 |
ШАГ. Определение типа источника данных.
|
|
|
|
2 ШАГ. Определение адреса источника данных. По умолчанию, если это возможно, Excel сам определяет исходный блок и обводит его бегущей пунктирной линией. Для этого курсор должен находиться в нужной области. В случае, если исходные данные находятся в других файлах, следует открыть с помощью кнопки Обзор.
3 ШАГ. Определение структуры сводной таблицы. Этот шаг является самым главным. Здесь предлагается определить структуру формируемого документа. В правой части окна отображены кнопки-названия всех полей, участвующих в сводке, которые с помощью мыши можно перетаскивать в свободные сейчас области структуры документа. В области Столбец и Строка переносятся поля, сведения о которых будут находиться на соответствующих осях формируемой таблицы. Здесь имеет значение относительный порядок расположения полей. Поле, находящееся первым (т.е. левее или выше), является старшим по отношению к следующему. Это означает, что одному значению первого поля будут соответствовать все значения второго. В поле Данные будут отображаться собственно данные, обычно, суммы.
4 ШАГ. Указание местоположения готовой сводной таблицы. Здесь следует указать, где именно будет отображена сводная таблица. При необходимости, через кнопку Параметры, можно уточнить вид генерируемой сводной таблицы. После нажатия на кнопку Готово можно осмотреть результат действий.
Сводная таблица является не просто отображением данных, но «живым» объектом со своими средствами управления. В этом легко убедиться, дважды щелкнув мышью на любой из клеток – сразу последует какая-то реакция Excel. Во многих случаях размер сводной таблицы оказывается так велик, что это затрудняет обзор и анализ данных пользователем. Скрыть подчиненные поля можно в индивидуальном порядке, дважды щелкнув мышью на старшем поле. Такой механизм может оказаться очень трудоемким, если нужно скрыть все подчиненные поля сводной таблицы. В этом случае следует перенести это подчиненное поле в область, находящуюся над сводной таблицей. Курсор при этом принимает форму каскада из трех строк-окон. Перенести его можно в любое место над таблицей, даже если она начинается в самой первой строке и выше находятся уже только элементы интерфейса Excel. В любом случае после отпускания мыши поле замет новое положение на две строки выше основной таблицы, возможно, подвинув ее вниз. Вообще, все кнопки-поля можно с помощью меню или мыши переносить в любое место сводной таблицы, в том числе и менять местами.
|
|
|
Сводная таблица располагает средствами предъявления данных в любом интересующем нас разрезе. Так, если дважды щелкнуть на любой числовой клетке, Excel создает новый рабочий лист и сформирует в нем частную таблицу, отображающую данные, следствием которых стало это число.
Изменение данных в исходной таблице не влечет автоматической реакции сводной таблицы. Чтобы выполнился перерасчет, следует выбрать пункт Обновить данные из контекстного меню.
Изменение вида или структуры сводной таблицы не требует запуска мастера сводных диаграмм с самого начала. Модификация может быть выполнена из уже созданной таблицы, если дважды щелкнуть на кнопке-поле или выбрать из контекстного меню пункт Поле. В разделе Ориентация можно определить место расположения поля (по строкам, по столбцам, по листам). В разделе Промежуточные итоги пользователь может выбрать сводную функцию. В разделе Скрыть элементы можно указать, в том числе и сразу несколько полей, которые будут выведены.
Рассмотрим средства настройки сводной таблицы, которые можно вызвать кнопкой Параметры как на последнем шаге работы с мастером сводных таблиц, так и в любое другое время через контекстное меню. Перечислим его важнейшие элементы.
|
|
|
Прежде всего здесь можно задать собственное имя сводной таблицы (по умолчанию она получает имя Сводная таблица1).
В разделе Формат указываются параметры, определяющие внешний вид таблицы.
Флаги общая сумма по столбцам/строкам указывают, следует ли формировать по ним итоги в сводной таблице.
Флаг автоформат определяет, как будет реагировать сводная таблица, снабженная автоформатом, при обновлении данных. Если флаг установлен, то при обновлении данных автоформат будет сохранен, если нет, формат будет сброшен. Автоформат – имеющееся в Excel или созданное пользователем оформление, которое может применяться к любой таблице. Автоформаты доступны через меню Формат+Автоформат.
Флаг включить скрытые значения определяет, участвуют ли скрытые значения в формировании сводной таблицы.
Флаг объединять ячейки заголовков устанавливает режим объединения старших заголовков в группе клеток, простирающихся над/слева младшими заголовками.
Флаг сохранять форматирования устанавливает режим сохранения введенного пользователем индивидуального форматирования элементов сводной таблицы при ее обновлении. Такое форматирование клеток будет иметь приоритет перед автоформатированием (если оно есть). Эта установка имеет значение только в режиме Разрешить выделение из контекстного меню Выделить.
Флаг сохранять данные вместе с таблицей определяет, будет ли Excel создавать копию исходных данных вместе со сводной таблицей. Эта копия нигде не отображается и служит только для технических целей. Если она имеется, перерасчет (если он необходим) сводной таблицы будет производиться быстрее, но памяти потребуется больше.
Флаг развертывание разрешено определяет возможность раскрытия (сверстки) младших заголовков таблицы при двойном щелчке мыши на старшем заголовке. Если флаг сброшен, двойной щелчок, как обычно, влечет переход в режим редактирования данных.
Флаг обновить при открытии устанавливает режим, когда каждое открытие книги влечет обновление данных сводной таблицы.
Флаги и поля для ошибок отображать и для пустых ячеек отображать предопределяют, что именно будет отображаться вместо этих данных. По умолчанию пустые ячейки остаются пустыми, а в ошибочных клетках отображаются системные сообщения Excel об ошибках.
|
|
|
Быстрый способ доступа к средствам управления сводной таблицей можно получить, если вызвать на экран группу пиктограмм Сводные таблицы.
СОЗДАНИЕ СЕРИЙНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
Excel позволяет создавать только табличные отчеты. Очень часто, однако, требуется сформировать так называемые серийные документы, которые содержат один и тот же текст с разными числовыми и другими данными, взятыми из таблиц (из баз данных).
Поскольку не весь рабочий лист участвует в формировании серийных документов, заблаговременно следует выделить на рабочем листе только содержательную часть таблицы и присвоить ей имя.
Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, где следует выполнить следующие действия:
Ввести текст документа без конкретных данных, который можно назвать документ-шаблон. Если такой документ уже имеется на диске, им можно воспользоваться.
Через меню Word Сервис+Слияние вызвать окно Слияние, где соединить текст уведомления с данными таблицы. Здесь имеем дело стремя объектами:
Основной документ – документ Word с текстом документа.
Источник данных – таблица Excel с данными.
Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст документа с конкретными данными.
Технология формирования серийных документов состоит из следующих этапов:
Формируется или выбирается на диске Основной документ. Щелчок на кнопке Создать вызовет список-меню, где запрашивается тип будущих серийных документов.
Создать 6
| Документ на бланке Наклейки Конверты Каталог Преобразовать в обычный текст | документы располагаются на разных листах формирование адресных наклеек на конверты формирование надписей на конвертах документы выводятся на листе непрерывно шаблон преобразуется в обычный текст |
Если выбрать пункт Каталог в качестве типа серийного документа, весь документ будет выводиться сплошным потоком без разбивки на страницы. Это удобно для небольших документов.
|
|
|
В последующем диалоге следует выбрать Активное окно как источник основного документа.
Задаем Источник данных. Щелчок на кнопке Получить данные откроет меню, в котором выберем пункт Открыть источник данных. В ответ Excel предъявит окно Открытие источника данных, где следует задать тип данных, соответствующий файлам Excel: Тип фалов: Книги MS Excel (*.xls), после чего найти на диске и открыть нужный файл.
Получить данные 6
| Создать источник данных Открыть источник данных | создать новый источник данных воспользоваться готовым источником |
При этом Excel запросит через специальное окно диапазон данных в рабочем листе, который будет принимать участие в формировании серийных документов. После этого следует покинуть окно Слияние и вернуться в Основной документ. В интерфейсе Word будет обнаружена новая панель управления слиянием документов.
Кнопка-меню Добавить поле слияния используется для того, чтобы вставить в соответствующие места текста основного документа необходимые данные.
С помощью кнопки-меню Добавить поле Word можно осуществить некоторое «программирование» вывода. Для этого следует воспользоваться конструкцией анализа условий вида IF… THEN… ELSE, которая выводит в специальное окно задания критерия выбора и реакций на него системы.
Содержание основного документа со всеми подробностями можно увидеть, если отобразить все поля с помощью клавиш Alt+ F9. Обратный переход осуществляется аналогично.
<<АБВ>> - кнопка Поля/Данные позволяет перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными или вернуться в режим показа полей.
Необходимо вернуться в окно Слияние для завершения процесса генерации серийных документов. В разделе Объединение окна Слияние появилось нужная кнопка Отбор записей, с помощью которой можно отфильтровать желаемое подмножество. Щелчок по ней вызывает окно Отбор записей, где выбирается одноименная вкладка и вводится критерий отбора. Такой критерий может быть достаточно сложным (до 6-ти условий, связанных функциями И/ИЛИ). Одновременно здесь же (вкладка Сортировка записей) возможна и сортировка на глубину до трех уровней. Если теперь нажать кнопку Объединить, в окне Слияние можно указать «пункт назначения» документа. Если здесь выбрать Новый документ, формируется файл с именем Формы1. DOC, где на каждом листе будет представлен один документ. Далее его можно напечатать, вложить в конверты и отправить адресам.
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Справедливы все следующие утверждения, относящиеся к табличному курсору, кроме:
|
|
|
указывает на активную ячейку в электронной таблице;
перемещается при перемещении мыши;
перемещается при щелчке мышью на новой ячейке;
указывает на ячейку, в которую будут вводиться данные.
Предположим, что табличный курсор находится в ячейке А1, а вам нужно переместить его в ячейку AJ500. Какой из следующих методов окажется самым быстрым для выполнения перехода?
нажать примерно сто раз <PgDn>, чтобы оказаться в строке 500, затем нажать клавишу < 
> примерно миллион раз, чтобы оказаться в столбце AJ;
щелкнуть примерно миллион раз на кнопке прокрутки со стрелкой вниз на вертикальной полосе прокрутки, чтобы достичь строки 500, а затем около двух миллионов раз щелкнуть на кнопке прокрутки со стрелкой вправо на горизонтальной полосе прокрутки, чтобы достичь столбца AJ;
щелкнуть и удерживать нажатой кнопку со стрелкой вниз на вертикальной полосе прокрутки до тех пор, пока табличный курсор не достигнет строки 500, затем щелкнуть и удерживать нажатой кнопку прокрутки с направленной вправо стрелкой на горизонтальной полосе прокрутки, пока табличный курсор не окажется в столбце AJ;
нажать <F5>, ввести AJ500, затем нажать <Enter>.
Чтобы сделать активным другой лист в рабочей книге, вы можете использовать любой из следующих методов, кроме:
щелкнуть на кнопках прокрутки ярлычков до тех пор, пока рабочий лист не появится в окне рабочей книги;
щелкнуть на ярлычке нужного листа рабочей таблицы;
нажимать комбинации клавиш <Ctrl+PgDn> или <Ctrl+PgUp> до тех пор, пока не появится нужный лист рабочей книги;
выбрать номер нужного рабочего листа из меню Окно.
Относительно введенного в ячейку текста справедливы все следующие утверждения, кроме;
введенные данные автоматически выравниваются по центру ячейки;
введенные данные должны состоять только из букв;
введенные данные не могут использоваться в арифметических формулах;
если вводимые данные не помещаются в ячейку, то не поместившийся кусок текста переходит в ячейки, находящиеся справа, хотя на самом деле эти ячейки остаются пустыми.
Относительно введенного в ячейку числа справедливы все следующие утверждения, кроме:
введенные данные автоматически выравниваются по правому краю ячейки;
введенные данные могут использоваться в любых арифметических формулах;
вводимые данные должны состоять только из чисел;
данные в ячейке не совпадают с тем, что отображается в строке формул, когда ячейка активна.
Чтобы завершить ввод данных в ячейку, вы можете выполнить любое из следующих действий, кроме:
щелкнуть на кнопке Enter панели формул;
нажать клавишу <Enter>;
нажать клавишу <End>;нажать клавишу < 
>.
Какие из следующих данных не могут быть введены как число?
24-5-96
24-ое мая, 1996
24 мая, 1996
5-24-96
Excel правильно вычисляет все вводимые в ячейки выражения, кроме:
=А3*В3
=А3*100
=50*100
=50х100
Excel правильно вычисляет все вводимые в ячейки выражения, кроме:
=IV15+IV16
=IX15-IV16
=IV15/IV16
IV15^IV16
Что вы получите в ячейке D2, отпустив кнопку мыши, если вы введете Товар 500 в ячейку С2, а затем выделите обе ячейки и перетащите маркер заполнения вправо в ячейку D2?
товар 500;
товар 450;
товар 400;
400.
Справедливы все следующие утверждения об изменении принятого по умолчанию в Excel рабочего каталога, кроме:
при открытии диалогового окна Открытие документа автоматически выбирается установленная по умолчанию папка;
при открытии диалогового окна Сохранение документа автоматически выбирается установленная по умолчанию папка;
для изменения принятого по умолчанию расположения файлов следует использовать поле Рабочий каталог во вкладке Правка диалогового окна Параметры;
расположение файлов нужно изменять при каждом запуске Excel; в противном случае всегда будет использоваться принятый по умолчанию рабочий каталог Excel.
Верны все следующие утверждения об использовании авто подбора для регулировки ширины столбца, кроме:
когда вы используете автоподбор для регулировки ширины столбца на одном рабочем листе, Excel применяет его ко всем соответствующим столбцам на остальных листах этой рабочей книги;
вы можете использовать автоподбор для всех столбцов рабочего листа;
команда Автоподбор расширяет или сужает столбец настолько, что в нем полностью отображается самое длинное значение из составляющих его ячеек;
чтобы применить автоподбор для регулировки ширины столбца, вы должны щелкнуть на его правой границе указателем мыши в виде двунаправленной стрелки. Чтобы использовать автоподбор для регулировки высоты строки, вы должны щелкнуть на ее нижней границе указателем мыши в виде двунаправленной стрелки.
Верны все следующие утверждения о перемещении табличного курсора с помощью клавиатуры, кроме:
нажатие клавиш <PgUp> или <PgDn> перемещает табличный курсор на один экран влево или вправо в рабочем листе;
нажатие клавиш < 
> и < 
> при нажатой клавише <Ctrl> перемещает табличный курсор вверх и вниз на один экран;
нажатие клавиш <Tab> и <Shift+Tab> равносильно нажатию соответственно клавиш < 
> и < 
>;
нажатие клавиш <PgUp> или <PgDn> при нажатой клавише <Ctrl> перемещает табличный курсор к следующему или предыдущему листу рабочей книги.
Верны все следующие утверждения о вводе данных в рабочий лист, кроме:
все формулы должны начинаться со знака равенства (=);
все текстовые данные выравниваются по левому краю ячеек;
все даты вводятся в ячейки как текстовые данные;
все числа выравниваются по правому краю ячеек.
Верны все следующие утверждения о форматировании рабочего листа, кроме:
числовые форматы применяются только к числовым тех ячеек, для которых они назначены;
изменения шрифта касаются только символов текстовых данных;
команда Автоформат работает только в тех диапазонах ячеек, которые Excel распознает как таблицу данных;
стили в Excel служат для изменения шрифта, числового формата, границ, цвета ячейки, цвета шрифта в тех ячейках, для которых они назначены.
Верны все следующие утверждения о сохранении рабочей книги, кроме:
когда вы впервые сохраняете рабочую книгу, Excel автоматически пытается сохранить новый файл рабочей книги в папке Excel на жестком диске;
когда вы впервые сохраняете рабочую книгу, Excel автоматически предлагает для сохранения временное имя файла (Книга 1, Книга 2 и т.д.);
когда вы сохраняете изменения в рабочей книге, Excel сохраняет текущее положение табличного курсора на каждом листе рабочей книги;
когда вы используете команду Файл 
Сохранить как для сохранения рабочей книги, то можете переименовать файл и изменить его расположение.
Справедливы все следующие утверждения о создании выделенных диапазонов ячеек с помощью мыши, кроме:
чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, нужно протащить через ячейки указатель мыши;
чтобы выделить весь столбец ячеек, нужно щелкнуть на буквенном обозначении столбца;
чтобы выделить разрывный диапазон ячеек, нужно выделить первый диапазон ячеек, затем нажать клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, выделить следующие диапазоны ячеек;
для выделения диапазона данных в рабочем листе с помощью функции автовыделения нужно установить табличный курсор в первой ячейке и затем дважды щелкнуть на его нижней или правой границе.
Справедливы все следующие утверждения о создании с помощью клавиатуры выделенных диапазонов ячеек, кроме:
чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, нужно, удерживать нажатой клавишу <Shift>, нажимать соответствующие клавиши управления курсором;
чтобы выделить таблицу данных, нужно установить табличный курсор в первой ячейке, а затем нажимать <Ctrl+ 
> и <Ctrl+ 
>, удерживая клавишу <Shift>;
чтобы выделить весь столбец данных, нужно нажать комбинацию клавиш <Shift+пробел>;
чтобы выделить все ячейки в рабочем листе, нужно нажать <Ctrl+A>.
Справедливы все следующие утверждения о создании имен диапазонов ячеек, кроме:
имена диапазонов не должны содержать пробелов;
в имена диапазонов не могут входить числа;
имена диапазонов не должны дублировать адреса ячеек рабочей таблицы;
имена диапазонов не могут превышать восьми символов.
Верны все следующие утверждения о редактировании данных рабочего листа, кроме:
чтобы полностью очистить ячейку (от ее содержимого, примечаний, форматов), нужно выделить ячейку и нажать клавишу <Delete>;
чтобы отредактировать данные в строке формул, нужно дважды щелкнуть указателем мыши в виде вертикальной черты на содержимом ячейки в строке формул;
чтобы отредактировать данные в ячейке, нужно дважды щелкнуть на ней указателем мыши в виде белого крестика или нажать функциональную клавишу <F3>;
когда Excel находится в режиме редактирования, клавиши управления курсором вместо перемещения табличного курсора перемещают курсор ввода внутри ячейки.
Верны все следующие утверждения о разбиении окна рабочего листа на области, кроме:
чтобы разбить окно рабочего листа на правую и левую области, нужно перетащить вешку разбиения, находящуюся в конце горизонтальной полосы прокрутки;
чтобы разбить окно рабочего листа на верхнюю и нижнюю области, нужно перетащить вешку разбиения, находящуюся в верхней части вертикальной полосы прокрутки;
чтобы создать заголовки рабочего листа, нужно выделить ячейку, находящуюся в строке под строкой заголовков столбцов и справа от ячейки с заголовками строк, а затем выбрать команду Окно 
Закрепить области;
единственный способ удаления областей из окна рабочего листа заключается в использовании команды Окно Снять закрепление областей.
Верны все следующие утверждения о примечаниях к ячейкам, кроме:
в первой строке текстового окна примечания к ячейке автоматически отображается имя пользователя;
чтобы отобразить текст примечания, присоединенного к ячейке, нужно дважды щелкнуть на ячейке;
чтобы изменить размеры окна примечания, нужно использовать маркеры размеров в режиме редактирования примечания;
Excel отмечает ячейку с примечанием маленьким красным квадратиком в правом верхнем углу ячейки.
Верны все следующие утверждения о редактировании данных ячейки, кроме:
чтобы заменить значение в ячейке, нужно выбрать ячейку, ввести новое значение и нажать клавишу управления курсором, чтобы переместить табличный курсор;
чтобы поместить курсор ввода в ячейку, нужно установить указатель мыши в виде белого крестика в любом месте ячейки и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши;
чтобы удалить символы в ячейке (при ее редактировании) слева от курсора ввода, нужно нажать клавишу <Delete>;
отображение кнопок Отменить, Enter и Изменение формулы на панели формул и мигающий курсор в ячейке указывают на то, что Excel находится в режиме редактирования.
Верны все следующие утверждения о выделении диапазонов ячеек в рабочем листе, кроме:
в рабочем листе можно выделить одновременно более одного диапазона ячеек;
диапазон ячеек может состоять из целых строк или столбцов рабочего листа;
наименьший диапазон ячеек рабочей таблицы может состоять из двух ячеек, расположенных рядом друг с другом;
наибольший диапазон ячеек включает все ячейки рабочего листа.
Верны все следующие утверждения о редактировании листов рабочей книги, кроме:
можно удалить все листы рабочей книги, кроме одного;
после активного листа рабочей книги можно вставить любое число новых листов;
чтобы переименовать лист рабочей книги, нужно переименовать его ярлычок;
чтобы переставить листы в рабочей книге, нужно перетащить их ярлычки в новые положения.
Верны все следующие утверждения о копировании и перемещении диапазонов ячеек, кроме:
чтобы скопировать диапазон ячеек в новую рабочую книгу, можно использовать метод перетаскивания или метод копирования и вставки;
если перемещаемый методом перетаскивания диапазон ячеек перекрывает существующие данные, то Excel предупреждает об этом, прежде чем заменить существующие данные;
если перемещаемый методом вырезания и вставки диапазон ячеек перекрывает существующие данные, то Excel не предупреждает об этом и заменяет существующие данные;
при копировании диапазона ячеек в буфер обмена с помощью <Ctrl+C>, скопированные данные можно многократно вставлять в различные части рабочего листа с помощью клавиши <Enter>.
Верны все следующие утверждения, кроме:
для создания внедренной диаграммы необходимо воспользоваться мастером диаграмм;
запустить мастер диаграмм можно либо щелкнув на кнопке Мастер диаграмм стандартной панели инструментов, либо выбрав команду Вставка 
Диаграмма;
чтобы отредактировать элемент внедренной диаграммы, нужно дважды щелкнуть на нем для открытия соответствующего диалогового окна;
чтобы переместить диаграмму в новую позицию рабочего листа, нужно дважды щелкнув на ней и перетащить ее в нужное место.
Верны все следующие утверждения, кроме:
перед созданием диаграммы на отдельном листе вы должны вставить в свою рабочую книгу чистый лист диаграммы;
при активизации листа диаграммы Excel автоматически отображает на экране панель инструментов Диаграммы;
чтобы отредактировать элемент диаграммы, расположенной на отдельном листе, нужно дважды щелкнуть на нем для открытия соответствующего диалогового окна;
чтобы создать диаграмму на отдельном листе, нужно выбрать диапазон ячеек, для значений которых вы хотите получить графическое представление, и нажать <F11>.
|
|
|
