 |
Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах уголовно-исполнительной системы
|
|
|
|
Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах УИС может быть рассмотрено как общее и специальное. Первое определяет общие особенности регулирования делопроизводства в организациях, второе - непосредственно отражает специфику организации и осуществления делопроизводства в органах УИС.
В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты нормативно-методические документы общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления.
Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет ГК РФ, который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности.
Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст.16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".
|
|
|
В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере - стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:
национальные стандарты;
правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:
национальные стандарты;
правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты организаций.
В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов.
На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.
|
|
|
Постановлением Правительства РФ утверждены правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: "Общие понятия", "Делопроизводство" и "Архивное дело".
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
|
|
|
Принятая в работе с документами терминология нормативно закреплена в ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.
Среди них:
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;
правила формирования дел в делопроизводстве;
организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
порядок выделения документов к уничтожению;
оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения в Основных правилах связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.
В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.
Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).
|
|
|
Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в органах УИС составляют законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, государственных стандартов Российской Федерации, а также нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила работы со служебными документами.
Важнейшие значение для организации делопроизводства в УИС имеют Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, утвержденной Приказом ФСИН России от 7 марта 2012 г. N 149.
Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Заключение
документ оформление архив
Систему делопроизводства в органах УИС можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно:
) документирование деятельности органов УИС;
) организация работы с документами по всем направлениям деятельности органов УИС;
|
|
|
) кадровое обеспечение делопроизводства в органах УИС;
) правовое и методическое обеспечение делопроизводства в органах УИС;
) материально-техническое обеспечение делопроизводства в органах УИС.
Документирование деятельности включает в себя составление, исполнение и оформление документов (заголовки, подписи, даты) и заключается в записи по установленным формам необходимой для деятельности УИС информации. Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Чтобы какая-либо информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности, закрепленная на специальном материале, приобрела силу документа, необходимо, чтобы эта информация носила официальный характер.
Специфика деятельности органов УИС и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов. Конкретное содержание качества, его характеристики непостоянны и зависят от выполняемых функций и условий функционирования.
Высокое качество документов способствует реализации принципа законности в деятельности органов УИС и повышению результативности контролирующих органов, так как для сравнения запланированного и фактического состояния дел, выявления причин невыполнения поставленных задач аналитическая деятельность нуждается в высококачественных документах, что, в свою очередь, играет позитивную роль в совершенствовании деятельности органов УИС.
Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности органов УИС, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами.
Порядок документирования, характер и количество создаваемой документации во многом определяют систему организации документации. От того, как организованы документы в делопроизводстве, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, во многом зависит качество документирования, его оперативность.
Для оптимальной работы органов УИС необходимо, чтобы все полученные и созданные документы были соответствующим образом организованы, этой цели служат: организация документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам органов УИС, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение перечисленных этапов организации работы с документами в органах УИС влечет несвоевременное исполнение документов, утерю служебной документации, волокиту при получении необходимой для функционирования органов УИС архивной и оперативной (текущей) информации.
Список используемой литературы
1. Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, утвержденной Приказом ФСИН России от 7 марта 2012 г. N 149// Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 20012 г. N 25.
. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2010.
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2011.
. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 // СПС "Консультант Плюс".
. Конституция Российской Федерации принятая всенародным голосованием от 12.12.1993 г. (с учётом поправок внесённых Законом РФ о поправках Конституции РФ от 30.12.2008 №7-ФКЗ) // №7, 21.01.2009.
. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. //Российская газета. 1995. 22 февраля.
|
|
|
