Дать определение понятия «композиционная структура протокола», охарактеризовать полную и краткую форму протокола, выделить различия по оформлению приказа и протокола.

Текст протокола состоит и з вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем, после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.

Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

ТЕКСТ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»).

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса на повестке дня.

57.Дать определение понятия «решения» и «постановления», перечислить этапы составления и оформления решения и постановления, выделить различия и особенности.

Решение и постановление – правовые акты, принимаемые коллегиальным органом.
Разница заключается в том, что постановления принимаются органами государственного управления, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.
К составлению и оформлению РиП предъявляются те же требования, что и к распорядительным документам, издаваемым на основе единоначалия. Они оформляются на общих бланках формата А4, имеют установленный состав реквизитов.
Особенности оформления РиП:
1)РиП не издаются, а принимаются (название реквизита «Место издания» трансформируется в «Место составления»)
2)В текстах РиП распорядительное слово («ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ») включается в констатирующую часть и печатается в одну строку с ней.
3)При необходимости РиП подлежат не только внутреннему, но и внешнему согласованию, оформляемую грифом согласования.
4)РиП содержат две подписи. 10й оформляется подпись руководителя коллегиального органа, а ниже – руководителя службы ДОУ, ответственного за правильность оформления документа.
5) Датой РиП является не дата его подписания, а дата проведения заседания, на котором документ был принят.

58.Дать определение понятия «телеграмма», охарактеризовать вид документа - телеграмма, выделить требования Почтовых правил по их составлению и оформлению.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

При нескольких адресах, каждый указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами – пропуск в 2 удара. Текст печатается, начиная с абзаца через 2 интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст – без переносов. Текст – предельно сжато. Телеграмма – на специальном бланке/обычных листах с указанием категории перед адресом. Не пишутся: предлоги, союзы, знаки препинания. Если знаки необходимы, то тчк, запт, двтч, квч, скб. Дата: число, месяц, год. Заканчивается телеграмма – индекс, после текста – должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой – служебные сведения, должности, подписи и расшифровки подписей отправителя, дата подписания. Заверяется печатью, составляется в 2-ух экземплярах. 1-ый подписанный отправляется, 2-ой – в дело (либо квитанция). Реквизиты:1) название вида документа 2) категория (срочная, правительственная, международная) 3) вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен, поздравительная) 4) телеграфный адрес получателя 5) номер ответной телеграммы 6)текст 7) исходящий номер телеграммы 8) сокращенное обозначение предприятия 9) фамилия должностного лица, подписавшего 10) наименование и адрес предприятия – отправителя 11) подпись должностного лица 12) дата 13) печать предприятия – отправителя

59.Дать определение понятия «копия документа», дать характеристику оформлению копий документов, выделить особенности документов - выписка, отпуск, дубликат, электронная, нотариальная и архивная копии.

Копия документа— документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Оформлять копию следует на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личной подписи лица, подписавшего подлинник. В связи с этим копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Отпуск - это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации-автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка. В заверительной отметке, проставляемой на отпусках исходящих документов, дату заверения, должность и расшифровку подписи работника, заверившего копию, допускается не указывать.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность.

Архивная копия – это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

Электронные копии создаются «путем заверения внешнего представления документа на бумажном носителе». То есть содержание дублируется на бумажном носителе, который и заверяется. При этом на снимке должно быть указано, что он является именно копией электронной версии. Заверение может быть выполнено как нотариусом, так и индивидуальным предпринимателем, имеющим лицензию на этот вид деятельности. Любая другая копия электронного документа, не заверенная надлежащим образом, юридической силы не имеет

60.Дать определение понятия «регистрационный индекс документа», «дата», определить особенности оформления даты при переписке с иностранными корреспондентами и в организационно-распорядительных документах.

Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. Регистрац.индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс. Регистрац. индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 45/25. Регистрац. индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. В иностранной корреспонденции дата письма обычно проставляется в его верхней части год/месяц/день. Великобритания: день/месяц/год. США: месяц/день/год.