.3.3 Ссылки на иллюстрации разрешается помещать в скобках в соответствующем месте текста, без указания см. (смотри). Ссылки на ранее упомянутые иллюстрации записывают сокращенным словом: смотри, например, см. рисунок 3.
1.3.4 Иллюстрация снабжается подрисуночной подписью, размер шрифта 12, состоящей из следующих основных элементов: слово «Рисунок» (например: Рисунок 1); порядковый номер иллюстрации без знака № арабскими цифрами; название иллюстрации с указанием ее вида (схема, график, диаграмма), например:
 |
Рисунок 1- Схема
Оформление таблиц
1.4.1 Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева.
Таблицу следует располагать непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице.
При переносе таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.
1.4.2 Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
1.4.3 На все таблицы должны быть ссылки в тексте. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
1.4.4 Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.
|
|
|
1.4.5 Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.
1.4.6 Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.
1.4.7Таблицу с большим числом строк допускается переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово «Таблица», ее номер и наименование указывают один раз слева над первой частью таблицы, а над другими частями также слева пишут слова «Продолжение таблицы» и указывают номер таблицы.
Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. Если строки и графы таблицы выходят за формат страницы, то в первом случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае - боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.
1.4.8 Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее - кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.
Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц. Структура таблицы приведена на рисунке 2.
Таблица 1 – Основные показатели
(номер) (наименование таблицы)
| Головка | Заголовки граф | |||
| Подзаголовки граф | ||||
| Строки | ||||
Рисунок 2 – Структура таблицы
Пример:
Таблица 3 – Сметная стоимость затрат
| Наименование | Завод-изготовитель | Код оборудования, модель | Ед. изм. | ККоличество | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| Активное сетевое оборудование | ||||||
| 1Управляемый коммутатор | Cisco | SLM224GT-EU | т.Т | 3 | 8 662,00 | 25 986,00 |
1.4.9 Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте, рекомендуемый 10 или 12 пт.
1.4.10Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Оформление формул
1.5.1Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки.
1.5.2 Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (
), деления (:) или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «».
1.5.3 Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.
.
1.5.4 Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1). Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1), например:
Плотность каждого образца r, кг/м, вычисляют по формуле
, (1)
где BW – полоса пропускания, МГц;
Disp–молекулярная дисперсия, пс/нм/км;
SW – ширина спектра источника, нм;
L – длина оптического волокна, км.
1.5.5 Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).
Оформление ссылок
Ссылки на использованные источники следует указывать порядковым номером библиографического описания источника в списке использованных источников. Порядковый номер ссылки заключают в квадратные скобки. Нумерация ссылок ведется арабскими цифрами в порядке приведения ссылок в тексте отчета независимо от деления отчета на разделы.
При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии полного описания стандарта и технических условий в списке использованных источников.
|
|
|
12 |
