 |
Организация документооборота
|
|
|
|
П р а к т и ч е с к о е з а н я т и е 9
Цель работы. Научиться регистрировать входящие и исходящие документы. Изучить формы работы с документами в организации.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (прием, передача, составление, согласование, оформление, удостоверение и отправка документов).
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, т.к. централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положением о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому аппарату. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
|
|
|
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток складывается из:
· документов вышестоящих организаций – директивные указания, нормативные и методические акты (указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации);
· документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий (отчеты о финансовой, хозяйственной, социальной и управленческой деятельности; инициативные докладные записки, письма, акты);
· документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, консультирования, информации (письма информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы; договоры, акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).
Входящие документы образуют три направления: к руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации. К внутренним относятся организационные документы, распорядительные документы, создаваемые руководством, протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава, докладные, служебные и объяснительные записки и т.д.
|
|
|
Организационные формы работы с документами
Существует три формы организации работы с документами - централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в введении одного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника. В этом подразделении выполняется полный цикл обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. Полная централизация возможна только в небольших учреждениях.
Децентрализованная форма – создается в том случае, когда структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документами. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен и имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации).
Смешанная форма. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы может быть работа, при которой регистрация документов может быть для одних централизованно, а для других децентрализованно (если документ адресован руководству предприятия, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в подразделении).
Действующие государственные нормативно-технические документы не регламентируют форму работы с документами. Регламентация выбранной формы закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
Прием и первичная обработка документов
Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
|
|
|
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрывают (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Должны приниматься к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте, в противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты не сохраняются, целесообразно сохранять, если только по конверту можно определить обратный адрес.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений (письмо с предложением о совместной деятельности, жалоба покупателя на низкое качество изделий, приказ генерального директора и т.д.). Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступающих документов исполнение каждого из них различное.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняют несколько структурных подразделений, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов – проверяет, кто и когда задержал выполнение документов. При этом существуют два основных маршрута документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.
Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы.
|
|
|
Практически во всех сферах управления используются компьютеры, с распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединить компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации служба делопроизводства должна участвовать в регламентации этих потоков информации.
Передача документов
Согласно рекомендациям ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.
Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.
Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.
Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами
Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа. Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов. Локальная компьютерная сеть в организации позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации, часть сотрудников имеют ограниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы производства.
|
|
|
После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства (указывает адресата).
Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.
По такой же схеме исполнитель работает над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.
Т.о., подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций он проходит.
Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как исходящих.
|
|
|
