СЭД с поддержкой ЭЦП: в чем выгоды

Основная отличительная черта СЭД с поддержкой ЭЦП от СЭД без таковой поддержки состоит в том, что электронные документы, снабженные ЭЦП, являются доказательствами: они документируют решение или какой-либо

факт. Если при возникновении конфликтной ситуации существует электронный документ, подписанный ЭЦП, то на его основе можно провести расследование внутри организации, а при необходимости — и с привлечением третьей стороны (например, в арбитражном суде). СЭД, не предусматривающие ЭЦП, такой возможности не предоставляют.

Пользователи СЭД без ЭЦП вынуждены доверять системе, системным администраторам, другим участникам работы с документами, причем без каких-либо веских на то оснований. При наличии же ЭЦП основания для доверия есть — это криптографические алгоритмы и протоколы.

Доказательность электронных документов имеет два важных следствия:

• возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;
• отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

Принятие федерального закона “Об электронно-цифровой подписи” стало точкой отсчета для введения в оборот термина “юридически значимый электронный документооборот”. Сейчас этот термин трактуется весьма широко, что часто вызывает недоразумения во взаимоотношениях заказчиков и разработчиков СЭД. Чтобы лучше понять этот термин, необходимо развеять некоторые заблуждения, касающиеся применения ЭЦП в СЭД и обеспечения юридической значимости документа: по сути электронный документ без ЭЦП существовать не может. Если ЭЦП не применяется, то можно говорить лишь об электронном образе документа и не более того. Никакие графические образы подписи на документе (например, отсканированный бумажный оригинал) не могут рассматриваться как аналог собственноручной подписи. Более того, подобная практика вредна, поскольку создает иллюзию защищенности системы и ее участников;

Важно понимать, что ЭЦП не обеспечивает конфиденциальность электронного документа. Эту задачу решает шифрование, которое, в свою очередь, никакого отношения к обеспечению юридической значимости документа не имеет. В случае совместного использования ЭЦП и шифрования нужно учитывать, что для того, чтобы ЭЦП была юридически значимой, пользователь должен видеть и понимать, чтo он подписывает. Поэтому необходимо вначале создать ЭЦП, а уж затем зашифровать документ, который перед проверкой подписи должен быть расшифрован;

С определенностью можно констатировать, что на сегодняшний день нормативно-правовая и техническая база для реализации юридически значимого электронного документооборота в масштабах государства в нашей стране еще не создана. Тем не менее даже в рамках имеющегося законодательства и технической базы можно реализовать внутренний юридически значимый электронный документооборот в работе отдельно взятой организации или нескольких компаний, входящих в одну структуру, — корпоративный электронный документооборот.

Уже сегодня многие внутренние документы организации можно перевести в электронный вид (например, служебные записки, заявки на выделение денежных средств, различные внутренние отчеты, поручения и т. п.). Необходимо разработать нормативно-правовую базу организации, регламентирующую применение ЭЦП. Такой регламент обеспечит электронным документам юридическую силу — возможность представлять их в суде в качестве доказательства. Безусловно, небольшая правоприменительная практика вносит некоторые ограничения в применение ЭЦП, но не является принципиальным барьером для построения в отдельной компании внутреннего юридически значимого электронного документооборота.