Правила работы с формулами и функциями

ЛЕКЦИЯ № 9.

ТЕМА: «ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL».

Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Электронные таблицы – это двумерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

создание и редактирование электронных таблиц;

оформление и печать электронных таблиц;

создание многотабличных документов, объединенных формулами;

построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

создание итоговых и сводных таблиц;

использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров;

решение оптимизационных задач;

статистическая обработка данных;

создание слайд-шоу;

разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров является табличный процессор Excel (фирма Microsoft). Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом, безусловно, ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает эффективные, формульные решения многих задач, а применение имен диапазонов в формулах и функциях обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

ИНТЕРФЕЙС СРЕДЫ EXCEL.

Основной экран Excel состоит из следующих компонентов:

Заголовок окна, реализованный в стиле Windows, содержит название приложения и обрабатываемого в нем документа, обычные кнопки управления размером / положением окна.

Главное горизонтальное (или центральное) меню системы. Все функции Excel доступны через это меню. Во многих случаях, однако, для того, чтобы достичь желаемого инструмента, приходится проходить длинный путь через внутренние подчиненные меню и вкладки. В виду этого, многие средства управления продублированы также в форме экранных кнопок-пиктограмм, содержащихся в панелях управления. Наиболее популярные их них вынесены на экран, но выведены могут быть и другие, если воспользоваться средствами настройки Excel.

Строка формул – следующая строка интерфейса, состоящая из следующих компонент:

Поле имени служит для выполнения нескольких функций. В обычном состоянии (в режиме Готово) здесь отображается адрес текущей клетки рабочего листа. При выделении блока в поле отображается число захватываемых строк и столбцов. В этом поле можно непосредственно ввести адрес нужной клетки. Тогда после нажатия клавиши Enter курсор перемещается в указанное место листа. Здесь можно задать собственное имя любого выделенного блока клеток. В режиме ввода/редактирования данных (режимы Ввод/Правка) появляется меню функций (Мастер функций) Excel, из которого можно выбрать нужную функцию.

Кнопка просмотра списка имен служит для быстрого перемещения в любую поименованную область книги, открывая меню, содержащее перечень (если есть) всех таких блоков. Щелчок по нужному имени перенесет курсор в желаемую область.

Поле ввода (собственно строка формул) используется для ввода данных. Для управления вводом здесь доступны три кнопки:

r - Отмена ввода (действует аналогично клавише Escape).

Ö - Enter. Кнопка подтверждения ввода (аналогична клавише Enter).

= - Изменить формулу. Кнопка вызывает Мастер функций, облегчающий правильный ввод функций. В частности, в процессе ввода формул, можно видеть последовательно получаемые результаты, что позволяет уменьшить число ошибок. Кнопки отмены/подтверждения ввода появляются в строке формул только в режиме ввода/редактирования клетки.

Ниже строки формул находится рабочее пространство Excel, называемое рабочим листом. Такой лист устроен как поле известной игры «морской бой». Лист обрамлен бордюром, где указаны номера строк и буквенные обозначения столбцов. Бордюр служит не только для указания строк/столбцов. Поля бордюра являются кнопками, с помощью которых щелчком мыши можно выделять целые строки/столбцы. В левом верхнем углу листа находится кнопка Выделить все, применяющаяся в случае необходимости обработать лист целиком.

Непосредственно под пространством рабочего листа отображены вкладки листов, позволяющие быстро вызвать любой из имеющихся в рабочей книге листов, щелкнув по нему мышью. Здесь же имеются четыре кнопки-треугольника перемещения по листам. Они используются при необходимости доступа к листам, вкладки которых не уместились в строке. Более быстрый способ доступа к таким невидимым листам открывает щелчок правой кнопкой мыши на любой из кнопок-треугольников. При этом появляется меню-список имеющихся листов, из которых можно выбрать требуемый.

Excel присваивает имена листам в соответствии с их номерами (Лист1, Лист2, Лист3 и т.п.). Пользователь может сам задать листу любое удобное имя. Для этого следует дважды щелкнуть на вкладке листа и непосредственно ввести здесь нужное новое имя.

Самая нижняя строка интерфейса –  строка состояния. Здесь отображается текущий режим таблицы и состояние некоторых управляющих клавиш компьютера (Num Lock, Scroll Lock, Caps Lock, End), а также даются подсказки по возможным действиям. Кроме того, здесь есть «маленький калькулятор». В левой части строки состояний указывается текущий режим работы таблицы:

Готово – в этом состоянии возможно перемещение в таблице и доступ к меню и пиктограммам.

Ввод – режим ввода данных в клетку. Большая часть меню недоступна.

Правка – очень похожий на предыдущий, режим редактирования ранее уже введенных данных.

Указать – режим выбора объекта (клетки, области) для включения его в выражение. Выделяемый объект ограничивается бегущей пунктирной линией.

  В различных режимах одни и те же функциональные клавиши могут действовать неодинаковым образом. В правой части строки состояния имеется поле, где можно отобразить сумму, максимум, минимум, среднее, количество значений и количество ячеек любой выделенной области таблицы. Отображаемую функцию можно задать, щелкнув правой кнопкой мыши в строке состояния.

СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ EXCEL.

В Excel управление данными может осуществляться четырьмя альтернативными способами: через меню, с помощью пиктограмм, с помощью закрепленных клавиш и мышью. Кратко перечислим основные элементы интерфейса системы.

Главное (или центральное) меню позволяет реализовать все функции Excel. Доступ к нему осуществляется клавишами Alt, или F10, или мышью.

Пиктограммы (экранные кнопки) в графической форме отображают важнейшие функции, необходимые пользователю. В стандартном интерфейсе Excel отображена лишь небольшая часть доступных пиктограмм. Состав и местоположение пиктограмм могут быть определены пользователем самостоятельно через пункт Панели инструментов меню Вид. Кнопки-пиктограммы дублируют важнейшие функции центрального меню, но обращение к ним гораздо удобнее.

Клавишные комбинации открывают еще более быстрый доступ к некоторым из средств обработки данных. Они удобны в случае, если руки пользователя находятся на клавиатуре и, конечно, если он их помнит. Действия клавиш зависит от текущего режима таблицы, который отображается в строке состояния. Перечислим важнейшие «горячие» клавиши.

Клавиши перемещения ( действуют в режиме Готово)

Клавиши со стрелками – переход на одну позицию (строку, столбец) в выбранном направлении.

Home – переход в первую ячейку текущей строки.

Ctrl+ Home – переход в начало листа (в ячейку А1).

Ctrl+ End – переход в последнюю (нижнюю правую) ячейку занятой рабочей области.

End – активизация режима End («В конец») быстрого перемещения, при котором последующее нажатие клавиш со стрелками перемещает курсор через пустые клетки к первой занятой или через занятые – к первой свободной клеткам.

Ctrl+стрелки – вызывают аналогичные перемещения курсора.

Ctrl+ Page Up – переход на следующий лист в рабочей книге.

Ctrl+ Page Down – переход на предыдущий лист рабочей книги.

Tab – перемещение к следующей клетке в выделенной области.

Shift+ Tab – перемещение к предыдущей клетке в выделенной области.

Ctrl+ Backspace – быстрое возвращение к активной области/клетке. Удобно для возврата назад в случае, если переместились в отдаленное место листа с помощью мыши и полос прокрутки и необходимо быстро вернуться.

Scroll Lock – устанавливает режим, где действие навигационных клавиш влечет не перемещение курсора, а перемещение экрана.

Клавиши помощи

F1 – вызов справочной системы по работе в Excel (Помощника).

Shift+ F1 – контекстно-зависимая (ориентированная на ситуацию) справка.

Клавиши редактирования

Enter – завершение ввода/редактирования клетки. Курсор перемещается к следующей нижней клетке.

Escape – отмена текущего ввода.

Home – переход в начало строки.

End – переход в конец строки.

Ctrl+  и Ctrl+  – перемещение на одно слово влево/вправо.

F2 – переход в режим редактирования непосредственно в ячейке. Аналогичный эффект вызывает двойной щелчок в клетке.

F4 – в режиме ввода/редактирования формулы преобразует ссылку из относительной в абсолютную и наоборот.

Shift+ Delete – копирование выделенного фрагмента данных в буфер обмена с изъятием его из таблицы.

Ctrl+ Insert – копирование выделенного фрагмента в буфер обмена без изъятия оригинала.

Shift+ Insert – извлечение содержимого буфера обмена в таблицу.

Alt+ Enter – начать новый абзац в текущей ячейке (создать новую строку внутри клетки).

Ctrl+ Delete – удалить символы от курсора до конца строки.

Shift+стрелки – выделение фрагмента строки.

Прочие клавиши

Ctrl+ Z – отмена последнего выполненного действия (откат).

Ctrl+ Y – отмена отмены последнего выполненного действия.

F4 – повтор последнего действия в режиме Готово.

F9 – проводит вычисления клеточных выражений на всех рабочих листах во всех открытых рабочих книгах.

Shift+ F9 – проводит вычисления только на активном листе.

Ctrl+ F4 – закрывает активное окно.

Alt+ F4 – закрывает Excel.

Мышь является самым оперативным, а часто и самым удобным средством перемещения и управления данными. При перемещении мыши перемещается и экранный курсор (указатель мыши), который меняет свою форму в зависимости от функций, которые ему доступны в данном месте. Из трех кнопок мыши пользователь может применять две крайние. Левая кнопка во многих случаях является аналогом клавиши Enter и фиксирует выбор объекта пользователем. Для запуска некоторых процессов иногда следует выполнять двойное нажатие этой кнопки. Правая кнопка мыши позволяет получить доступ к дополнительному контекстному меню. Его наполнение зависит от типа объекта, на котором находится курсор, и предоставляет очень быстрый доступ к большинству ожидаемых здесь функций.

Курсор показывает местоположение пользователя в интерфейсе системы. Вид курсора указывает на возможные действия. Приведем основные образы курсора и доступные функции:

½ - курсор ввода данных (возникает в режиме ввода/редактирования, например, в строке формул).

╬ - курсор выделения блоков таблицы.

⇖ - курсор копирования/перемещения блоков (возникает при сближении с границей блока).

É - курсор копирования в соседние клетки (возникает при сближении с маркером копирования блока).

•|– v – курсор изменения ширины/высоты столбца/строки (возникает на бордюре рабочего листа при приближении к границам, разделяющим его клетки).

ОРГАНИЗАЦИЯ ДАННЫХ В EXCEL.

При организации данных в Excel используются следующие понятия:

Книга – самая крупная единица данных в Excel, являющаяся синонимом файла Excel. Все такие файлы имеют расширение имени XLS. Книге можно дать любое имя, допустимое в среде Windows. По умолчанию они получают имена Книга1. xls, Книга2. xls и т.д. (расширение имени указывать необязательно). Число книг ограничено только дисковым пространством компьютера. Книга содержит рабочие листы.

Рабочий лист (или просто лист) образует рабочее пространство пользователя. Листов в книге Excel может быть до 255 (по умолчанию три). Лист имеет 256 колонок и 65536 строк, т.е. самый большой адрес здесь – IV65536. Таким образом, всего на листе имеется 16777216 ячеек. Листам можно давать произвольные имена длиной до 31-го символа, исключая знаки *: / \? [ ]. По умолчанию они получают имена вида Лист1, Лист2 и т.д. Данные, находящиеся в разных листах (в том числе и в разных книгах), могут взаимодействовать друг с другом. Рабочие листы содержат поименованные строки и столбцы, на пересечении которых находятся обрабатываемые клетки (блоки клеток).

Строка адресуется номером строки, например 25. При необходимости обращения ко всем элементам строки используется обозначение вида 25:25.

Столбец адресуется обозначающей его буквой, например D. Для обращения ко всем клеткам столбца используется обозначение вида D:D.

Клетка  является элементарной единицей данных в таблице. К клетке можно обратиться по ее адресу, который состоит из двух компонентов – буквенного номера колонки и цифрового номера строки, например D25 (клетка, находящаяся на пересечении столбца D и строки 25).

Блок (прямоугольная область клеток). Блок в таблице задается адресами левого верхнего и правого нижнего его углов, разделенными двоеточием, например D4:F20. Однако более удобным при вводе с клавиатуры является использование в качестве разделителя точки (например, D4.F20). После нажатия клавиши Enter точка автоматически превращается в двоеточие. Адресация клетки и блока описанным образом называется относительной.

Любой блок, в том числе и отдельная клетка, могут быть поименованы. Присвоение имени блоку часто упрощает дальнейшие действия по его обработке. Например, блоку A4:E15 можно присвоить имя Товар. Дальше уже можно обращаться к блоку по имени, не думая о том, где он располагается. Одним из способов присвоения имени блоку является ввод его имени в поле имени в строке формул. Для этого нужный блок следует предварительно выделить.

Поскольку в Excel допускается ссылки на области клеток, размещающиеся не только в текущем рабочем листе, но и в других листах и других книгах-файлах, может оказаться, что к блоку придется обратиться, используя его полное имя. Оно может содержать имя диска, название директории (папки), имя книги, имя листа и, наконец, адрес блока. Например, выражение C:\ SKLAD\[ tovar. xls]Накладные! A6: C8 обеспечит доступ к блоку A6: C8 на листе Накладные в файле tovar. xls, находящемся на диске С: в директории SKLAD. Следует обратить внимание, что имя книги берется в квадратные скобки, а имя листа (Накладные) завершается восклицательным знаком.

ОПЕРАЦИИ С РАБОЧИМИ ЛИСТАМИ.

Вставка/удаление листа может быть осуществлена с помощью меню Правка+Удалить лист и Вставка+Лист. Однако проще выполнять эти действия с помощью мыши, для чего следует щелкнуть ее правой кнопкой на вкладке листа внизу экрана. В появившемся меню есть пункты Удалить и Добавить. Последний вызывает окно Вставка, где во вкладке Общие имеется пиктограмма Лист, двойной щелчок на которой создаст новый лист с очередным номером. При необходимости удалить сразу несколько листов, следует их сначала последовательно выделить, удерживая клавишу Ctrl.

Переименование листа. По умолчанию листы в книге получают безликие имена вида Лист1, Лист2, Лист3 и т.д. При наполнении листа конкретными данными целесообразно дать ему имя, отражающее его назначение. Самый простой способ переименования листов реализуется мышью. Для этого следует дважды щелкнуть на вкладке листа внизу экрана и ввести новое имя непосредственно сюда. Другой способ – щелчок правой кнопкой для вызова контекстного меню.

Перемещение листа. При первоначальном создании таблиц листы в книге могут располагаться случайным образом. В последствии возникает необходимость расположить их вкладки в удобном порядке. Это легко сделать, просто отбуксировав вкладку любого листа в новое место среди других имеющихся вкладок.

Копирование листа. Создание копии листа может быть осуществлено мышью при нажатой клавише Ctrl. Новый лист получает прежнее имя, но с очередным номером.

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ.

Движение по таблице. Каждый из 16 рабочих листов книги Excel представляет собой таблицу из 256 колонок и 16384 строк. На экране видна лишь небольшая ее часть. Столбцы обозначаются буквами: А, В, С, …, Z, AA, …, AZ, BA, …, BZ, …, IV. Строки – всегда цифрами. Вся информация заносится в клетки, адреса которых получаются из букв столбца и номера строки (например, G9). Текущая клетка обведена утолщенной рамкой – курсором.

Перемещение курсора по рабочему лист при помощи клавиш:

 - перемещение на одну клетку;

PgUp, PgDn – экран вверх, экран вниз;

HOME – на первую клетку строки;

END – на последнюю клетку строки;

Ctrl+ Home – на первую клетку таблицы;

Ctrl+ End – на последнюю заполненную клетку.

Перемещение курсора с использованием меню:

Правка  Перейти   адрес клетки – переход в нужную клетку.

Полосы прокрутки предназначены для перемещения по рабочему листу Текущая клетка при этом не изменяется. Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа, выведенного в данный момент в окне. Для быстрой прокрутки к другой части рабочего листа нужно протянуть бегунок.

Выбор клеток. Важным техническим приемом работы с Excel является выбор клеток. Обычная процедура работы такова: сначала выделяются клетки, затем пользователь сообщает Excel, что следует сделать с этими клетками.

Выделение с помощью мыши:

Чтобы отметить 1 клетку, нужно на ней щелкнуть мышкой.

Чтобы отметить столбец, нужно щелкнуть на букве столбца.

Чтобы отметить строку, нужно щелкнуть на цифре строки.

Чтобы отметить непрерывный прямоугольник нужно:

щелкнуть на верхней левой клетке;

показать указателем мыши на нижнюю правую;

Shift + click

Чтобы отметить прерывистый список:

с lick на первой клетке, затем

Ctrl + click на каждой нужной клетке

Этот же способ используется для добавления клетки к выбранному блоку.

Чтобы отметить все строки и столбцы – щелкнуть на «чистой» кнопке в левом верхнем углу таблицы.

Выделение с помощью клавиатуры:

Прямоугольная область:

F8 – левый верхний угол

F8 – правый нижний угол

Несколько прямоугольных областей:

Shift+ F8 переход к выделению несмежных областей, которое выполняется с помощью той же клавиши F8 описанием выше способом.

Колонка:

курсор находится в выделяемой колонке Ctrl+пробел

Строка:

Курсор находится в выделяемой строке Shift+пробел

Вся таблица – Ctrl+ Shift+пробел

Ввод данных. Данные в Excel вводятся непосредственно в клетки. Для ввода данных в клетку необходимо:

Поместить указатель мыши в ту клетку, в которую будет производится ввод данных. В строке формул (в левом поле) появятся координаты выбранной клетки. Каждая клетка электронной таблицы имеет адрес, состоящий из буквы столбца и цифры строки (А5).

Ввести данные с клавиатуры.

Закончить ввод данных, нажав клавишу Enter.

Как только пользователь приступит к какому-либо вводу данных, «оживет» панель формул. В ней (так же, как и в активной ячейке) будет отображаться вводимая пользователем информация.

Редактирование данных. Для замены одних данных в клетке другими достаточно установить курсор в эту клетку и ввести новые данные. Для того, чтобы отредактировать содержимое клетки нужно:

Встать на клетку.

     

либо F2

либо двойной щелчок на редактируемой клетке

либо позиционироваться на панели формул и редактировать непосредственно в панели формул

Enter – окончание редактирование.

При редактировании можно использовать клавиши Delete и BackSpace для удаления символов и клавишу Insert для управления режимами вставки/замены.

Для удаления содержимого клетки или нескольких выделенных клеток:

выделить очищаемую область

Delete или в меню Правка Удалить

 

Для перемещения данных в другую позицию:

выделить перемещаемую область

установить указатель мыши на границу выделенного блока таким образом, чтобы он превратился в стрелку ⇖, перетянуть блок в новую позицию или Правка Вырезать

перейти в новую позицию

в меню Правка Вставить

 

Для вставки строки в таблицу:

установить курсор в любую ячейку строки, перед которой нужно вставить строку

Вставка Строка

Для вставки столбца в таблицу:

установить курсор в любую ячейку столбца, перед которым нужно вставить столбец

Вставка Столбец

При редактировании данных формулы автоматически пересчитываются.

ТИПЫ ДАННЫХ.

Каждая ячейка в Excel может содержать данные одного из трех типов: текст, число, формула (начинается со знака =). Ячейка текстового типа данных может содержать слова, предложения, - произвольный набор символов. Ячейка числового типа может содержать числа в диапазоне , при этом количество значимых цифр – не более 15. В отличие от ячеек числового и тестового типа, содержащих введенные в них значения, ячейка типа формула содержит указание Excel, какие вычисления должны быть выполнены. При этом, отображаемое в ячейке значение будет являться результатом вычислений. Excel нигде не хранит вычисленные по формулам значения, а только саму формулу. Результат вычисления появляется «на лету» при отображении ячейки на листе. Результат вычислений по формуле может быть числом или текстом. Нельзя явно указать тип ячейки. Excel сам определяет тип ячейки по контексту введенных в нее данных:

Если введенные в ячейку символы есть литерал

                                [ ][целая часть][,][дробная часть][E[ ]степень]

то ячейка будет числового типа

Введенные данные начинаются с символа «=» – ячейка типа формула

Во всех остальных случаях ячейка будет иметь тип текст

При редактировании данных в ячейке ее тип может изменяться.

ДАТА И ВРЕМЯ. Excel не содержит специальных типов ячеек для даты и времени. Для этого используется числовой тип. Причем, целая часть интерпретируется как количество дней (месяцы, годы), прошедших с 1.01.1900 года, а дробная – как часть от 24 часов (часы, минуты, секунды). Вид разделителя между элементами дат определяется национальными настройками операционной системы Windows. В русской версии для элементов даты это, обычно, точка; для элементов времени – это двоеточие. Дни отделяются от часов пробелом. Существует быстрый способ ввода текущих в данный момент даты и времени, хранящихся в компьютере, - это клавишные комбинации Ctrl+; и Ctrl+ Shift+: соответственно.

ЧИСЛОВЫЕ ДАННЫЕ – это данные, которые состоят из цифр и, возможно, некоторых специальных символов: +; -; Е; е; %; /. Вводимые числа хранятся с той точностью, с которой они были введены. Вычисляемые результаты имеют до 15-ти разрядов, но могут быть представлены пользователем с любой желаемой точностью в этих пределах.

ФОРМАТЫ ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ

Формат позволяет отображать числовые данные в том или ином виде. Чтобы задать/изменить формат ячейки (выделенной группы ячеек): Формат Ячейки Число или Ctrl+1. В появившемся окне форматирования приведены названия всех используемых в Excel числовых форматов.

Общий формат. Excel сам подбирает подходящий формат отображения числа с фиксированной запятой, либо в экспоненциальной форме. Этот формат не имеет дополнительных параметров.

Числовой формат. Число отображается с заданным количеством десятичных знаков после запятой. Дополнительно можно отделить тысячи пробелом и выделить отрицательные значения красным цветом.

Денежный формат отличается от числового только тем, что после изображения числа может помещаться знак валюты, и группы разрядов всегда разделены пробелом. Используемая валюта задается в настройках Windows.

Финансовый формат отличается от денежного вынесением знака «-» для отрицательных чисел в крайнюю левую позицию ячейки.

Дата и время форматы. В Excel дата и время рассматриваются как числа, с ними можно выполнять арифметические действия, они представляются одним числом в ячейке, соответственно целой и дробной его частями. Нет необходимости помнить, как Excel кодирует в одном числе дату и время, достаточно лишь корректно их задать во встроенном Excel формате.

Процентный формат отображает число в ячейке в %.

Дробный формат используется для представления значения в виде смешанного числа: целая часть <правильная дробь>.

Экспоненциальный формат. В этом формате число представляется в виде:

                                <мантисса>*10^{<порядок>}, где

                                                                                -308< порядок <+308

Текстовый формат отображает число так же, как и общий, но прижимает изображение влево.

Дополнительные форматы предназначены для работы с почтовыми индексами, телефонными номерами, адресами. Для выбора предлагается 4 типа форматов: Почтовый индекс, Индекс + 4, Номер телефона, Табельный номер.

Все форматы. Формат, заданный для ячейки, не отображается непосредственно в каком-то информационном окне. «Просмотреть» текущий формат ячейки можно, вызвав Формат Ячейка Число. В этом случае пользователь окажется в соответствующем разделе форматов с текущими атрибутами. Если после этого выбрать пункт Все форматы, то Excel покажет внутреннее представление текущего формата – его шаблон. На самом деле Excel во всех форматах использует шаблоны. Но при использовании форматов Числовой, Денежный и др. пользователь работает с шаблоном формата не непосредственно, а через соответствующее окно диалога. В разделе Все форматы приведен список всех шаблонов – и из стандартных форматов, и добавленных пользователем вручную. Можно непосредственно воспользоваться заданием формата его шаблона, если пользователя не устраивает ни один из стандартных форматов. Если возникает потребность избавиться от созданного пользователем формата, необходимо воспользоваться кнопкой Delete (она задействована только для собственных форматов пользователя). Шаблоны состоят из набора знаков – кодов преобразования:

Шаблон	Назначение
0	Цифра, незначащий ноль отображается
#	Цифра, незначащий ноль не отображается
?	Цифра, выравнивание по десятичному знаку
,	Знак, отделяющий целую часть от дробной
/	Знак дроби
Е	Экспоненциальный формат
%	Процентный формат
[цвет n ]	Цвет шрифта, n – число от 0 до 56
[черный] [синий] ...	Цвета шрифтов
.	Разделитель в датах
_	Пропуск места на ширину символа
М ММ	Номер месяца
МММ	Название месяца в сокращенном виде
Д ДД	Номер дня в месяце
ДДД	День недели в сокращенном виде
ДДДД	Полное название дня недели
ГГ	Две последние цифры года
ГГГГ	Год
сс	Секунды
мм	Минуты
ч	Часы
:	Разделитель часов, минут, секунд
АМ РМ	Дополнение к формату времени для выбора 12-часовой системы
“ “	Признак текста
@	Текстовый формат
$ p. - + / () : пробел	Символы, которые выводятся без преобразования в соответствующее знакоместо
< > = <= >= <>	Условные операторы
*	Заполнение ячейки символом, следующим за символом «звездочка»

Для добавления собственного шаблона:

Отредактировать шаблон в окне Тип

ОК

Можно удалить только пользовательский шаблон. Для удаления шаблона используется кнопка Delete.

Необходимо сделать следующие замечания:

Формат ячейки влияет только на отображение ее значения, и никак не влияет на само значение ячейки.

Формат ячейки запоминается Excel независимо от самого значения. Формат не изменяется при изменении значения ячейки или даже ее типа.

Для ячеек типа «формула» форматируется результат вычисления по формуле.

Если для ячейки задан некорректный формат (например, формат Дата для ячейки, содержащей текст), Excel его запомнит, но не будет использовать для отображения ячейки.

Можно преобразовать внутреннее представление чисел к отображенному на экране, но эта операция необратима.

Преобразование значений к их экранному представлению:

Перед преобразованием чисел к отображенному виду, убедитесь, что установленная точность будет в дальнейшем достаточной.

Сервис Параметры Вычисления

В разделе Параметры книги поставьте √ в поле Точность как на экране. Excel выдаст диалоговое окно с предупреждением: «Данные могут потерять необходимую точность».

ТЕКСТОВЫМИ ДАННЫМИ система считает данные, которые не распознаются как данные другого типа. В одной клетке возможен ввод до 32000 знаков. Текстовыми данными могут быть и числа, если при вводе им предшествует апостроф, например ‘1223. Такие данные не могут участвовать в арифметических операциях.

Если текстовые данные не уменьшаются в ячейке, они продолжаются в следующих ячейках справа при условии, что они свободны. Если они заняты, будет виден только уменьшающийся в клетке фрагмент. Тест может автоматически переноситься на следующую строку внутри клетки, если в меню Формат+Ячейка выбрана вкладка Выравнивание, а в ней установлен флаг Переносить по словам. Перенос будет осуществляться целыми словами. Если это невозможно, текст будет разбиваться на строки случайным образом. Существует метод и принудительного разбиения строки в любом месте текста, а не только в конце слова, – это нажатие в нужном месте клавиши Alt+ Enter. Такое действие создает новую строку.

ЛОГИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ имеют одно из двух значений – ИСТИНА или ЛОЖЬ. Они используются как индикаторы наличия/отсутствия какого-либо признака или события, а также могут являться аргументами некоторых функций. Во многих случаях вместо этих значений можно использовать цифры 1 или 0 соответственно.

МАССИВЫ не являются собственно типом данных, а только образуют организационное множество клеток или констант любого типа. Excel рассматривает массив (возможно содержащий множество клеток) как единый элемент, к которому в целом могут быть применены математические операции и операции отношений. Массив может содержать не только множество клеток, но множество констант.

ВЫЧИСЛЕНИЯ. ФОРМУЛЫ И ФУНКЦИИ.

Формулой в Excel называется введенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить: константы, адреса ячеек, функции, операторы. Результатом работы формулы является вычисленное значение. Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул.

В Excel допустимы следующие операторы:

АРИФМЕТИЧЕСКИЕ ОПЕРАТОРЫ

Обозначения	Назначения
-	инвестирование (умножение на минус 1)
%	операция процента (применяется к отдельному числу)
^	возведение в степень
*, /	умножение, деление
+, -	сложение, вычитание

Операции выполняются слева направо в порядке их приоритетов, которые могут быть изменены круглыми скобками.

ТЕКСТОВЫЙ ОПЕРАТОР

& - сцепление двух строк в одну.

ОПЕРАТОРЫ ОТНОШЕНИЯ

=, <, >, <=, >=, <> используются как с числовыми, так и текстовыми данными.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений. В Excel имеется более 400 встроенных функций, которые объединены в 9 групп:

Финансовые.

Дата и время.

Математические.

Статистические.

Ссылка и массивы.

Работа с базой данных.

Текстовые.

Логические.

Проверка свойств и значений.

Помимо встроенных функций можно использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

ПРАВИЛА РАБОТЫ С ФОРМУЛАМИ И ФУНКЦИЯМИ

Формулы начинаются знаком «=».

Формулы могут включать обращение к одной или нескольким функциям.

После имени каждой функции в () задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые () без пробела между ними.

Аргументы перечисляются через запятую.

В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвуе

123Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: