 |
Общие правила регистрации документов
|
|
|
|
Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства, предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов. Для это необходимо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяется как «запись учтенных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141-98). Регистрация придает юридическую силу документу, фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть перечень нерегистрируемых документов (рекламные извещения, плакаты, листовки; прейскуранты (прайс-листы); поздравительные письма; приглашения, программы семинаров; печатные издания; пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; документы и информационные материалы, присланные для сведения), нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Документы должны регистрироваться один раз, при этом внутренние документы должны регистрироваться в день в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.
|
|
|
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в регистрационную форму выписываются следующие сведения:
· дата получения;
· входящий регистрационный номер, присваиваемый получателем;
· дата документа;
· регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем;
· автор (корреспондент) – тот чей это документ;
· заголовок (о чем документ);
· резолюция;
· срок исполнения;
· исполнитель (кто с ним работает);
· ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
· номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Для регистрации исходящих документов существуют следующие отличия:
· указывается название подразделения, подготовившего документ;
· исходящий номер (переносится на исходящий документ);
· дата документа (подписания, утверждения, отправки);
· адресат (название организации, которой посылается документ);
· исполнитель;
· если на документ ожидается ответ, заполняется «контрольная дата»;
· если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
· номер дела, в которое подшита копия отправленного документа.
При регистрации внутреннего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки:
· порядковый номер;
· вид документа. Каждый вид документа нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» - личный состав, распоряжение – «рп», «БМ» - Борис Мишин –автор документа;
|
|
|
· дата документа;
· количество листов документа и количество листов приложения;
· краткое содержание документа;
· подразделение, ответственное за исполнение;
· исполнитель (ФИО);
· срок исполнения («Контрольная дата»);
· отметка об исполнении;
· ход исполнения;
· связанные документы;
· дело, в которое подшит документ.
Регистрационную форму дозаполняют резолюцией, исполнителем и сроком исполнения после передачи документа руководителю. Ход исполнения и номер дела вносятся по ходу и после исполнения документа. У внутреннего, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер.
Формы регистрации документа.
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, т.к. поиск информации по журналу довольно продолжителен во времени. Необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам и разновидностям документов..
Недостатки:
· запись в журнале ведется в последовательности поступления документов, поэтому при большом количестве поступающих документов процесс регистрации занимает значительное время;
· при журнальной системе документ регистрируется повторно во всех отделах. через которые он проходит;
· невозможно осуществлять справочную работу по документам, т.к. при хронологической записи документа надо знать хотя бы приблизительную дату документа
· невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольные карточки.
Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы:
| Дата получения | Регистрационный номер | Корреспон-дент | Номер и дата документа | Содержание | Резолюция | Исполнитель | Срок исполнения | Отметка об исполнениии | Номер дела |
Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации.
|
|
|
Преимущество карточной системы заключается в следующем:
· регистрацией одновременно могут заниматься несколько сотрудников;
· карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
· карточки «подвижны». Их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
· карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.
Пример регистрационно-контрольной карточки
Лицевая сторона
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 (обвести срок исполнения) | |||
| Корреспондент (автор) | |||
| Дата получения | Входящий № | Дата документа | № документа |
| Заголовок (о чем) | |||
| Резолюция | |||
| Исполнитель (указывается фамилия и инициалы) |
Оборотная сторона
| Ход исполнения _____________ № дела |
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.
Форма регистрационной карточки на компьютере
                Регистрация документов
Дата получения Автор резолюции
Регистрационный номер Резолюция
Подразделение
Корреспондент
Дата документа
Номер документа Ответственный
Исполнитель
Количество листов
Срок исполнения
Количество листов приложений
Вид документа
Краткое содержание Связанные документы
Дата исполнения Номер дела
|
Задание
Составить блок схему:
На входе процесса – входящий документ.
На выходе – проект исходящего, который проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации.
|
|
|
