 |
Разработка технологии решения задачи
|
|
|
|
Создаем файл «Учет ГСМ».
Для создания возьмем лист Excel и размечаем лист, для этих целей набиваем один знак на листе и нажимаем в пункте меню «Вид» строку «Разметка страницы» - лист размечается пунктирной линией по форме А4 книжной ориентации.
Для того чтобы написать наименование таблицы, метим курсором лист 1 и правой кнопкой мыши вызываем меню «переименовать» и пишем название данного листа.
В целях ускорения работы создаем одну ячейку, которую форматируем в меню «Формат» «Ячейка», т.е. задаем ее параметры: вид - общий, выравнивание - по центру, переносить по словам, границы, а если это цифры и начинаются с нуля, то задаем параметры «Число» - «текстовой» и т. п..
Созданную ячейку копируем по вертикали и по горизонтали при этом при необходимости вид ячейки можно изменить.
В Excel 2003 на отдельном листе Справочник 1 расположен справочник номенклатурных номеров товароматериальных ценностей подотчетных лиц и он будет иметь следующий вид.
Таблица 3 - Справочник номенклатурных номеров
| Наименование | Номенклатурный номер |
| 10-3 "Топливо" | |
| Бензин А-80 | 1031001 |
| Бензин А-92 | 1031002 |
| Бензин А-95 | 1031003 |
| Дизтопливо | 1031004 |
| Автол | 1031005 |
| Тосол | 1031006 |
В столбце В вручную заносим 1031001 и 1031002 метим оба номера и размножаем вниз.
Создаем справочник 2 «Справочник норм списания ГСМ» таким же способом, как и справочник 1, нормы расхода ГСМ заносим вручную.
Таблица 4 - Справочник норм списания ГСМ
| Марка | Бензин на 100км, л | Дизельное топливо на 1 мото/час | Моторные масла, л/100 л, | Трансмиссионные масла, л/100 л | Специальные масла, л/100л | Пластичные смазки, кг/100 л |
| ВАЗ | 8,2 | 0,6 | 0,1 | 0,03 | 0,2 | |
| ПАЗ | 26 | 2,1 | 0,3 | 0,1 | 0,25 | |
| УАЗ | 16 | 2,2 | 0,2 | 0,05 | 0,2 | |
| ГАЗ-51 | 21,5 | 2,2 | 0,25 | 0,1 | 0,25 | |
| ГАЗ-53 | 22,5 | 2,1 | 0,3 | 0,1 | 0,25 | |
| МТЗ-82 | 7,9 | 3,2 |
|
|
|
Далее создаем приходный ордер поступления ГСМ.
Таблица 5- Приходный ордер
| Приходный ордер | 1 | 11 ноября 2011 г. | ||||
| номер | дата | |||||
| От кого | ООО "Лукойл" | |||||
| Кому | ООО "Ладыгино" | |||||
| Вид хозяйственной операции | поступление от поставщиков | |||||
| № п/п | Наименование ТМЦ | Номенклатурный номер | Ед. измерения | Кол-во | Цена (руб. коп) | Сумма (руб. коп) |
| 1 | Бензин А-80 | 1031001 | л | 2500 | 18 | 45000 |
| 2 | Бензин А-92 | 1031002 | л | 1000 | 20 | 20000 |
| 3 | Бензин А-95 | 1031003 | л | 500 | 25 | 12500 |
| 4 | Дизтопливо | 1031004 | л | 2500 | 20 | 50000 |
| 5 | Автол | 1031005 | л | 500 | 50 | 25000 |
| 6 | Тосол | 1031006 | л | 500 | 60 | 30000 |
| Итого | 182500 | |||||
Столбец В и С заполняем
=’Справочник 1’!А5 с размножением данной функции.
В ячейке G8 создаем формулу =E8*F8, которую так же размножаем.
В ячейке G8 создаем формулу G14, создаем формулу =СУММ(G8:G13).
В ячейке «Дата» путем на применение «Формат»→«Ячейка»→«Число»→«Дата» выбираем вид даты и поэтому, заполняя дату числами 11.11.11 получаем «11 ноября 2011 г.»
Ведомость выдачи ГСМ создаем по типу предыдущих таблиц.
Марка автомашины заполняется
='Справочник 2'!А5 и т. п.
Количество км и мото/час заполняется вручную, а так же количество фактически выданного ГСМ.
Норма расхода ГСМ заполняется с помощью функции ЕСЛИ=ЕСЛИ(С4-'Справочник 2'!А5;'Справочник 2'!В5) и т. п.
Расход по норме =D4*E4/100 и т. п.
В конце по каждому виду ГСМ подсчитываются итоги =СУMM(G4:G9) и т. п.
Таблица 6 - Ведомость выдачи ГСМ
| № п/п | ФИО | Марка автомашины, трактора | Количество км, мото/час. | Норма расхода | Расход по норме | Фактически выдано | Перерасход(+), экономия (-) | |||
| Бензин А-80 | Бензин А-92 | Дизтопливо | Автол | |||||||
| 1 | Иванов А., А. | ВАЗ | 5000 | 8,2 | 410 | 500 | 3 | |||
| 2 | Петров К. А. | ПАЗ | 3700 | 26 | 962 | 1000 | 21 | -38 | ||
| 3 | Сидоров М. М. | УАЗ | 3800 | 16 | 608 | 580 | 15 | 28 | ||
| 4 | Смирнов О. К. | ГАЗ-51 | 1200 | 21,5 | 258 | 300 | 3 | -42 | ||
| 5 | Демидов О. П. | ГАЗ-53 | 2300 | 22,5 | 518 | 520 | 15 | -3 | ||
| 6 | Ковалев В. Н. | МТЗ-82 | 150 | 7,9 | 1185 | 1200 | -15 | |||
| 2400 | 500 | 1200 | 57 | |||||||
|
|
|
Кроме того, в последнем столбце производится расчет экономии или перерасхода топлива =F4-H4 и т. п.
На основании сформированных справочников и входных форм сформирован выходной документ на листе Оборотная ведомость по ГСМ.
Таблица 7 - Оборотная ведомость
| за период | Ноябрь 2011 | |||||||||
| месяц год | ||||||||||
| №п/п | Наименование ТМЦ | Номенклатурный номер | Остаток на начало 1.11.11 | Приход за ноябрь | Расход за ноябрь | Остаток на конец 30.11.11 | ||||
| к-во | сумма (руб.коп) | к-во | сумма (руб.коп) | к-во | сумма (руб.коп.) | к-во | сумма (руб.коп.) | |||
| 1 | Бензин А-80 | 1031001 | 1000 | 15000 | 2500 | 45000 | 2400 | 41143 | 1100 | 18857 |
| 2 | Бензин А-92 | 1031002 | 500 | 9000 | 1000 | 20000 | 500 | 9667 | 1000 | 19333 |
| 3 | Бензин А-95 | 1031003 | 0 | 0 | 500 | 12500 | 0 | 0 | 500 | 12500 |
| 4 | Дизтопливо | 1031004 | 1500 | 24000 | 2500 | 50000 | 1200 | 22200 | 2800 | 51800 |
| 5 | Автол | 1031005 | 0 | 0 | 500 | 25000 | 57 | 2850 | 443 | 22150 |
| 6 | Тосол | 1031006 | 0 | 0 | 500 | 30000 | 0 | 0 | 500 | 30000 |
| Итого | 48000 | 182500 | 75860 | 154640 | ||||||
Данные ячеек наименование ГСМ выбираются из Справочника №1, для этого в требуемой ячейке нажимается клавиша = и переходя в лист Справочник 1 выбирается нужный номенклатурный номер с помощью функции ВПР
=ВПР('Справочник 1'!А5;'Справочник 1'!А5:В5;1) и т. д.
Номенклатурные номера =ВПР(В7;'Справочник 1'!А5:В5;2) и т. д.
Остатки ТМЦ на начало отчетного периода забиваются вручную, а приход и расход переносятся из соответствующих документов функцией = или простым копированием.
=ВПР(С7;'Приходная ордер'!С8:G8;3) и т. l.
Сумма списания ГСМ рассчитываются на основании определения средней цены по формуле
=(E7+G7)/(D7+F7)*H7
Итоги по сумме на начало, приход, расход и остаток на конец рассчитываются на основании введенных формул
=D7+F7-H7; =E7+G7-I7
Количество строк оборотной ведомости увеличивается простой вставкой строки, с учетом заданных функций в каждой ячейке.
Для округления суммы задана функция 0.
Заключение
В программе Windows Office Excel 2003 разработана простая подсистема по учету ГСМ, которую можно усложнять по мере надобности, а именно увеличивать количество приходных и расходных документов, путем простого копирования листа, или копирования документа на данном листе.
|
|
|
Кроме того, на основании ведомости выдачи ГСМ можно рассчитать премию за экономию топлива, можно на основании шаблонов созданных документов создавать другие, например лимитно-заборные ведомости, акты на списание ТМЦ, накладные на внутреннее перемещение и т.д.
Созданные документы можно копировать в Windows Office Excel 2003 для последующей распечатки. Все справочники можно добавлять по мере необходимости.
Оборотную ведомость можно создать на весь год, путем копирования соответствующих столбцов, а затем для облегчения печати разбить на листы.
Windows Office Excel 2003 позволяет производить сортировку и расстановку информации по любому из столбцов по возрастанию и убыванию, суммы, количества, по алфавиту наименования ТМЦ и другим показателям с последующим составлением отдельной оборотной ведомости по выборке.
Windows Office Excel 2003 имеет возможность в целях сохранения информации от несанкционированного доступа ограничить доступ, или поставить пароль, кроме того можно поставить защиту на ячейки имеющие формулы или данные не требующие изменения. Созданную подсистему учета ГСМ можно изменять и улучшать практически до бесконечности.
Библиографический список
1. Емельянова Н.З., Партыка Т.Л., Попов И.И. Инфра - М.: Форум 2009г.
2. Гридасов А.Ю., Ивасенко А.Г., Павленко В.А. Кнорус: М.: 2009г.
3. Угринович Н.Д., Босова Л.Л., Михайлова Н.И. Практикум по информатике и информационным технологиям. - М.: ЛБЗ, 2001г. - 256С.
4. Шафрин Ю.А. Информационные технологии. В 2 ч. - М.: ЛБЗ, 1999г. - 336 с.
5. Информационные технологии в экономике: Учеб. пособие З.В. Архипова, В.А. Пархомов Иркутск: Издательство БГУЭП, 2003
|
|
|
