 |
Информационная система и информационные технологии как средства информационного менеджмента
|
|
|
|
В управленческой практике информационная система или система информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.
В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО:
Функциональный подход.
Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными.
Система имеет свои «минусы»:
· Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации;
· В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости;
· На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.
· Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации.
Системный подход.
Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую группу технических работников аппарата управления.
Выявлены свои «плюсы»:
· Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
· Возможность многократного использования информации.
|
|
|
Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных компонента:
1. Банк данных;
2. Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов.
3. Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.
Информационная система состоит из определённых компонентов:
· Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;
· Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
· Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.
· Каналы циркулирования информации.
Информационная система – человеко-машинная система. Основные её показатели:
ü Данная система характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность);
ü Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.
Информационные системы могут быть квалифицированы по различным признакам:
Централизованные (например, интегрированная ИС);
Децентрализованные (организационно-функциональные).
Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);
Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы).
|
|
|
ИС должны соответствовать ряду требований:
1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.
Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.
· С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;
· Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
· Распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.
Опыт зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.
· Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.
· Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.
· Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, что
o Руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.
o Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.
|
|
|
· Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.
o Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.
o Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.
o Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.
По мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться при участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. [16]
Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология.
Технология – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.
При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:
1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;
2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.
Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.
1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:
|
|
|
· Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития;
· Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.
2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.
Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.
3. Формирование БД. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:
· Система хранения и обновления данных;
· Вопрос об основной увязке данных;
· Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.
Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.
4. Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС – необходимое условие. Создание автоматизированной ИС – изменение методов и принципов работы:
|
|
|
1. Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.
2. Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её ИО должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру. Создание АИС должно осуществляться параллельно с изменениями структуры органов управления, принятых должностных инструкций.
3. Принцип непрерывного подхода.
4. Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией будет между управлениями, ЭВМ и сотрудниками.
5. Принцип единой информационной базы. В АИС информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения.
Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего внедрения, развития и использования современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению эффективности удовлетворения информационных запросов. [11]
|
|
|
