 |
Что хотят видеть в отчете его читатели.
|
|
|
|
Что нужно учитывать при написании отчета в первую очередь?
Главное, о чем необходимо помнить при написании любого отчета — это его читатели. О читателях следует позаботиться еще на этапе постановки целей. В противном случае написание отчета будет похоже на стрельбу из лука в темноте. Может оказаться, что различные группы людей, которым предназначено одно и то же сообщение, нуждаются в различной его трактовке. Поэтому всегда принимайте во внимание:
Кому предназначен отчет;
Составляют ли его будущие читатели однородную группу (если нет, то какие в ней существуют подгруппы);
Зачем им нужен отчет;
Что необходимо включить в подготовленный для них отчет и с какой степенью подробности;
Чего подготовленный для них отчет содержать не должен.
Нужно также заранее подумать о результатах, которых люди могут ожидать от чтения отчета. Например, они могут рассчитывать договориться о принятии какого-то обоснованного решения.
Информация о потенциальных читателях очень важна. Чем больше Вы знаете о том, что это за люди (молодые, старые, опытные, неопытные и пр.), об их квалификации и знаниях в отношении темы отчета, их возможных установках и реакциях (будет ли отчет интересным, важным или новым для них), тем лучше. Конечно, что бы Вы ни писали, это будет лучше воспринято, если предназначено конкретным людям и учитывает их положение, статус и сферу интересов. В данном случае «лучше воспринято» означает более высокую вероятность того, что они предпримут ожидаемые Вами действия.
Как удержать внимание читателей отчета?
Представьте себе, что Вам нужно быстро решить какую-либо проблему, связанную с работой Вашего компьютера. Не зная, как это сделать, Вы берете техническое руководство. Чаще всего первый взгляд на него вызывает мысль: «Это будет трудно читать». В таких случаях часто говорят, что чтение документа требует больших умственных затрат: он написан сжато, с использованием специальной терминологии и трудности его чтения очевидны.
|
|
|
Хорошо написанные отчеты должны обладать совершенно противоположным качеством. С первого взгляда должно быть видно, что их легко читать, поэтому решающее значение имеет хороший, доступный стиль изложения. Читатели, как правило, непроизвольно мысленно задают себе следующие вопросы: «Будет ли мне легко читать? Сколько времени потребует чтение? Пойму ли я смысл? Испытаю ли я разочарование?» и т.д. Если же, начав читать, человек быстро обнаруживает, что отчет действительно легко читается, Вы достигли многого.
В процессе работы над отчетом старайтесь не забывать о ситуациях, когда Вы были читателем, а не писателем.
Написанный текст должен быть:
Кратким, по крайней мере настолько, насколько позволяет содержание и цель;
Ясным и понятным;
Точным, выражающим именно то, что нужно сказать (без постороннего материала, не имеющего прямого отношения к теме);
Изложен на языке читателя (на приемлемом техническом уровне);
Простым, а не сложным и запутанным;
Логичным по структуре;
Описательным в должной мере.
Читатели должны чувствовать, что документ написан на приемлемом для них языке, потому что им нравится, когда учитываются их точка зрения и интересы. Например, иногда нужно написать два варианта документа для технически подготовленных и для неподготовленных людей. Каждая из групп должна чувствовать, что документ предназначен именно для них.
В результате Ваши отчеты будут не только выглядеть легкими для чтения, но их действительно будет легко читать, а наградой для Вас послужит то, что их вообще прочтут.
А что обычно не нравится читателям отчетов?
|
|
|
Читатели надеются, что отчет не будет:
Интроспективным (т.е. более ориентированным на его автора, чем на читателя). В большинстве деловых документов слово «Я» (»мы», «компания», «отдел» и т.п.) употребляется чаще слова «Вы». Однако фраза «Вы скоро получите больше информации» может быть уместнее и воспринята лучше, нежели «Я скоро сообщу более подробную информацию».
Снисходительным. Читателям не нравится, когда их не воспринимают всерьез. Если автор тем или иным образом подчеркивает свое превосходство, то, как правило, ничего кроме раздражения это не вызывает.
Предвзятым. Навязывание читателям своего личного мнения также, как правило, вызывает раздражение читателей.
Некорректным. Есть тонкости, которые нельзя игнорировать или недооценивать. Необходимо проявлять определенную изобретательность и тщательно подбирать слова. Надо позаботиться о том, чтобы подготовленный Вами документ не вызывал чувства неловкости и не вынуждал читателя идти на ухищрения, чтобы трактовать его должным образом.
Так каким же хотят видеть отчет его читатели? Читатели хотят, чтобы отчет был понятным, читабельным, простым и естественным.
Кажется очевидным, что текст отчета (да и любого другого делового документа) должен быть ясен читателю. Однако сплошь и рядом в повседневной жизни мы встречаемся с совершенно неясными выражениями. Ясность восприятия зависит от множества элементов, но особое внимание необходимо обратить на следующие:
Использование правильных слов. Читателю должно быть ясно, о чем Вы пишете: о рекомендациях или о возможных вариантах решения, о целях (желаемых результатах) или стратегиях (путях достижения целей), о задачах или намерениях и т.п.
Использование правильных фраз. Что значит «24-часовые услуги»? Означает ли это, что услуги оказываются в течение 24 часов после обращения или в любое время суток? Что значит «личные услуги»? Значит ли это, что обслуживанием занимаются люди? Тогда это очевидное утверждение. Быть может, следовало бы объяснить пользу и суть конкретных услуг?
Выбор и расстановка слов для обеспечения ясности содержания. Например, выражение «На данном этапе соглашения таковы, что...» предполагает, что позже будет что-то еще (новый этап), в то время как у автора такого намерения вовсе нет. Выражение «около 11,27%» также неясно. Что значит «около»? Фраза «После работы до глубокой ночи отчет будет у Вас на столе сегодня после обеда» означает, что допоздна работал отчет, а не его автор.
|
|
|
Читабельность трудно определить теоретически, но мы все знакомы с ней по опыту. Написанное Вами должно быть подобно течению. Одна мысль должна вести к другой, должен быть выбран правильный тон, и весь документ должен иметь ясную логическую структуру.
Простота изложения существенно облегчает восприятие текста. Простота означает, что нужно употреблять простые слова, простые словосочетания, короткие предложения (но не переусердствуйте, чередуйте короткие предложения с длинными, иначе чтение текста станет похожим на пулеметную очередь!) и короткие параграфы.
Естественность восприятия текста зависит от стиля письма. Об этом более подробно будет рассказано в следующей главе
|
|
|
