 |
Функциональный анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»
|
|
|
|
В службе документационного обеспечения управления присутствуют следующие должности:
Экспедиция:
Делопроизводитель - 1 нд.
Документовед - 2 ед.
Экспедитор-курьер - 1 ед.
Отдел ДОУ
Инспектор по исполнению поручений - 1 ед
Делопроизводитель - 2 ед.
Машинистка-оператор ПК - 1 ед.
Старший архивариус - 1 ед.
Архивариус - 1 ед.
Делопроизводитель - относится к категории технических исполнителей.
. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
Документовед относится к категории специалистов.
. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
|
|
|
. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
. Организует внедрение систем ведения документации.
. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Инспектор по контролю за исполнением поручений относится к категории специалистов.
Инспектор по контролю за исполнением поручений:
. Осуществляет контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями предприятия и отдельными специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства предприятия.
|
|
|
. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.
. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.
. Ведет оперативный учет прохождения документов.
. Определяет причины несвоевременного исполнения поручений.
. Информирует руководителя предприятия о состоянии выполнения поручений.
. Составляет отчеты, справки, сводки по результатам контроля с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства предприятия руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в выполнении поручений и решений.
. Проверяет обоснованность представляемых руководству предприятия предложений о снятии решений с контроля.
. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии.
. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Основными задачами архивариуса являются:
. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
. Создание справочного аппарата к ним.
. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
|
|
|
. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств
Заключение
Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.
Проделанный анализ работы сотрудников, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих деятельность, позволяет облегчить процесс подбора кандидатов на ту или иную должность. Позволяет определить насколько кандидат способен выполнять предъявляемые ему функции.
Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией.
|
|
|
Что касается должностных инструкций службы документационного обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш», то она имеет правильно, полно изложенные и оформленные должностные инструкции. Некоторые моменты соблюдаются не так тщательно, местами, даже небрежно, но это связанно в первую очередь с большой загруженностью работой и отдела, в частности, и организации, в целом.
Список литературы
1. Андреева, В. И. Понятие документа и делопроизводства / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 7. - С. 32-36.
2. Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. - 192 с.
. Аралбаева, Г.Г., Козлова, Т.О. Использование автоматизированных систем в организации документооборота в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан (на примере администрации Оренбургской области) / Г.Г. Аралбаева, Т.О. Козлова // Делопроизводство. - 2009. - № 5. - С. 60.
. Астахова, Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 3-9.
. Красавин, А. Типовая инструкция / А. Красавин // Служба кадров и персонал. - 2006. - № 5. - С. 81-83.
. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.
. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов - М.: Дашков и Кш, 2006. - 520 с.
. Образцы должностных инструкций и положений об отделах - М.: Равновесие, - 2004.
. Оформление документов: Метод. рекомендации на основе ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированые системы документации. Унифицир. система организационно-распорядительной документации. Требования к оформ. Документов» / А. С. Демушкин, А. Н. Сокова, А. А. Пронин и др. М.: Науч. книга, 2008. - 108 с.
. Сокова, А. Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2004. - № 2. - С. 4-7.
. Соколова, О.В. Настольная книга офис-менеджера / О.В. Соколова - СПб.: Питер, 2006. - 160 с.
. Сотов, П. В. Делопроизводство: Образцы документов. Инструкции. ГОСТЫ. / П.В. Сотов - М.: Проспект, 2001. - 236 с.
Приложение 1
Форма первого листа должностной инструкции
| ОАО «Желдорреммаш» | УТВЕРЖДАЮ Директор ______________Г.И. Задорожный «__»____________20__г. |
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ №___
(наименование должности)
Приложение 2
ИНСТРУКЦИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА
| ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ | УТВЕРЖДАЮ | ||
| Директор ОАО «Желдорреммаш» | |||
| (орган юридического лица (учредители); | |||
| 22.08.2009 № 42/3 | лицо, уполномоченное утверждать | ||
| документоведа | должностную инструкцию) | ||
| Г.И. Задорожный | |||
| (подпись) | (фамилия, инициалы) | ||
| 22.08.2009 г. | |||
. Общие положения
|
|
|
. Документовед относится к категории специалистов.
. На должность:
документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
документоведа II категории - назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
документоведа I категории - лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится
| приказом директора предприятия по представлению | ||
| (начальника отдела | . | |
| документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного | ||
| лица) | ||
. Документовед должен знать:
. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
. Организацию архивного дела.
. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
. Основы программирования.
. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
. Документообразование.
. ___________________________________________________
. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
. Основы экономики, организации труда и управления.
. Законодательство о труде.
. Правила внутреннего трудового распорядка.
. Правила и нормы охраны труда.
. _____________________________________________________
| 5. Документовед подчиняется непосредственно | ||
| (начальнику отдела документационного | . | |
| обеспечения; заведующему канцелярией; иному должностному лицу) | ||
6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
. ______________________________________________________. Должностные обязанности
Документовед:
. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
. Организует внедрение систем ведения документации.
. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
. ______________________________________________________. Права
Документовед вправе:
. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).
. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
. ______________________________________________________. Ответственность
Документовед несет ответственность:
. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
. ______________________________________________________
| Должностная инструкция разработана в соответствии с | Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов, других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. | ||||||
| Руководитель структурного подразделения | |||||||
|
| (подпись) | (фамилия, инициалы) | |||||
| СОГЛАСОВАНО: | |||||||
| Заместитель директора завода по управлению персоналом | С.Л. Щепетев | ||||||
|
| |||||||
| (подпись) | (фамилия,инициалы) | ||||||
| 00.00.00 |
| ||||||
| С инструкцией ознакомлен: | |||||||
|
| (подпись) | (фамилия, инициалы) | |||||
|
| 00.00.00 | ||||||
Приложение 3
ИНСТРУКЦИЯ АРХИВАРИУСА
| ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ | УТВЕРЖДАЮ | ||
| Директор ОАО «Желдорреммаш» | |||
| (орган юридического лица (учредители); | |||
| 22.08.2009 № 42/4 | лицо, уполномоченное утверждать | ||
| архивариуса | должностную инструкцию) | ||
| Г.И. Задорожный | |||
| (подпись) | (фамилия, инициалы) | ||
| 22.08.2009 г. | |||
. Общие положения
. Архивариус относится к категории технических специалистов.
. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
. Архивариус должен знать:
. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
. Единую государственную систему делопроизводства.
Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
. Порядок ведения учета и составления отчетности.
. Структуру предприятия.
. основы организации труда.
. Правила эксплуатации технических средств.
. Законодательство о труде.
. Правила внутреннего трудового распорядка.
. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
. ____________________________________________________
. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
. Положением об архиве.
. Настоящей должностной инструкцией.
. _____________________________________________________
. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
. __________________________________________________________. Должностные обязанности
. Основными задачами архивариуса являются:
. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
. Создание справочного аппарата к ним.
. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
. ____________________________________________________
. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
. ____________________________________________________. Права
Архивариус имеет право:
. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
. _________________________________________________________. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
. _________________________________________________________
| Должностная инструкция разработана в соответствии с |
| |||||
| Руководитель структурного подразделения | ||||||
|
| (подпись) | (фамилия, инициалы) | ||||
|
| 00.00.00 | |||||
| СОГЛАСОВАНО: | ||||||
| Заместитель директора завода по управлению персоналом | С.Л. Щепетев | |||||
| С инструкцией ознакомлен: | ||||||
|
| (подпись) | (фамилия, инициалы) | ||||
|
| 00.00.00 | |||||
|
|
|
