Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Перечислить виды докладных записок, охарактеризовать их, определить порядок оформления внутренних и внешних докладных записок, выделить типичные особенности.




Кстати

Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

 

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  • запрос информации;
  • выдачу инструкций;
  • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  • объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

 

Пример 5

Перечислить виды докладных записок, охарактеризовать их, определить порядок оформления внутренних и внешних докладных записок, выделить типичные особенности.

Докладная записк а – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями заявителя.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу, по административно- хозяйственным вопросам. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-то работ, проверки).

Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя – адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации – автора документа.

Внутренняя – адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, приводятся факты, послужившие причиной составления документа, дается их анализ «По вашему поручению…», «В соответствии с планом...». Во второй (основной) части излагаются выводы, предложения, просьбы. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение или сделать выводы «Считаю необходимым…», «Предлагаю…» Датой докладной записки является дата её подписания. Внешние докладные записки регистрируются так же, как и другие исходящие документы. Внутренние – регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Зарегистрированная докладная записка дается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения – резолюция, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом на любом свободном месте, но не на полях.

Реквизиты внутренней дз:

· Наименование структурного подразделения

· Название вида документа

· Дата, регистрационный индекс

· Адресат

· Место издания

· Заголовок

· Текст

· Подпись

Реквизиты внешней дз

· Наименование вышестоящей орг.

· Наименование орг.

· Название вида док

· Дата, регистр. Индекс

· Место издания

· Адресат

· Заголовок к тексту

· Текст

· Подпись

· Отметка об исполнителе

· Отметка о наличии приложения

· Резолюция

 

54.Перечислить виды актов, дать характеристики актам, определить порядок оформления актов, выделить особенности оформления различных видов актов.

Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события.

Разновидности актов:

· Акт проверки

· Акт ликвидации

· Акт приема-передачи дел

· Акт инвентаризации

· Акт проведения испытаний

· Акт уничтожения документов

· Акт прима законченных работ

 

Реквизиты акта: наименование организации, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подписи, при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы.

 

Акты составляют по единой схеме. прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте. А также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксируются количественные данные. заголовкам к тексту акта является содержание события. Дата акта должна соответствовать дате события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной указываются основания для составления акта и перечисляются лица составившие акт и присутствующие при этом. Основаем для создания акта можт являться нормативно-правовой акт РБ, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей орг. В констатирующей части излагаются цели и задачи, дается краткое описание описание проделанной работы. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ явился основанием для составления акта.

Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку работником контролирующего органа и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства РБ.

 

55.Дать определение понятия протокол, охарактеризовать особенности и способы записи, составления и оформления.

Протоколдокумент, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях

Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа – ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12–14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит и з вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

ТЕКСТ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»).

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса на повестке дня.

 

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...