 |
Глава II. Стилистика отдельных видов международных англоязычных деловых документов.
|
|
|
|
В данной части работы нами будут рассмотрены примеры некоторых международных документов на английском языке, поскольку английский язык носит международный характер и широко используется в деловой документации, как и в деловом общении. Всё описание стилистики деловых документов будет основываться на вышеприведённых особенностях делового стиля.
В первую очередь, рассмотрим деловое письмо, поскольку, на наш взгляд, это наиболее важный и распространённый документ международного характера.
1.1 Стилистические особенности делового письма.
Деловое письмо является элементом деловой переписки и играет важную роль на пути поддержания или прекращения взаимовыгодных отношений с партнёрами и сотрудниками.
Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.
В международной деловой переписке различают такие основные виды деловых писем, как письмо-запрос(enquiry letter), письмо-предложение(quotation), письмо-заказ на товары(order of goods), письмо-подтверждение получения заказа(confirmation of order).
Что касается структуры, то деловые письма обычно состоят из следующих элементов: дата, внутренний адрес (имя и адрес лица, которому адресуется письмо), вступительное обращение – приветствие, указание на содержание письма, текст письма- изложение сути вопроса, заключительная формула вежливости, подпись, указание на приложение и указание на копии.
Что касается даты письма, то обычно она располагается в правом верхнем углу и состоит из названия дня, месяца, года.
Примеры написания даты следующие:
10th October, 2002; 10 October, 2002; October 10th, 2002 и
October, 2002.
Названия месяцев, кроме March, May, June и July могут быть написаны в сокращении следующим образом: Jan.(January, Feb.(February), Apr.(April), Aug.(August), Sept.(September), Oct.(October), Nov.(November), Dec.(December).
|
|
|
16.
Даты обычно не обозначаются в цифровом выражении.
Что касается внутреннего адреса, то в его состав входят имя и фамилия адресата, название и адрес компании (предприятия)-получателя.
Далее следует вступительное обращение с вежливым обращением Dear, одним из вежливых обращений Mr., Mrs, Miss(к одному лицу), Sirs(если неизвестно, является ли получатель письма мужчиной или женщиной). Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности, например, Mr. John White, Manager, должностному лицу без указания имени – Advert.Manager, или самой фирме – Omega Company. В данном случае прослеживается социальная роль человека.
Между вступительным обращением и основным текстом письма иногда кратко сообщается его содержание или тема, в котором все слова, за исключением артиклей, обозначаются с заглавной буквы:
Dear Sirs,
Re: Vacuum Cleaners
Слово Re – это сокращение латинского выражения in re (по делу).
Что касается текста письма, то он располагается на два интервала ниже от вступительного заголовка. Текст делового письма обычно раскрывает тему письма и в наибольшей степени отражает особенности официально - делового стиля. Особенности стилистики текста делового письма будут рассмотрены нами далее.
Обратим внимание на заключительную формулу вежливости. Она располагается ниже содержания письма и является обязательной вежливой формой окончания письма. Чаще всего используются следующие обороты: Yours faithfully;Sincerely yours; Yours truly; Yours very truly (С уважением, искренне ваш).
Под заключительной формулой располагается подпись. В некоторых случаях сначала пишется название организации, под которым уполномоченное лицо ставит свою подпись. На той же строке или ниже следует название должности лица, подписавшего письмо, или название отдела. Строки в подписи обычно запятой не разделяются. Приведём пример:
|
|
|
Brown & Co.,Ltd.
Dr. Green Manager
(Sales Department)
(D.Green)
17.
Указаниями на приложения могут быть следующие выражения:
We are sending…/We send you… (Посылаем Вам…), We are pleased to send you (С удовольствием посылаем Вам…), We enclose…/We attach… (Мы прилагаем).
Также часто употребляются следующие выражения:
We are sending you enclosed (Посылаем Вам приложенным…), Enclosed is/are (Приложенным является/ являются).
В указании на копии указываются получатели копий письма.
Далее рассмотрим стилистическое содержание непосредственно текста письма.
Приводя примеры наиболее часто употребляемых фраз, отметим, что соответствие официально-деловому стилю достигается за счёт наличия в выражениях модальных глаголов и условного наклонения.
В деловых письмах для того, чтобы задать вопрос или осведомиться о какой-либо информации, используются следующие фразы:
I would be glad to know (Я был бы рад узнать),
Would you please let me know as soon as possible whether you would be willing to… (Будьте добры, сообщите как можно скорее, желаете ли вы…),
We would be very much obliged if yоu could inform us (Мы будем очень рады, если вы сможете известить нас…),
Please let me know if (Пожалуйста, сообщите…).
Для сообщения или извещения о чём-либо применяются такие выражения, как We intend to (Мы намереваемся), Perhaps I should mention that… (Возможно, мне следует отметить, что…), As you know (Как Вам известно), Please take note of the (Обратите, пожалуйста, внимание), This is to certify that… (Настоящим удостоверяется, что…), Please take due to note that…( Ставлю вас в известность, что…).
В данных фразах просматривается употребление вводных слов(perhaps, please) и безличной конструкции(this is to certify…).
Нередко в деловых письмах та или иная сторона предлагает свои помощь или услуги. В данном случае можно использовать следующие фразы:
If you need something please let us know (Если Вам что-либо нужно, пожалуйста, сообщите…),
Should any questions arise during…please do not hesitate to contact us (Если возникнут какие-то вопросы, пожалуйста, не
18.
стесняйтесь к нам обратиться),
We would of course be glad to lend you…( Мы, конечно, будем рады одолжить Вам…),
Please do not hesitate to get in touch with us…( Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам…).
В данных выражениях прослеживается личностное начало, поскольку помимо вводных слов присутствуют эмоционально окрашенные лексические элементы, необходимые в языке делового этикета(we will be glad, do not hesitate).
|
|
|
Для деловых писем также важно содержать заверения:
Please be assured that I will do my best to…( Пожалуйста, будьте уверены, что я сделаю всё, чтобы довести это дело…),
You may be assured that I will make… (Можете быть уверены, что я предприму…),
We shall do our best to… (Мы сделаем всё возможное, чтобы…).
На наш взгляд, в этих выражениях очень важную смысловую нагрузку несут формы будущего времени с вспомогательными глаголами(we shall do, I will make).
Международное деловое сотрудничество сторон предполагает развитие деловых отношений, которые выражаются фразами надежды. К ним относятся:
We very much hope that you will come to a positive decision on…( Мы очень надеемся, что Вы придёте к положительному решению относительно…),
We look forward to hearing your further proposals soon on… (Мы надеемся услышать вскоре Ваши дальнейшие предложения относительно…),
I hope all is going well with…( Я надеюсь, всё идёт хорошо с…).
Для подобных конструкций важно то, что в лексическом плане в них содержатся слова надежды(hope, further proposals, look forward, soon), а в морфологическом плане деловой характер подчёркивается герундиальной конструкцией(we look forward to hearing), а также формой будущего времени (you will come).
В деловых письмах широко применяются прямые просьбы, оформленные в соответствии с правилами делового стиля и отличающиеся крайней степенью вежливости:
Please send us (Пожалуйста, вышлите нам),
Please let me know (Пожалуйста, сообщите),
Could you please send me… (Будьте добры прислать мне…),
Please take notice that… (Просим заметить, что…),
19.
Please send us urgently… (пожалуйста, вышлите нам срочно…)
I wonder if you would do us a favour (Хотелось бы знать, не можете ли вы оказать нам любезность).
Немаловажно то, что приведённые выражения практически не употребляются без слов please,could и favour, подчёркивающих вежливый характер фраз.
В деловых письмах международного характера обязательно присутствуют следующие выражения благодарности, поскольку деловой стиль обязывае6т употребление этикетных фраз. Это следующие фразы:
I am writing to thank you very much for… (Пишу, чтобы поблагодарить Вас за);
May I take this opportunity of thanking you for …(Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас за…);
|
|
|
Please accept my sincere appreciation for… (Пожалуйста, примите мою искреннюю благодарность за…);
I am most grateful to you for helping me (я очень благодарен Вам за помощь).
В данных фразах для нас представляет интерес наличие модального глагола (may), герундия(thanking), глагола в форме повелительного наклонения(accept), вводного слова(please), прилагательного в превосходной степени(most grateful).
В случае отказа применяются фразы сожаления, наделённые, по нашему мнению, крайней степенью вежливости, что немаловажно при возникновении неожиданностей в деловой сфере. Это такие фразы, как I am afraid that…( Боюсь, что…);
To my greatest regret I must inform you that… (К моему величайшему сожалению, я должен известить Вас, что…), I regret to inform you that…( С сожалением сообщаю, что…); I am very sorry to have caused you so much trouble (Я очень сожалею, что причинил вам столько беспокойства). В этих фразах встречаются превосходная степень прилагательного(greatest),модальный глагол must, а также слова извинения(sorry, regret).
Деловые письма содержат следующие фразы удовлетворения:
We are delighted that… (Мы очень рады, что…);
We are glad to say that… (Мы рады сообщить, что…);
We are pleased to learn from your letter that… (Нам было приятно узнать из вашего письма, что…);
I was happy to know… (Я был рад узнать, что…).
Подобные фразы содержат подчинительную связь, что просматривается по наличию союза that, а также ряд синонимов со значением удовлетворения(happy, glad, pleased,
20.
delighted).
Также в случае неудовлетворения необходимо применение соответствующих выражений:
We are not content…(Мы не удовлетворены…);
I am most troubled that …(Я очень обеспокоен тем, что…);
By this letter we categorically protest against…(Настоящим письмом мы заявляем категорический протест против…);
I am most troubled that you will not be able…(Я очень обеспокоен тем, что Вы не сможете…);
I am very disappointed about this fact (Я очень огорчён данным обстоятельством.).
Фразы сожаления примечательны содержанием в них прилагательного в превосходной степени(most troubled), а также синонимичным рядом следующего характера: disappointed, troubled, we are not content).
В качестве примера приведём образец делового письма на английском языке, оформленного и составленного согласно правилам официально-делового стиля.
HOWARD & PRATT
Ladies` clothing
35, 3rd Avenue
Chicago, 60602
USA
Oct. 21, 2000
JACKSON & MILES
116 Regent Street
London WIC 37D
UK
Dear Sirs:
We saw a collection of women`s dresses in your October catalogue. The lines you showed would be most suitable for our market.
Would you kindly send us your quotation for clothing by the end of November?
We would require 1,000dresses in each of the sizes 10-14.
We propose the payment made by Letter of Credit.
Thank you for an early reply.
21.
Very truly yours,
P.Pratt
Byuers
Нами был приведён пример письма-запроса, которое, несмотря на малый объём текста, выполнено в соответствии с правилами делового стиля(верное расположение частей письма, присутствие всех необходимых его элементов, деловой стиль текста). Обращение адресовано представителям организации без указания на конкретное имя, текст содержит фразы делового этикета(would you kindly send us…?; we would require; we propose; thank you).
|
|
|
Далее приведём пример рекламационного письма, в котором приводятся претензии одной стороны-участника бизнеса к другой.
HOWARD & PRATT
Ladies` clothing
35, 3rd Avenue
Chicago, 60602
USA
Nov. 21, 2000
JACKSON & MILES
116 Regent Street
London WIC 37D
UK
Gentlenmen:
Thank you for your delivery of dresses from Nov. 4, 2000. However we wish to draw your attention to two matters.
1.Conserned the red dresses supplied: one lot of 100
9size 12) included clothes of a lighter red colour. We are returning them, and would ask you to replace the whole lot in the correct colour.
2.As far as your charges for air freight are concerned, we agree to pay the extra costs which you invoiced. However your costs for packing and insurance must have been lower. Would you
22.
please send us a rectified invoice, reduced accordingly.
We look forward to your dealing with these questions without delay.
Very truly yours.
P.Pratt
Buyers
В приведённом письме ведущей темой является наличие претензии, а именно: поставка товара неправильного цвета покупателю, из чего исходит просьба заменить партию товара.
Письмо начинается с фразы благодарности (thank you for your delivery of dresses), что помогает смягчить предъявление претензии. Причина неудовлетворения присланным заказом выражается с помощью указания на недостаток товара посредством прилагательного в сравнительной степени(… clothes of a lighter red colour). Далее приводится согласие оплатить расходы на перевозку (we agree to pay the extra costs).
В тексте письма деловой стиль поддерживается с помощью вводного слова(however), герундия (we look forward for your dealing with), модальных глаголов (would, must), фразового глагола(look forward), а также посредством употребления сложноподчинённого предложения с союзами as far as и which (As far as your charges for air freight are concerned, we agree to pay the extra costs which you invoiced).
Также мы считаем необходимым привести пример письма-урегулирования претензии, которые в международной деловой переписке имеют очень важное значение и являются показателем высокой степени дипломатии и такта.
Данные письма создаются и высылаются в ответ на претензии и предназначены для сохранения с клиентом деловых отношений.
В тексте писем-урегулирований претензий часто применяются следующие фразы, выражающие извинения:
Our apologies for…( Приносим наши извинения за…);
I must apologise that… (Я должен извиниться за то, что…);
I am sorry but I can`t be assistance to you in this matter (Извините, но я не могу помочь Вам в этом деле);
Please accept my apologies for…( Пожалуйста, примите мои извинения за…);
We offer an apologies for …(Приносим извинения за…);
23.
I wish to offer my sincere apologies for the inconvenience you have been caused (Хочу принести свои самые искренние извинения за неудобство, которое было вам причинено);
I was extremely sorry that… (я очень виноват в том, что…).
Приведём следующий пример письма-урегулирования претензии.
JACKSON & MILES
118 Regent Street
London W1C 32D
UK
HOWARD & PRATT
Ladies` Clothing
306, 3d Avenue
Chicago, 60623
USA
2nd December,2000
Dear Sirs:
The colour of the dresses about which you complain is lighter than it should be. Please accept our apologies.
We are sending you a new lot by air this week and would ask you to return the faulty clothes.
Alternatively you may keep this lot for sale as seconds at a reduced price.
You are perfectly correct in saying that packing and insurance costs are less sent by air. May we remind you, however that your request to send the goods by air was made at short notice. It was not possible for us to use the lighter air freight packing materials, as most of the dresses were ready for shipment by sea freight.
Furthermore, our insurance is on an open policy at a flat rate, and depends on the value of the goods, not the method of transport. For these reasons our invoice No.1459 dated 15th Nov.,2000 is still valid, and we look forward to receiving your remittance when due.
24.
Yours faithfully,
D.A. Leary
Manager Export Department
Sellers
Что касается данного письма, то в нём содержатся такие важные фразы извинения, как Please accept our apologies и you are perfectly correct.
Кроме того, письмо содержит вводные слова(please, furthermore, however), модальные глаголы(may, would), а также подчинительные конструкции(May we remind you that your request …was made at a short notice).
Таким образом, приведённые нами деловые письма отражают особенности официально-делового стиля в лексическом, морфологическом и синтаксическом планах. Далее рассмотрим стилистические особенности контракта.
|
|
|
