 |
Перечислить виды докладных записок, охарактеризовать их, определить порядок оформления внутренних и внешних докладных записок, выделить типичные особенности.
|
|
|
|
Кстати
Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Пример 5
Перечислить виды докладных записок, охарактеризовать их, определить порядок оформления внутренних и внешних докладных записок, выделить типичные особенности.
Докладная записк а – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями заявителя.
Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу, по административно- хозяйственным вопросам. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-то работ, проверки).
|
|
|
Докладные записки делятся на внешние и внутренние.
Внешняя – адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации – автора документа.
Внутренняя – адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, приводятся факты, послужившие причиной составления документа, дается их анализ «По вашему поручению…», «В соответствии с планом...». Во второй (основной) части излагаются выводы, предложения, просьбы. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение или сделать выводы «Считаю необходимым…», «Предлагаю…» Датой докладной записки является дата её подписания. Внешние докладные записки регистрируются так же, как и другие исходящие документы. Внутренние – регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Зарегистрированная докладная записка дается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения – резолюция, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом на любом свободном месте, но не на полях.
Реквизиты внутренней дз:
· Наименование структурного подразделения
· Название вида документа
· Дата, регистрационный индекс
· Адресат
· Место издания
· Заголовок
· Текст
· Подпись
Реквизиты внешней дз
· Наименование вышестоящей орг.
· Наименование орг.
· Название вида док
· Дата, регистр. Индекс
· Место издания
· Адресат
· Заголовок к тексту
· Текст
· Подпись
· Отметка об исполнителе
· Отметка о наличии приложения
|
|
|
· Резолюция
54.Перечислить виды актов, дать характеристики актам, определить порядок оформления актов, выделить особенности оформления различных видов актов.
Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события.
Разновидности актов:
· Акт проверки
· Акт ликвидации
· Акт приема-передачи дел
· Акт инвентаризации
· Акт проведения испытаний
· Акт уничтожения документов
· Акт прима законченных работ
Реквизиты акта: наименование организации, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подписи, при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы.
Акты составляют по единой схеме. прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте. А также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксируются количественные данные. заголовкам к тексту акта является содержание события. Дата акта должна соответствовать дате события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной указываются основания для составления акта и перечисляются лица составившие акт и присутствующие при этом. Основаем для создания акта можт являться нормативно-правовой акт РБ, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей орг. В констатирующей части излагаются цели и задачи, дается краткое описание описание проделанной работы. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ явился основанием для составления акта.
Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку работником контролирующего органа и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства РБ.
55.Дать определение понятия протокол, охарактеризовать особенности и способы записи, составления и оформления.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях
|
|
|
Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа – ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12–14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).
Текст протокола состоит и з вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии докладчиков.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.
Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.
|
|
|
Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.
ТЕКСТ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня.
В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»).
Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.
Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.
В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса на повестке дня.
|
|
|
