Роль языка и стиля при написании отчета.

От чего зависит стиль письма при написании отчета?

Стиль Вашего отчета должен прежде всего зависеть от ожиданий Ваших потенциальных читателей, от того, что они хотят прочесть, а иногда от того, к чему они подготовлены. Честно говоря, чтение некоторых деловых документов — неинтересное, трудное и неприятное занятие, даже если часть из них Вы написали сами.

Ваша манера письма зависит от вкуса, стиля и привычки. Очень многие при необходимости написать свой первый отчет просят совета у коллег и слышат в ответ «Примерно так...». Если стиль Вашего коллеги далек от совершенства, то, увы, ситуация будет аналогична той, в которой слепой ведет слепого. В результате формируется сверхформальный бюрократический стиль, портящий множество документов.

При выборе стиля следует учитывать цель подготовки отчета. Если отчет предназначен исключительно для передачи информации (такие документы иногда называют «полезными»), то целесообразно применение простейших конструкций и стилей для передачи основных фактов. Если Ваш отчет должен оказать какое-либо влияние на читателя (т.е. является «документом, рассчитанным на эффект»), то он должен быть написан более ярко и эмоционально.

Выберите «золотую середину» между этими двумя типами стиля. Поняв, где именно между двумя экстремальными точками Вы находитесь, Вы сможете быстро выбрать подходящие слова, тон и лексику.

Большинство людей имеют или вырабатывают удобный для себя стиль письма. Мир выглядел бы странно, если бы все делали все одинаково. Нет ничего страшного, если Вы используете что-то лишь потому, что это Вам нравится. Вариации, придающие документу оригинальность, могут быть весьма эффективны.

Какова роль языка при написании отчета?

Само сообщение — это одно, а способ его выражения — совсем другое. Все дело в языке, который может затруднить или облегчить понимание. Язык документа должен быть ясным и точным. Одно неуместное слово может испортить все впечатление; один параграф, написанный напыщенным канцелярским слогом, может подорвать доверие ко всему документу. Внимание к деталям языка и забота о них важны всегда.

Рассмотрим в качестве примера фразу «Способ применения языка оказывает влияние на восприятие текста». Добавим к нему одно слово: «...оказывает большое влияние...». Чувствуете разницу?

Теперь посмотрим, что произойдет, если заменить это слово другим. Несколько иначе звучит предложение: «Способ применения языка оказывает огромное влияние на восприятие текста». Существует множество других вариантов замены: «сильное», «значительное», «особое» и др. Несомненно, Вы можете продолжить этот список.

Помните, что в конечном итоге дело не в том, как Вы применяете язык, а в том, чего Вы достигаете, применяя его.

Что означает «естественность» применительно к тексту отчета?

О некоторых людях говорят, что у них «телефонный» голос. Точно так же можно сказать, что некоторые пишут неестественным старомодным или бюрократическим стилем. Причиной такого стиля может быть высокое самомнение пишущего или попытка представить тему более важной, чем она есть на самом деле. Тон документа можно изменить всего несколькими словами.

Отчету необходима некоторая степень формальности, но всегда помните, что он является лишь одним из способов разговора с людьми. Он должен быть настолько близок к естественной речи, насколько это возможно. Это не означает, что отчет следует превратить в запись легкой болтовни, но если Вы запишите мысли так, как высказали бы их устно, а затем сделаете запись более компактной, то результат будет лучше, чем тогда, когда Вы зададитесь целью написать «формальный деловой документ».

Чтобы текст воспринимался естественно, старайтесь писать:

Кратко: читатели хотят, чтобы документ был кратким.

Сжато: длина текста должна быть неразрывно связана с его содержанием. Если здесь и есть какое-нибудь правило, то оно заключается в следующем: запишите суть и остановитесь.

По существу: это требование связано с первыми двумя. Текст не должен быть слишком длинным, он должен отражать суть дела, в нем не должно быть пространных отступлений.

Точно: пишите именно то, что Вы имеете в виду, старайтесь правильно излагать необходимые подробности. Не применяйте слов и фраз «около», «я думаю», «возможно», когда нужно выразиться более конкретно.

На «подходящем» языке: это важно по многим причинам. Пишите текст на должном уровне сложности или техничности

Должна ли в отчете присутствовать авторская позиция?

Нравится Вам это или нет, но все Ваши отчеты что-то говорят о Вас. От восприятия окружающими подготовленных Вами деловых бумаг зависит, в какой степени люди будут доверять Вам, как они оценят Вашу квалификацию и согласятся ли работать с Вами. Написанный Вами отчет неизбежно повлияет на отношение к Вам других людей, в том числе Вашего босса, Ваших деловых партнеров и клиентов.

Нужно хорошо обдумать свой личный стиль и учесть, как может восприниматься окружающими написанный Вами документ. Начните с обдумывания того, какое впечатление Вы хотите произвести. Допустим, Вы хотите выглядеть знатоком своего дела. Стиль документа определенно говорит что-то о Вашей квалификации. Если документ хорошо составлен, содержит все, что хочет читатель, и в нем выражено все, что обещано, у читателя возникнет благоприятное впечатление о профессионализме автора.

Помните, что образ не создается одним словом. Чтобы произвести впечатление честного человека, недостаточно написать: «Позвольте мне быть абсолютно честным...» (эта фраза, напротив, может насторожить читателя). Желаемый образ формируется не только подбором конкретных слов, но и общим методом использования языка. В любом случае, занимаясь подготовкой отчета, помните, что у Вас появилась благоприятная возможность произвести впечатление, которой Вы можете сознательно воспользоваться.

Может ли отчет быть ярким и запоминающимся?

В повседневной деловой жизни очень часто приходится иметь дело с документами, в которых почти совсем нет прилагательных. В то же время одно из основных назначений языка — описание. Текст хорошо воспринимается, если его смысл ясен без особых усилий. Если же в нем присутствует некоторая степень описательности, облегчающая понимание, читатель будет доволен вдвойне. Ясное описание может потребовать от автора дополнительной работы, но усилия при этом окупаются сполна.

Очень хорошо, если текст Вашего отчета будет не только в достаточной степени описательным, но и запоминающимся. Использование неожиданных сравнений, необычных эпитетов не только запоминается, но и определенным образом характеризует личность автора. Не бойтесь время от времени проявлять свои эмоции. Мертвый, пассивный стиль отличается от эмоционального. Оба стиля могут быть уместны в конкретной ситуации, но второй зачастую игнорируется именно тогда, когда он мог бы значительно усилить воздействие отчета на читателя.

Признайтесь честно, как часто при подборе правильной фразы Вы отвергаете выражение как недостаточно формальное. Очень часто люди бывают готовы написать что-то запоминающееся или впечатляющее, но останавливают себя и подбирают другие выражения. Они могут быть адекватными, но не производят на читателей сильного впечатления. Так упускается благоприятная возможность.