 |
Функции документа и его роль в организации документационного обеспечения управления
|
|
|
|
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Об этом пишет Стенюков [24, c. 13]. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета и др.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ [10].
|
|
|
Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним. Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.). Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т.п.). В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления [12, c. 205].
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции [24, c. 42]. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др. В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.
|
|
|
Одной из важнейших является культурологическая функция документа. фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению традиций, системы ценностей, нравственных норм, развитие и приумножение этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе [14, c. 148].
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления [.
С управленческой функцией тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией прежде всего обладают документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а так же иные документы, которые могут повлечь за собой определенные юридические последствия (правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные акты; документы, фиксирующие договорные отношения; удостоверительные документы - паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства [20, c. 131].
|
|
|
Функция исторического источника изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа [8, c. 35].
Исторически одна из первых была востребована функция учета (статистическая), поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёта населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учета документы необходимы не только для решения многообразных экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчетной документации [22, c. 105].
Значительная часть документов выполняют познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. По большому счету фактически каждый документ может выступать в качестве источника знаний. Однако в первую очередь это функция присуща научной документации, поскольку целью научного познания является получении новой информации. При это фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества [22, c. 111].
|
|
|
Ряд документов обладает политической функцией, во многом связанной с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, отдельных политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.) [9, c. 22].
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв у групп населения. Благодаря этому до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков (Библия, Коран, «Беседы и суждения» Конфуция и т.п.) [14, c. 208].
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).
Значение документационного обеспечения заключается в том, что в общем объеме управленческой работы (по разным оценкам) до 60-70% занимают операции с документами. Информация, которая в них содержится, может быть использована только после проведения ряда делопроизводственных операций (фиксации, обработки, систематизации и т.п.). Поэтому знание документоведами теоретических проблем документа, понимание его важных функций, умение ориентироваться в массивах документов очень важно для успешной профессиональной деятельности.
|
|
|
Заключение
Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества. Документы сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке, пенсионное удостоверение и т.д.). Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачётная книжка, проездной билет на автобус либо трамвай, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.п.
Документ отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.
Управленческие взаимосвязи сложны, формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документ, будучи тесно связан со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Если попытаться перечислить предметы, которые обычно относят к документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие листки с важной информацией о каждом человеке. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете, существует необозримое множество и описать или, как говорят математики, задать это множество простым перечислением принадлежащих к нему объектов оказывается невозможным. С развитием общества постоянно усложняется процесс управления, приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.
Нами были изучены следующие основные проблемы:
. Эволюция документа в его историческом развитии;
. Современные определения термина «документ»;
. Основные функции документа в сфере управления.
Были использованы различные источники: нормативные документы, учебные и научные издания, статьи из профессиональных периодических изданий 2008-2013 гг. Отметим значение публикаций Т.В. Кузнецовой, М.П. Илюшенко, А.Н. Соковой, Ю.Н. Столяры, Н.Н Кушнаренко, В.П. Козлов о документе и его функциях, о современных проблемах документоведения как науки.
Список литературы
1. Алексеева, М.В. Некоторые особенности организации государственного управления деятельностью по формированию фондов и организаций, обеспечивающих сохранение и публичное использование культурных ценностей / М.В. Алексеева // Культура: Управление, Экономика, Право. - 2008. - №2.-С. 6-8.
2. Андреева, В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп./ В.И. Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес школа «Интел - Синтез», 2012. - 192 с.
. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебно-методическое пособие/ Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. - 77 с.
. Двоеносова, Г.А. Функции документа / Г.А. Двоеносова // НТИ.-Сер.1. - 2013. - №2.-С. 1-7.
. Ермолаева, А.В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. - 2012. - №1. - С. 13-17.
. Замыцкова, О.И. Делопроизводство: учебное пособие / О.И. Замыцкова. - Ростов на Дону: Феникс, 2001. - 416 с.
. Илюшенко, М.П. Функциональный анализ документа / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. - 2000. - №1. - С. 23
. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.
. Козлов, В.П. Общая теория документа / В.П. Козлов // Делопроизводство. - 2009. - №3.-С. 3-12.
. Красавин, А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие / А.С. Красавин. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 192 с.
. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 253 с.
. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления/ Т.В. Кузнецова. - М.: ЮНИТИ, 2002. - 359 с.
. Кузнецова, Т.В. Введение в специальность «Документоведение и ДОУ» [Электронный ресурс]: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: РГГУ, 2003. - 70 с.
. Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2008. - 352 с.
. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знанья, 2003. - 459 с.
. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2006. - 427 с.
. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Учебное пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акумич, С.В. Некраха / под ред. В.В. Паневчика. - Минск: БГЭИ, 2008. - 318 с.
. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2000. - 144 с.
. Столяров, Ю.Н. Документ как информация специфического назначения / Ю.Н. Столяров. - НТИ. Сер.1. - 2011. - №11.-С. 2-5.
. Шестакова, Е. Работа с организационными документами / Е. Шестакова // Секретарское дело. - 2010. - №1.-С. 50-56.
|
|
|
