Выставочная работа на стенде

Сегодня пребывание на выставке обычно занимает с монтажом и демонтажем стенда от 5 до 10 дней. Все эти дни заполнены напряженной работой администрации, всего персонала выставки и всех вспомогательных служб. Поэтому все действия персонала экспонента должны быть спланированы и обязательно предварительно согласованы с каждым сотрудником, с администрацией выставки, а также с фирмами подрядчиками, выполняющими заказанные работы. Значит, по прибытии на выставку сразу же разработайте наглядный календарный план-график, определяющий, кто, где и когда будет находиться, и чем будет заниматься? Отдельно определите, кто и когда будет находиться на стенде во время работы выставки, например: руководство предприятия, руководитель отдела сбыта, стендисты (консультанты), механики-демонстраторы экспонатов в действии, руководитель стенда, разъездные сотрудники отдела сбыта, конструкторы и разработчики продукции.

Для координации работ на стенде нужно назначить руководителя стенда (менеджера по персоналу на стенде), который должен нести полную ответственность за безупречную работу на выставке всего привлеченного персонала. Менеджер по персоналу (руководитель стенда) отвечает за: растаможивание выставочных грузов, заказ автотранспорта, размещение стендистов в гостиницах, монтаж и раскладку экспонатов, внешнее оформление и вид стенда на выставке, обслуживание посетителей, организацию рабочего времени персонала, организацию обеденных перерывов, рациональную смену работников, настроение персонала стенда, рабочее состояние действующих экспонатов, организацию учета контактов, оформление отчета по работе на стенде.

Для руководителя стенда (менеджера предприятия по персоналу стенда) должен быть разработан свой план график работы на выставке, а у стендистов, механиков-демонстраторов и гидов-переводчиков свои.

Мероприятия перед открытием выставки по привлечению посетителей на стенд. Всем группам посетителей, которых вы хотите пригласить на свой стенд, необходимо успеть направить приглашения. В качестве первого шага для достижения цели можно воспользоваться набором рекламных материалов, предлагаемых устроителем выставки. По прибытии на выставку запросите эти материалы и используйте их для ознакомления потенциальных посетителей. Вы можете бесплатно получить проспекты выставки на нескольких языках, рекламные наклейки или плакаты. Приглашения и аннотации экспонентов можно заложить в официальный каталог выставки, направляемый приглашаемой организации. Каталог побуждает отложить дела и посетить выставку. Кроме того, это издание служит хорошим справочником, не теряющим своей силы на протяжении всего периода между двумя выставками. Обязательно проследите за тем, чтобы в каталоге были правильно изложены все важные данные, и если обнаружите опечатки, примите меры к их исправлению хотя бы вручную, лучше до начала его распространения и в большей части тиража. Реклама в каталоге действует не только во время выставки, но и долго после ее закрытия.

Ваши партнеры и клиенты (потенциальные посетители стенда) всегда ожидают, что вы напомните им о себе, дадите им в руки информационные и рекламные материалы и документацию. Они, конечно же, должны быть подготовлены заранее.

Работа с прессой и СМИ. В развертываемых при выставках пресс-центрах обычно всегда имеются особые полочки для каждого из аккредитованных журналистов, по которым экспоненты могут в период работы выставки раскладывать свои материалы. Менеджер предприятия по выставкам и рекламе должен проследить за тем, чтобы это были не просто проспекты, а по возможности, интересные описания вашей продукции и новинок из производственной программы с иллюстрациями или фотоснимками. В них должно быть все, заслуживающее упоминания в будущих корреспонденциях: интересные нововведения, опыт, события и тому подобное.

Подробно изучите программу сопутствующих мероприятий выставки - доклады, семинары, конференции, презентации и т.п., чтобы решить, не следует ли пригласить на эти мероприятия ваших заказчиков, клиентов, партнеров и потребителей продукции. Передайте в оргкомитет выставки материалы по новой номенклатуре продукции предприятия, чтобы их можно было использовать для работы с прессой и на деловых встречах, проводимых непосредственно устроителем выставки. Это может быть: краткий очерк о деятельности предприятия, описание особенно интересных видов продукции и технологий, иллюстрации или фотографии и т.п.

Организация монтажных, оформительских и демонтажных работ. Очень важно своевременно начать монтаж и оформление стенда, чтобы в день открытия все было окончательно готово. Чтобы не произошло неожиданных срывов, при планировании работ следует предусмотреть: своевременную проверку нагрузки пола (Если нагрузка окажется превышающей норму, нужны дополнительные фундаменты), подключение к электросети, прокладку водопровода и канализации, своевременную установку и подключение телефона, рабочие инструкции по монтажным работам, указания слесарям, водопроводчикам, малярам и обойщикам, указания шрифтовикам по выполнению надписей, освещение (запасные светильники и лампочки), принятие мер, предусмотренных техникой безопасности, оборудование и оформление стенда: устранение повреждений при перевозке, обустройство кабин для переговоров, кухни, бюро для секретаря, склада для информационных материалов, возможность поддержания контактов с центральным офисом экспонента, заказ охраны, заказ номеров в гостинице, заказ столиков в ресторане и т.п.

Угощение для приглашенных посетителей. Решите заранее, какое угощение вы будете предлагать своим гостям, закажите все необходимое и проследите за оправкой на выставку.

Приемка стенда и инструктаж персонала. После завершения монтажных и оформительских работ фирмой-подрядчиком стенд должен быть передан персоналу экспонента накануне открытия выставки, поскольку уже на следующее утро приходится встречать первых посетителей. Кроме того, первый обход выставки официальными лицами не исключает возможности приветствовать на стенде тех или иных лиц, представляющих практический интерес.

Сразу после приемки стенда проводится подробный инструктаж всего персонала, который будет здесь работать. В инструктаж входит: представление персоналу руководителя стенда и его полномочий; знакомство штатных сотрудников с внештатным персоналом; уточнение целей и задач, которые ставит перед собой экспонент на данной выставке; ознакомление с экспонатами и их местоположением; ознакомление с режимом дня (начало и окончание работы, уход со стенда и т.п.); распределение обязанностей и времени дежурств на стенде, согласование графика; обсуждение формы одежды; информирование о номерах телефонов милиции (полиции) и пожарной охраны; правила пользования служебным телефоном и факсом; как пользоваться почтовыми услугами; правила занятия кабин (или столов) для переговоров; как работать с книгой регистрации почетных гостей и книгой отзывов; где получить флажки для столиков и бэйджи с фамилиями; где находится администратор павильона, и по каким вопросам к нему обращаться; связь с дирекцией выставки, и по каким случаям; связь с конгресс-центром и протокольным отделом; связь с пресс-центром; информация о ближайших кафе, ресторанах и др. пунктах питания; информация о режиме оплаты и пребывания в гостинице, обмен телефонами.

Организация рабочего дня на стенде. Как должен проходить день на выставке, подробно изложено в учебном пособии «Стендист торгово-промышленной выставки. Секреты мастерства». Тем не менее, дадим несколько рекомендаций руководителю стенда (менеджеру по персоналу на стенде).

Перед началом рабочего дня: сбор всех сотрудников не позже чем за 15 минут до открытия павильона для публики, ознакомление сотрудников с планом работы на день и основными событиями дня, выдача необходимого инвентаря, инструментов и материалов в течение рабочего дня, координация распределения кабин и столов для переговоров, периодическая проверка состояния экспонатов, проверка наличия у стендистов информационных материалов, выкладка рекламных материалов для посетителей, расстановка стендистов по местам и помощь им в работе с посетителями, регулирование периодического отдыха стендистов, временная подмена отдельных стендистов и обслуживание посетителей, организация контактов важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководством фирмы, изучение экспонатов фирм, представленных на выставке.

В конце рабочего дня, обсуждение итогов дня с коллективом стенда, просмотр записей бесед с посетителями, выявление мнений, выдача поручений, отключение экспонатов от энергопитания, опечатка стенда или сдача его охране.

Изучение стендов партнеров и конкурентов. Предоставьте сотрудникам своего стенда достаточно времени для изучения продукции, экспонируемой конкурирующими фирмами. Это очень важная и ответственная работа, поэтому порядок изучения продукции и сбора информационных материалов обсудите с ними заранее. Дайте им необходимые инструкции: что в первую очередь узнать, какие получить материалы, как объяснить проявляемый интерес. На выставке легче получить особо важные, и порой неоценимые сведения. Но это нужно уметь делать цивилизованно. Отведите место для хранения собранных материалов, так как их предстоит после выставки доставить специалистам предприятия для изучения.

Закрытие выставки, демонтаж стенда и подготовка персонала к отъезду. При демонтаже стенда в связи с закрытием выставки нужно заранее наметить: отъезд персонала стенда, получение со склада транспортной тары, меры против расхищения, что делать с экспонатами, куда отправить оборудование стенда, куда направить мебель со стенда, куда направить оставшийся рекламный материал.

Последний день работы выставки, как правило, проходит под знаком свертывания работ, демонтажа стенда и подготовки к отъезду. После проделанной работы персонал стенда чувствует себя изрядно уставшим, и поэтому - менее внимателен. Но руководитель стенда не должен расслабляться. Наоборот, ему нужно предельно сконцентрировать внимание и волю, так как предстоит масса хлопот и ответственных действий. Он отвечает за все и поэтому контролирует: возврат арендованного имущества, сдачу оборудования и площадки устроителю, окончательный расчет с соответствующими подрядчиками, подписывает акты и протоколы, заказывает транспорт, погрузчики, тару и упаковку, сдает имущество транспортно-экспедиторской фирме на отправку с выставки. Конечно, что-то он поручает своим сотрудникам, и большинство вопросов решают его помощники. Но руководитель стенда, чтобы быть уверенным, что все сделано правильно, в полном соответствии с требованиями и ничего не забыто должен лично проконтролировать исполнение своих поручений. Кроме того, он обязан собрать у себя важные документы. Если у него нет специалиста по транспорту и таможне, он сам оформляет маркировку контейнеров и тары, грузовые и транспортные квитанции, упаковочные листы, отчетные и финансовые документы. Он последним покидает выставку в полной уверенности, что все намеченное выполнено.