 |
Приказы по личному составу
|
|
|
|
Москва, 2010
1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ
СОСТАВУ
Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые контракты, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела.
Приём работников
Приём на постоянную работу обычно сопровождается составлением документов по следующей схеме:
Оформление на работу начинается с прочтения резюме и собеседования.
При положительных итогах собеседования работник пишет заявления, на котором руководитель пишет резолюцию для отдела кадров. В отделе кадров оформляется трудовой контракт с работником, который регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров:
| Регистраци-онный номер договора | Фамилия, имя, отчество | Должность (профессия | Дата заключения договора | Подпись работника и дата получения экземпляра договора | Дата и номер приказа (распоряжения о приёме на работу | Примече- ние (причины прекращения договора) |
Затем оформляется приказ о приёме на работу (3 экз.: 1 экз. – в дело с приказами; 2-й – в бухгалтерию для открытия лицевого счёта; 3-й – в личное дело). Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу и объявляется работнику под
расписку:
| № п/п | Дата | Порядковый номер приказа | Кто подписал (должность, фамилия) | Краткое содержание приказа |
На основании приказа заполняется личная карточка (форма Т-2), которая подлежит регистрации в журнале регистрации личных карточек Т-2:
|
|
|
| № п/п | Карточка Т-2 | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Должность |
На основании приказа также вносятся записи о приёме сотрудника в трудовую книжку. После этого сотруднику присваивают табельный номер и вносят запись в табель учёта использования рабочего времени о начале работы.
Резюме
Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о кандидате на должность в профессиональном отношении. Резюме имеет информационно-рекламный характер и не является документом, несущим правовую нагрузку. С помощью резюме осуществляют подбор персонала на любую должность. Данный документ является сравнительно новым для нашей страны и не подпадает под действие стандартов, поэтому жёстко закреплённой его формы не существует. Но в практике сложился базовый тип резюме, содержащий:основные данные
Ф.И.О., домашний адрес и телефон,
должность, на которую претендует кандидат,
образование,
трудовая деятельность,
научные достижения,
знание ПК и иностранных языков
специальные знания.
В процессе решения вопроса о приёме на работу заполняются и другие документы (личный листок по учёту кадров, автобиография), данные в которых подтверждаются документами (паспорт, диплом об образовании, трудовая книжка).
ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление о приёме оформляется рукописным способом на основе общего бланка. Заявление адресуется руководителю учреждения, предлог "от" при указании заявителя не употребляется. В заявлении о приёме на работу указываются адресные данные заявителя. Текст пишется в произвольной форме – важно указать должность, в какой отдел и с какого числа.. Заявление подписывается и датируется составителем.
После собеседования с будущим руководителем, на заявлении может быть зафиксирована резолюция, например: "Отдел кадров. Прошу оформить с 20.01.2003 на должность менеджера в отдел рекламы с окладом согласно штатному расписанию".
|
|
|
Заявление о приёме может быть выполнено традиционным способом согласно ГОСТ или в форме трафаретного бланка.
Такие заявления, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте ссылку на приложение (больничный лист, справка с места учёбы и др.).
Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика отпусков.
Трудовой договор
Контракт (договор, соглашение) - письменная форма закрепления партнёрских связей.
Различают учредительные, предпринимательские (хозяйственные) и трудовые договоры.
Трудовой контракт (договор) представляет собой соглашение между предприятием в лице его администрации и человеком, поступающим на работу.
При фактическом допущении человека к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее 3 дней с начала работы (ст. 61 ТК).
В соответствии с Трудовым Кодексом РФ (ст. 67) трудовой контракт должен заключаться только в письменной форме, в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются представителем администрации и работником и удостоверяются печатью. Один экземпляр остаётся в организации, другой - выдаётся на руки работнику.
Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Минтруда РФ от 14.07.1999 № 135.. Её можно использовать в качестве основы для разработки договоров, но с учётом условий ТК РФ и особенностей сторон договора.
По сроку действия трудовые контракты бывают:
- заключаемые на неопределённый срок (т.е. постоянно)
- на срок до 5 лет
Если в приказе о приёме на работу не указан срок, на который принят работник, то считается, что он принят на постоянную работу.
При заключении срочного трудового договора заранее определяется его продолжительность, до истечения которой работник не может расторгнуть его по своему желанию (кроме тяжёлой болезни, инвалидности и т.п.). По истечении срока такого договора действие его прекращается, но если же работник продолжает работать и никто не потребовал прекращения договора, считается что работник принят на постоянную работу.
|
|
|
Контрактная форма найма и оплаты труда может распространяться на следующие категории работников:
- на постоянных работников,
- на временных работников,
- работающих на основном месте работы,
- работающих по совместительству.
В трудовом контракте определяются основные обязанности работника в соответствии с должностью или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию.
При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:
- основания увольнения работника,
- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством,
- введение для работника полной материальной ответственности
Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае срок их хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, контакты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствуют приказы по личному составу.
При наличии приказов трудовые контракты хранятся 5 лет после увольнения работника.
Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляется приём на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приёмные, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречаются и смешанные формы, когда приём, перемещение и увольнение руководящего состава и служащих оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "о приёме на работу", "о переводе на другую работу", "об увольнении", "о нарушении" и т.п.
В сводных приказах по личному составу (содержащих сразу несколько распорядительных действий) заголовок формулируется обобщённо "По личному составу". Заголовок согласуется со словом "Приказ", поэтому пишется с маленькой буквы.
|
|
|
В приказах по личному составу констатирующая часть чаще всего отсутствует.
Распорядительными словами являются:
НАЗНАЧИТЬ (ЗАЧИСЛИТЬ)
ПЕРЕВЕСТИ
ПРЕДОСТАВИТЬ
ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ
ОСВОБОДИТЬ (УВОЛИТЬ)
Фамилия, указанная в приказе впервые, печатается заглавными буквами, а имя и отчество - строчными.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК..
К каждому пункту распорядительной части приказа должны быть ссылки: "Основание" (указываются документы, послужившие причиной назначения, увольнения или др.распорядительного действия) и "Ознакомлен". Подпись работника в графе "Ознакомлен" означает, что работник согласен с тем, что записано в этом пункте приказа. Отметка "Ознакомлен" особенно важна в приказах на увольнение, т.к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом
Приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров. Нумерация валовая с начала года. К номеру может добавляться буквенное обозначение л/с (по личному составу). Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 года. Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения и они формируются в самостоятельные дела.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Подписывает руководитель фирмы.
Приказ регистрируют и объявляют работнику под расписку в трёхдневный срок со дня подписания трудового договора. После ознакомления работник расписывается на подлинном экземпляре и ставит дату. Если он отказывается от подписания, факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного руководителя работника.
По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.
На основании приказа заполняется трудовая книжка, в неё вносится запись о приёме на работу и заполняется личная карточка (форма Т-2 или Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счёт работника.
Описанные выше приказы относятся к системе ОРД.
С 6 апреля 2001 года были введены унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, куда вошли и формы приказов по личному составу, удобные и для бухгалтерских целей. К таким унифицированным формам относятся:
|
|
|
Т-1 - "Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу
Т-1а - Приказ (распоряжение) о приёме работников на работу
Т-5 -"Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
Т-5а - "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
Т-6 --"Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику ";
Т-6а - -"Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам ";
Т-8 - "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;
Т-8а - "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками;
Т-9 – "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
Т-9а – "Приказ (распоряжение) о направлении работников в
командировку";
Т-11 – Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
Т-11а – Приказ (распоряжение) о поощрении работников.
С введением новых типовых межотраслевых форм традиционные формы приказов по личному составу не перестали применяться. Всё зависит от учётной политики организации.
Следует помнить, что коды по ОКУД унифицированных форм и коды традиционных приказов различаются:
| Наименование приказа | Код по ОКУД для типовых межотраслевых (унифицированных) форм приказов | Код по ОКУД для традиционных форм приказов |
| О приёме на работу | ||
| О переводе на другую работу | ||
| О предоставлении отпуска | ||
| О прекращении трудового договора | ||
| О поощрении |
Порядок применения унифицированных форм в автоматизированных системах управления установлен ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельности. Система первичных документов учёта кадров".
Трудовые книжки
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст.66 ТК)..
Трудовая книжка может впервые выдаваться с 16 лет, а по согласию с родителями – с 14 лет.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку под расписку в
Книге движения трудовых книжек и вкладышей к ним
| № | Дата приёма или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней | Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки | Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней | Профессия, специальность рабочего или служащего, на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней | Наименование цеха (отдела), куда зачислен рабочий или служащий | Дата и № приказа, на основании которого произведён приём рабочего или служащего | ||
| число | месяц | год | ||||||
продолжение таблицы
| Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку | Получено за заполнение трудовых книжек или вкладышей к ним | Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении | Расписка рабочего или служащего в получении трудовой книжки | |
| руб. | коп. | |||
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст.66 ТК).
Титульный лист
1. Необходимо быть внимательными при указании ФИО. Часто ошибки, например, в имени (Наталья вместо Наталия) делают трудовую книжку недействительной и спустя годы придётся доказывать (возможно через суд), что эта книжка принадлежит Вам.
2. Дата рождения человека должна указываться в соответствии с данными паспорта, т.е. цифрами указывать дату рождения, прописью месяц и четырьмя цифрами год рождения.
3. Словами записывают вид образования сотрудника (среднее, среднее специальное, высшее, незаконченное высшее). Если работник имел сначала одно образование, а потом получил другое, то первое зачёркивается тонкой чертой, и на
развороте трудовой книжки делается ссылка на документ об образовании, которая заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
4. Профессия, специальность указываются на основе документа об образовании в именительном падеже: механик, бухгалтер, экономист.
5. Дата заполнения проставляется сотрудником отдела кадров.
6.Подпись владельца трудовой книжки на титульном листе означает, что работник проверил правильность записей.
7. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, должна быть указана разборчиво.
8. Все записи на титульном листе должны быть удостоверены печатью организации, выдавшей трудовую книжку.
Сведения о работе:
Раздел "Сведения о работе" представляют собой таблицу из 4 граф:
графа 1 - № записи,
графа 2 - дата,
графа 3 - сведения о приёме, переводе, увольнении
граф 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
1. При поступлении на работу в гр.3 ставится штамп с названием организации (или пишется от руки название предприятия).
2.Проставляется очередной номер записи.
1. Указывается дата приёма: число, месяц и год – арабскими цифрами.
(Сведения о приёме на работу вносятся в трудовую книжку лишь по истечении пяти дней. Этот срок даётся работнику, чтоб он окончательно убедился в желании работать в этой организации. Если работник решит уволиться раньше, то запись об этой работе в трудовой книжке не делают, чтоб не прервался его трудовой стаж. Это связано с тем, что по закону, при повторном увольнении работника по собственному желанию в течение календарного года, его трудовой стаж прерывается.)
4. Запись в третьей графе делается на основании приказа: указывается должность и отдел.
В дальнейшем в этот раздел могут вноситься сведения о переводах; переименованиях должностей, отделов и т.п., присвоении разрядов и увольнении работника.
При увольнении указывается причина увольнения и ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса
Запись об увольнении должна заверяться подписью должностного дица, ответственного за ведение трудовых книжек. (Реквизит "подпись" должен состоять из трёх элементов – названия должности, личной подписи и расшифровки подписи. Однако традиционно большинство российских организаций элемент "расшифровка подписи" не оформляют.). Затем проставляется печать организации.
По Постановлению от 16.04.2003 после этого проставляется подпись владельца трудовой книжки, что означает, что работник ознакомился со всеми записями.
4. В четвёртой графе делается ссылка на распорядительный документ, его номер и дату, на основании которого сделана запись в трудовой книжке. Название распорядительного документа должно быть указано полностью (приказ, а не "пр.")
Раздел "Сведения о награждениях"
В этот раздел вносятся сведения о поощрении за особые трудовые заслуги:
Государственные награды и почётные звания РФ.
Особые трудовые заслуги – это трудовая активность работника с такими результатами, которые имеют значение не только в организации, в которой он работает, но и в масштабах государства.
Кроме того вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе, полученные работником вы в организациях.
Поощрения применяются при проявлении работником активности с положительным результатом за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу и другие достижения в работе.
Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих свои обязанности (ст.191 ТК):
- объявляет благодарность;
- выдаёт премию;
- награждает ценным подарком;
-награждает почётной грамотой;
- представляет к званию лучшего по профессии.
Все эти действия оформляются приказами. Основанием для составления являются докладные записки (представления) руководителей структурных подразделений, в котором работает сотрудник.
|
|
|
