Организация документооборота

Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счета банка в бухгалтерском учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.

Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило непосредственно ответственным исполнителям.

Расчетные документы, оплачиваемые со ссудных счетов и счетов финансирования, а также документы на оплату товаров, реализуемых мелким оптом, подлежащие предварительному контролю, сдаются в кредитный отдел для получения разрешительной подписи на их оплату, а затем передаются в операционные отделы.

Порядок прохождения документов по структурным подразделениям учреждений банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными Правилами документооборота и контроля. При выполнении кассовых операций приходные кассовые документы отражаются в учете после приема денег кассой. Наличные деньги выплачиваются по расходным кассовым документам после отражения их по счетам бухгалтерского учета. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы сначала проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции, правильности оформления и возможности оплаты исходя из фактического наличия денежных средств. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию. Первые экземпляры документов используются как основание для совершения бухгалтерских записей и хранятся и банке в качестве оправдательных.

Все кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю.

Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям организуют следующим образом.

Ответственный исполнитель на основании кассового расходного документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Одновременно проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, а также номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, после чего документ передается контролеру.

В необходимых случаях сумма выдачи отражается ответственным исполнителем в оперативном учете. При выдаче денег на заработную плату сумма чека регистрируется в специальной карточке, открываемой для контроля за расходованием фондов заработной платы контролер также проверяет правильность оформления документов и записывает их сумму в расходный кассовый журнал, после чего документы направляются в кассу для выдачи наличных денег.

Документооборот по приходным кассовым операциям обеспечивает зачисление сумм на счета только после фактического поступления денег в кассу. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, регистрируется им в кассовом журнале и передается в кассу вместе с выписанной квитанцией.

Получив обратно из кассы ордер из комплекта бланков (форма 0402001) с подписью кассира о приеме денег, ответственный исполнитель проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее, образцу, после чего документ используется как основание для записей в лицевых счетах.

Для своевременного выполнения банковских операций предусмотрены следующие правила:

1) Все документы, принятые от клиентов в течение операционного времени (3,5 – 4 ч), должны быть в тот же день отражены на счетах баланса банка. На оплату обращаются остатки средств на начало дня и новые поступления; поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачи переводов на телетайпные установки и телеграф предусмотрены в графике по мере оформления расчетных документов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно в первой половине рабочего дня;

2) Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков, в тот же день передаются представителю учреждения.

В связи с ведением бухгалтерского учета и обработкой банков информации на ЭВМ имеются некоторые особенности в организации документооборота и передаче информации на ВЦ. В учреждениях банков, учет которых ведется на ВЦ с использованием ЭВМ, формируется группа контроля из специально подготовленных учетно-операционных работников. В названную группу направляются все денежно-расчетные документы после их обработки ответственными исполнителями для проверки полноты и правильности необходимых реквизитов, в том числе номеров счетов клиентов и корреспондентов и наличия подписей работников банка.

В каждом отделении банка составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов как в операционное, так и в послеоперационное время. В операционное время производится обработка документов поступивших от местных клиентов, иногородних и одногородних учреждений банков до его завершения. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.

По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки.

Для ускорения документооборота и обеспечения равномерной операционной нагрузки устанавливается ступенчатый график рабочего времени банковских работников разных подразделений.

Работники экспедиции, групп инкассо начинают работу раньше ответственных исполнителей, чтобы к началу рабочего дня последних подготовить документы, поступившие от предприятий связи.

Прием документов производится непосредственно в операционное время рабочего дня.

Остальное время дня используется для проверки составленных за день учетных материалов, заключения операций за текущий день и подготовки к операциям следующего дня.

Документы по ссудным операциям передаются кредитными работниками ответственным исполнителям в начале рабочего дня.

Ускорению внутреннего документооборота способствует четко организованная связь между отдельными структурными подразделениями учреждения банка, а также между операционными бригадами и отдельными работниками. В этих целях используются различные средства оргтехники, применяются механизированные способы передачи документов с использованием пневматических и электромеханических транспортеров разных конструкций.