 |
Подготовка, оформление, порядок движения документов в уголовно-исполнительной системе
|
|
|
|
План
Введение
Понятие, содержание и виды делопроизводства в уголовно-исполнительной системе
Подготовка, оформление, порядок движения документов в уголовно-исполнительной системе
Порядок рассмотрения документов органами уголовно-исполнительной системы
Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах уголовно-исполнительной системы
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.
В процессе управленческой деятельности органы и подразделения уголовно-исполнительной системы получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.
С точки зрения технологии процесс управления представляет собой, прежде всего, процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации.
Известно, что работы по документированию выполняются различными сотрудниками уголовно-исполнительной системы. Составлением и исполнением документов занимается весь их основной состав. Объем знаний по документированию у разных категорий работников различен, но знание общих требований к документам и порядку работы с ними обязательно для каждого сотрудника.
Актуальность данной темы контрольной работы обуславливается также недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в государственных органах уголовно-исполнительной системы. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование.
|
|
|
Цель контрольной работы - рассмотреть осуществление делопроизводства в уголовно-исполнительной системе.
Понятие, содержание и виды делопроизводства в уголовно-исполнительной системе
Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В уголовно-исполнительной системе также проводится работа по совершенствованию делопроизводства.
В процессе деятельности уголовно-исполнительной системы создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники подразделений уголовно-исполнительной системе должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.
Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать определенным требованиями прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.
|
|
|
В Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, утвержденной Приказом ФСИН России от 7 марта 2012 г. N 149 указано: "Документооборот - это движение с момента их создания или получения документа до завершения его исполнения, помещения его в дело или отправки".
Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.
Основные функции делопроизводства в уголовно-исполнительной системе заключаются в решении следующих задач:
. Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.
. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.
. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.
. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.
. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.
Документы - это официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждений и органов УИС.
Управленческие документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными ГОСТ. Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).
|
|
|
Основные группы ОРД:
организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);
распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);
справочно-информационные (письма, акты, справки и др.).
К подготовке документов предъявляются следующие требования:
юридические (подзаконность, полномочность и др.);
информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);
организационные (реквизиты и гриф).
Подготовка, оформление, порядок движения документов в уголовно-исполнительной системе
Документы, создаваемые в учреждениях или органах УИС, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа, имеет следующие размеры полей:
левое - 30 мм;
правое - 12,5 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.
В учреждениях и органах УИС применяются бланки с воспроизведением геральдического знака - эмблемы ФСИН России.
Бланки печатаются с применением электронно-вычислительных машин или изготавливаются типографским способом.
В учреждениях и органах УИС предусмотрено использование следующих видов бланков:
|
|
|
бланк письма;
бланк приказа;
бланк распоряжения.
Бланки на основе углового расположения реквизитов используются для оформления служебных писем.
Бланки на основе продольного расположения реквизитов используются для оформления приказов, распоряжений.
Изображение геральдического знака - эмблемы ФСИН России на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле бланка над серединой строк наименования Федеральной службы исполнения наказаний, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.
Для каждого вида бланков устанавливается определенный состав реквизитов:
Для бланка письма учреждения или органа УИС:
геральдический знак - эмблема ФСИН России;
федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний;
полное наименование учреждения или органа УИС;
сокращенное наименование учреждения или органа УИС;
справочные данные: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона и факса, адрес электронной почты;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС:
геральдический знак - эмблема ФСИН России;
федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний;
полное наименование учреждения или органа УИС;
сокращенное наименование учреждения или органа УИС;
вид документа: приказ (распоряжение);
место издания приказа (распоряжения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с применением краски черного цвета.
Движение документов в учреждениях и органах УИС с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков:
входящий;
исходящий;
внутренний.
Доставка документов в учреждениях и органах УИС осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связи.
Прием и первичная обработка поступающих в учреждения и органы УИС документов осуществляется службой делопроизводства.
Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в учреждения или органы УИС документы в рабочее время принимаются работниками службы делопроизводства и регистрируются в журналах учета документов или электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.
|
|
|
В вечернее время (после 18.00 - в понедельник - четверг, после 17.00 - в пятницу), выходные и нерабочие праздничные дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы учреждения или органа УИС (далее - оперативный дежурный), регистрируются в журнале учета пакетов и по возможности оперативно передаются в службу делопроизводства для регистрации.
Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления службой делопроизводства. Поступившие документы регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале учета входящих документов или в электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.
В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан и др. - в течение трех дней.
Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который оформляется службой делопроизводства.
|
|
|
