Использование личного автотранспорта работника для командировки

Что касается использования личного автотранспорта работника для нужд нанимателя, то, вообще говоря, по такому договору может использоваться как легковой, так и грузовой автомобиль. Однако осуществлять перевозки на грузовом автомобиле работника нанимателю все же не стоит. Поясним сказанное.

Согласно п. 13 Правил дорожного движения, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь от 28.11.2005 № 551 «О мерах по повышению безопасности дорожного движения», водители механических транспортных средств, принадлежащих юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, транспортная деятельность которых подлежит лицензированию, обязаны, кроме прочих документов, иметь при себе и предъявлять работникам ГАИ и Транспортной инспекции Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь лицензионную карточку на транспортное средство и транспортные документы.

В соответствии с Инструкцией о порядке выдачи и использования лицензионных карточек на транспортные средства, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 30.10.2003 № 50, для получения лицензионной карточки на автотранспортное средство (в случае, когда это транспортное средство не находится в собственности лицензиата) необходимо представить в Транспортную инспекцию Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь заверенные в установленном порядке копии документов, подтверждающих право владения или пользования ими.

Поскольку договор об использовании личного автомобиля в целях нанимателя не предполагает права владения данным автомобилем юридическим лицом или пользования им (в гражданско-правовом смысле), то и получение лицензионной карточки в этом случае является невозможным. Следовательно, для осуществления грузоперевозок (лицензируемой деятельности) организации следует заключить с работником договор аренды транспортного средства.

С учетом сказанного в дальнейшем мы будем говорить только об использовании личного легкового транспорта работника для нужд нанимателя.

Как было указано выше, работнику, направляемому в служебную командировку на автомобиле, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов возмещаются в полном объеме в размере стоимости, указанной в представленных подлинных документах. Но означает ли это правомерность их отнесения на себестоимость в том же размере?

Согласно разъяснению Министерства экономики Республики Беларусь от 05.09.2001 № 13-13/4898 и Министерства финансов Республики Беларусь от 05.09.2001 № 15-9/700 «О порядке включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат по специальным и служебным легковым автомобилям» (далее - Разъяснение) к расходам на содержание служебного легкового автотранспорта, кроме специального, в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.05.1999 № 638 (далее - Постановление № 638) относятся:

- стоимость горюче-смазочных материалов;

- расходы на проведение всех видов ремонта;

- расходы на проведение технического осмотра и технического обслуживания транспортного средства.

В п. 1 Разъяснения сказано, что Постановлением № 638 установлена обоснованность включения юридическими лицами и их обособленными подразделениями в себестоимость продукции (работ, услуг) расходов на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм. Расходы же на содержание служебного, кроме специального, легкового автотранспорта и на использование для служебных поездок личного легкового автотранспорта сверх установленного количества и норм согласно Разъяснению осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении юридических лиц и их обособленных подразделений.

Следует отметить, что данная норма Разъяснения устарела и уже не соответствует действующему законодательству.

Во-первых, внесены изменения в само Постановление № 638. Согласно его положениям юридические лица и их обособленные подразделения включают в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении (а не в себестоимость, как раньше), расходы на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм. Во-вторых, такой категории, как «прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия», в действующем законодательстве больше не существует.

Следовательно, об ограничениях, связанных с отнесением расходов на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта, можно говорить только при определении налогооблагаемой прибыли и ценообразовании, а для целей бухгалтерского учета расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, использованных при служебной командировке на легковом автомобиле, относятся на себестоимость в полном объеме в размере стоимости, указанной в представленных документах. Разумеется, если при этом не нарушены линейные нормы расхода топлива и нормы расхода смазочных материалов, установленные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь для конкретного автомобиля. Для определения точных норм расхода топлива на автомобили, коэффициентов корректирования линейных норм расхода топлива в зависимости от условий их эксплуатации, а также норм расхода смазочных материалов организациям следует руководствоваться Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 и вступившей в силу с 1 марта 2009 г.