 |
Документация по операциям банков
|
|
|
|
Документация и документооборот в банках
1. Документация по операциям банков.
2. Организация документооборота.
Документация по операциям банков
Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от организаций, от других банков, а также составляются в учреждениях банков и содержат необходимую информацию о характере операции, позволяющую проверять их законность и осуществлять банковский контроль.
Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию. Большой объем и многообразие банковских операций требуют рациональной организации банковской документации. В условиях автоматизации учета документы должны быть приспособлены для обработки на машинах. Это достигается путем стандартизации и унификации форм документов.
Для составления документов используются стандартные бланки установленной формы, изготовленные типографским способом. Допускается составление денежно-расчетных документов на ЭВМ без применения типографских бланков (но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных стандартной формой бланка по данной операции).
Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами Основные реквизиты документов, применяемых в банках, регламентированы Положением о расчетных документах, в котором предусмотрены также правила и сроки оформления документов, ответственность подписавших их должностных лиц.
Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:
• название документа;
|
|
|
• номер формы;
• номер документа и дата его выписки;
• наименование и местонахождение предприятий-плательщиков и получателей средств в обслуживающих их учреждениях банков;
• номера счетов в банке;
• назначение платежа (содержание операции, при необходимости – основание ее совершения);
• суммы операций;
• коды для обработки информации на вычислительных машинах;
• подписи доверенных лиц клиента и оттиск его печати;
• подписи работников банка, проверивших документы.
Реквизиты в документах расположены таким образом, чтобы облегчить контроль за содержанием операции и перенос информации с них в вычислительные машины. В правой части бланков документов сосредоточиваются сведения, необходимые для ввода в компьютер. Все документы должны быть правильно и четко оформлены, и поэтому их заполнение производится на машинах: пишущих, фактурных, электронных. Кассовые документы (объявления на взнос наличными, квитанции в приеме наличных денег) заполняются от руки.
Все документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь бухгалтерскую проводку, то есть обозначение балансовых, внебалансовых и лицевых счетов, по которым проводятся суммы. Для сокращения количества бухгалтерских записей по операциям, имеющим массовых характер, применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций: сводные платежные поручения и требования, сводные ордера. В сводных ордерах, если к ним прилагаются первичные документы, делается ссылка на количество приложенных документов; составляются они на клавишных вычислительных машинах без применения типографских бланков и имеют вид описей первичных документов. Количество экземпляров денежно-расчетных документов должно быть достаточным для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам. Кроме того, к выпискам из этих лицевых счетов, как правило, прилагаются их копии. Сводные документы выписываются с копией, разрезаемой, на части по лицевым счетам.
|
|
|
Все документы по месту их формирования подразделяются на:
• банковские – составляемые учреждениями банков;
• клиентские – поступающие от предприятий, организаций и учреждений.
К банковским документам относятся: авизо по МФО, мемориальные, кассовые ордера, распоряжения кредитного отдела по результатам регулирования или проверки обеспечения задолженности по ссудным счетам, распоряжения о выдаче кредита на оплату расчетных документов и на завершение зачетов.
К клиентским документам относятся: платежные поручения, требования-поручения, чеки, реестры, заявления о выдаче ссуд, срочные обязательства по ссудам, объявления о взносе наличных денег.
Кроме того, все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых банковских операций подразделяются на:
• кассовые;
• мемориальные;
• внебалансовые.
Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными. К приходным кассовым документам относятся: объявления клиентов на взнос денег в кассы банков; перепроводительные ведомости к сумкам с денежной выручкой, инкассируемой банками; приходные кассовые ордера; квитанции в приеме денег.
Взносы наличных денег в кассы банка оформляются объявлениями разных форм в зависимости от видов платежей. Они отличаются друг от друга составом реквизитов и количеством экземпляров в комплекте, что обусловлено особенностями документооборота. Хозяйственные организации при взносе наличных денег заполняют комплект документов, состоящий из объявления, ордера в кассу и квитанции. При взносе наличных денег, зачисляемых в доходы государственного бюджета, применяется форма, содержащая данные бюджетной классификации.
При уплате штрафов указываются также: дата и номер постановления о наложении штрафа, наименование органа, его наложившего.
К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера. Чеки делятся на предъявительские и именные. Чековые книжки выдаются клиентам учреждениями банков по их заявлениям. На каждом бланке книжки учреждениями банка указываются наименование клиента – владельца счета и учреждения банка, выдавшего чековую книжку. Чеки заполняются клиентами, а в чековой книжке остается корешок с указанием: кому, когда и в какой сумме выдан чек. Корешок чеков используется для последующего контроля. Чеки подписываются правомочными должностными лицами предприятий, организаций и учреждений и скрепляются оттиском печати. Образцы подписей и оттиска печати представляются банку при открытии счетов.
|
|
|
Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки должны быть обязательно заполнены чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование учреждения банка в чеках могут обозначаться штемпелями. На документах, представляемых в банк для оформления операций, указывается дата их составления. Кроме того, на объявлениях о взносе наличных денег, платежных требованиях и реестрах платежных требований должна быть указана дата фактического представления их в банк. Если клиентом названа другая дата, то она исправляется банком на всех экземплярах. Документы должны содержать четкое изложение сущности операций.
Чековые книжки и бланки квитанций учреждения банков получают на основании ежегодных отчетно-требовательных ведомостей на бланки строгой отчетности. Рассылка отделениям и агентствам чековых книжек производится управлениями банков, которые получают их от полиграфических предприятий Госзнака. Учреждения банков осуществляют строгий контроль за выдачей чековых книжек и бланков квитанций, что обеспечивает правильность их использования, а также своевременное и полное отражение их в бухгалтерском учете. Чековые книжки выдаются на основании письменного заявления владельца счета, которое представляется операционному работнику, ведущему счет данного клиента.
Расходные кассовые ордера применяются при совершении внутрибанковских операций (выплата заработной платы работникам банка, авансов, выпуск денег в обращение). Расходными кассовыми ордерами оформляются и такие операции с клиентами, как выдача вкладов. Приходные кассовые ордера используются при возврате подотчетных сумм, изъятии денег из обращения.
|
|
|
Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы (унифицированные формы), представляемые банку клиентами (платежные поручения, требования-поручения, расчетные чеки, заявления на открытие аккредитивов и др.).
Платежные требования-поручения выписываются продавцами (или грузоотправителями от их имени) и представляются в банк для получения денег от покупателей, заказчиков на условиях предварительного акцепта.
Унифицированные бланки платежных требований-поручений используются также для составления реестров товарно-транспортных документов, оплачиваемых с аккредитивов, и инкассовых поручений на принудительное взыскание платежей. Бланки платежных поручений помимо основного их назначения – приказа плательщика о перечислении средств с его счета на счет получателя денег – используются также при выдаче лимитированной чековой книжки для депонирования денег в сумме лимита на отдельном счете.
Авизо по межфилиальным расчетам используются в качестве извещения одного филиала банка другому о выполнении операции. Мемориальные ордера используются для оформления операции при частичной оплате платежных требований-поручений, частичном погашении ссуд, перечислении остатков субсчетов.
Книжки денежных и расчетных чеков, квитанции для оформления платежей в доходы государственного бюджета являются бланками строгой отчетности; они печатаются типографским способом, каждый бланк обязательно пронумерован. Для учета бланков строгой отчетности используется внебалансовый счет 9984 “Бланки строгой отчетности”.
К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера.
Этими документами оформляются прием и выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.
Документы, используемые в банковском учете, составляются методом мультипликации, т.е. в таком количестве экземпляров, которое достаточно для отражения операции по всем затронутым счетам. Так, продавец выписывает платежное требование поручение в четырех экземплярах: первый для учета расчетов у себя, второй – в обслуживающем его учреждении банка, третий – у покупателя и четвертый – в учреждении банка, обслуживающем последнего.
При частичной оплате расчетных документов иногородних поставщиков выписывается мемориальный ордер в трех экземплярах:
|
|
|
первый экземпляр – для оформления платежа в банке плательщика;
второй – извещение плательщику (прилагается к выписке из его счета);
третий – для извещения банку поставщика (прилагается к посылаемому ему авизо по МФО).
Все экземпляры документов должны заполняться на машинах в один прием под копирку, на самокопирующей бумаге или путем размножения подлинников, изготовленных на электронных вычислительных машинах, на множительно-копировальных аппаратах, что обеспечивает идентичность всех экземпляров. Не допускается внесение в денежно-расчетные документы каких-либо изменений сумм, наименований клиентов и номеров их счетов. Работники банка в необходимых случаях могут исправлять в платежных требованиях и поручениях, используемых в качестве мемориальных документов, указанные клиентами номера счетов на номера других счетов тех же клиентов (например, номер расчетного счета на номер ссудного счета).
Все кассовые и мемориальные документы, служащие основанием для совершения банковских операций, должны иметь подписи должностных лиц учреждений банков, оформивших и проверивших их. На документах по операциям, не требующим дополнительного контроля, достаточно одной подписи ответственного исполнителя. Подписями работников банка оформляются экземпляры документов, предназначенные для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также приложения к выпискам из счетов, направляемых их владельцам. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа. Право личной подписи денежно-расчетных документов независимо от их сумм предоставляется ответственным исполнителям. На кассовых документах обязательна подпись кассира.
Право контрольной (первой) подписи денежно-расчетных документов, подлежащих дополнительному контролю, принадлежит руководителям, главным бухгалтерам учреждений банков и их заместителям. В установленных случаях денежно-расчетные документы снабжаются также переводным ключом, оттиском гербовой печати. Образцы подписей работников банка с указанием характера (единоличная или контрольная подпись) даются всем кассовым, операционным и другим работникам, проверяющим документы.
Кассиры до приема денег от клиентов по их объявлениям проверяют на них наличие подписи ответственного исполнителя, а до выдачи денег по чекам – наличие на чеке подписи ответственного исполнителя и разрешительной подписи контролера.
При зачислении средств на счет получателя ответственный исполнитель проверяет наличие на копии платежного поручения, требования или мемориального ордера подписи ответственного исполнителя, ведущего счет плательщика. Эта подпись свидетельствует о законности операции и подлинности документа.
Некоторые операции подвергаются дополнительному контролю и поэтому подписываются после ответственных исполнителей старшими по должности работниками банка. К таким операциям относятся: перевод денег уполномоченным предприятий, выдача вкладов гражданам, выплата пени и некоторые другие выплаты. Все чеки на выплату наличных денег и расходные кассовые ордера повторно проверяются специальным контролером. Кассовые работники подписывают все кассовые документы и те внебалансовые ордера, по которым ценности и документы принимаются и выдаются кассой.
Ряд операций совершается только при наличии на денежно-расчетных документах контрольной подписи главного бухгалтера или его заместителя. Так, главный бухгалтер подписывает все документы по операциям, производимым по счетам клиентов без их поручений или требований и распоряжений кредитно-планового отдела, а также документы по внутрибанковским операциям, исправительные ордера. Все документы по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой подписываются главным бухгалтером, а по эмиссионным операциям - и управляющим учреждением банка.
После отражения денежно-расчетных документов по аналитическому и синтетическому учету и сверке записей документы за день формируются и брошюруются для хранения. В отдельные папки группируются кассовые документы бухгалтерии, подобранные по восходящим номерам дебетованных балансовых счетов, корреспондирующих со счетом кассы, и внебалансовые ордера по операциям с ценностями и документами, хранящимися в кладовой банка.
Формирование мемориальных документов осуществляется операционным работником по поручению главного бухгалтера. Документы для оформления подбираются в возрастающем порядке номеров по дебету одного балансового счета, а за ними – документы по дебету двух и более счетов.
Сюда помещаются также внебалансовые ордера по операциям, не проходящим через кассу.
Сброшюрованные документы подсчитываются, сумма их сверяется с итогом оборотов в сводке оборотов, включая обороты по приходу и расходу кассы; лента подсчета прилагается к документам.
Мемориальные документы и приложения u1082 к ним должны иметь сквозную нумерацию. Папка с документами за день снабжается указанием их количества и общей суммы, которая сверяется с итогами сводки оборотов задень, подписями работника, формировавшего документы, и главного бухгалтера.
В отдельные папки помещаются документы по внутрибанковским, эмиссионным операциям, операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, документы с длительными сроками хранения (по ссудам индивидуальным заемщикам, вкладам граждан и др.).
На лицевой стороне общей папки кассовых и мемориальных документов указываются данные о сумме документов, находящихся в отдельных папках. Для обеспечения сохранности кассовые документы в течение года и мемориальные – в течение месяца хранятся в кладовой банка или в несгораемом шкафу. Справки по документам можно навести с разрешения главного бухгалтера или его заместителя. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, арбитража и вышестоящего учреждения банка, оформив акт изъятия.
|
|
|
