Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Аудит и ревизия расчетов с подотчетными лицами

 

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами в РУП "Белгеодезия" являются: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов; соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Расчеты с подотчетными лицами проверяют в РУП "Белгеодезия" сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетов; целесообразность и законность использования подотчетных сумм; правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования; своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя предприятия. В список включаются только постоянно работающие на предприятии лица либо выполняющие разовые работы для предприятия на основании договоров подряда.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса. На расходы, производимые в месте нахождения предприятия, организации или учреждения, деньги выдаются в размере не более однодневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения предприятия, организации или учреждения - в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и других услуг, а также на оплату приобретенных материальных ценностей с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов.

Аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (табл.4.1).

Таблица 4.1

Проверка законности расходования подотчетных сумм

Израсходовано на покупку ТМЦ по авансовому отчету

Стоимость ТМЦ согласно копиям чеков

Оприходовано ТМЦ, р. согласно

Отклонение данных (+/-)

накладным

отчету о движении продуктов и материалов

карточкам складского учета

авансового отчета от

копий чеков от отчетов о движении продуктов и материалов

накладных от карточек складского учета

отчета о движении продуктов и материалов от карточек складского учета

копии чеков накладных на оприходование отчета движения продуктов и материалов карточек складского учета
                       

 

При проверке оплаты погрузочно-разгрузочных работ в РУП "Белгеодезия" устанавливается правильность, начисленной оплаты труда и удержаний подоходного налога. Особое внимание обращается на наличие в платежной ведомости адресов получателей денег, номеров, мест выдачи и прописки паспортов. Достоверность документов на выдачу оплаты труда посторонним лицам или на оплату аренды жилых и складских помещений проверяется выборочно путем отправки письменных запросов соответствующим лицам. Встречной проверкой и взаимным контролем операций определяют, не оплачены ли эти работы и услуги расчетными чеками или с расчетного счета.

Важным этапом проверки является установление своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.

В процессе контроля проверяется законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистрации работников, направленных в командировки (табл.4.2).

Таблица 4.2

Журнал регистрации работников РУП "Белгеодезия", направленных в командировки

№ п/п Ф. И.О. командированного Должность Место командировки Цель командировки Продолжительность командировки Время пребывания в командировке Отметка о выполнении служебного задания
1. Кравченко Т.П. бухгалтер г. Витебск Повышение квалификации 10 дней с 10.10.2008г. по 20.10.2008г. задание выполнено

и. т.д.

 

Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами РУП "Белгеодезия" авансовых отчетов. Устанавливается наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом достоверность отметок командировочного удостоверения обязательно сверяется с датами компостера проездных билетов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостоверения с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция отправления поезда, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Работнику за каждый день пребывания в командировке выплачиваются суточные, квартирные и проездные расходы. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда ему предоставляется бесплатное помещение) в размере, указанном в предоставленных счетах (квитанциях).

Проезд работника к месту командировки и обратно оплачивается на основании проездных документов в размере стоимости проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), включая платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы за пользование постельными принадлежностями в поездах возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мягком вагонах без предъявления квитанций. В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, а также для повышения квалификации в течение всего срока обучения.

В РУП "Белгеодезия" выплачиваются суточные, квартирные и другие расходы в размерах, превышающих вышеназванные суммы.

В соответствии с действующим законодательством работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Для указанных целей предназначен авансовый отчет, составляемый работником и утверждаемый руководителем предприятия. К отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения и фактических расходах на проезд и других расходах (служебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т.п.). Руководитель РУП "Белгеодезия" или его заместитель обязан не позднее пяти дней принять решение по отчету командированного.

Для проверки соблюдения сроков отчетов аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (табл.4.3).

Таблица 4.3

Проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм

№ авансового отчета Сумма неиспользованных средств Срок отчета Кол-во дней просрочки Сумма штрафа Примечания

 

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Выводы: ____________________________________________________________________________________________________________________________________

Все случаи переплат или недоплат фиксируются в отчете аудитора.

При контроле расчетов с подотчетными лицами в РУП "Белгеодезия" необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию. Следует учитывать, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует: [8]

 

по дебету с кредитом счетов по кредиту с дебетом счетов
50 Касса 07 Оборудование к установке
51 Расчетный счет 08 Вложения во внеоборотные активы
52 Валютные счета 10 Материалы
55 Специальные счета в банках 11 Животные на выращивании и откорме
76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей
79 Внутрихозяйственные расчеты 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей
92 Внереализационные доходы и расходы 18 НДС по приобретенным товарам, работам, услугам
  20 Основное производство
  23 Вспомогательные производства 25 Общепроизводственные расходы
  26 Общехозяйственные расходы
  28 Брак в производстве
  29 Обслуживающие производства и хозяйства
  41 Товары
  44 Расходы на реализацию
  45 Товары отгруженные
  50 Касса
  51 Расчетный счет
  52 Валютные счета
  55 Специальные счета в банках
  58 Финансовые вложения
  70 Расчеты с персоналом по оплате труда
  73 Расчеты с персоналом по прочим операциям
  76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
  79 Внутрихозяйственные расчеты
  91 Операционные доходы и расходы
  92 Внереализационные доходы и расходы
  94 Недостачи и потери от порчи ценностей
  97 Расходы будущих периодов

 

Все нарушения, которые могут встречаться среди операций с подотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые администрацией РУП "Белгеодезия"; возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

отсутствие утвержденного списка строго ограниченного круга лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы;

выдача денег под отчет на операционные и хозяйственные нужды работникам, не предусмотренным в списке;

выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;

выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены из кассы или через банк;

скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов ранее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой потребности;

выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;

превышение предельных размеров авансов;

несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах и не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

Ко второй группе нарушений относятся:

несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращения остатка денег в кассу;

передача денег другому подотчетному лицу;

расходование аванса не по назначению;

неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;

предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

 

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...