 |
Схема журнально-ордерной формы учёта.
|
|
|
|
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитываются «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые, в свою очередь, суммируются «по вертикали» и «по горизонтали». «Вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.
На первичных документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи.
Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяются с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Все журналы-ордера в конце месяца подписываются главным бухгалтером предприятия.
Обобщающий учёт по результатам журналов-ордеров ведется в Главной книге, в которой выводятся конечные остатки по всем счетам, используемым при составлении нового баланса на отчетный период. Полученные итоги представляют собой бухгалтерские проводки для записи на счетах Главной книги.
Кредитовый оборот переносится на счет Главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он находится в журнале-ордере.
Дебетовый оборот на счете Главной книги учитывается развернуто в корреспонденции с конкретными счетами.
В счете Главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. При завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета Главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета и определение сальдо на конец месяца и составление баланса.
|
|
|
Таким образом, журнально-ордерная форма учета обеспечивает ускоренное движение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.
Однако журнально-ордерная форма учёта имеет существенные недостатки, главным из которых является ориентация журнально-ордерной формы на безмашинную технику учета. Громоздкость и сложная структура большинства журналов-ордеров требует высокой подготовки и определённых усилий по овладению методикой учётной регистрации.
Для коренного улучшения бухгалтерского учета необходима широкая механизация и автоматизация работ. Это создает условия для перехода от журнально-ордерной к более прогрессивным формам учёта, получившим название автоматизированных.
Автоматизированная форма учёта.
Автоматизация бухгалтерского учёта основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учёта начиная от сбора первичных учётных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы. Текущая учетная информация с первичных документов либо со специальных регистраторов учётных данных производится по специальным программам, благодаря которым полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выводиться на экран или печатать по запросу.
В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учёта данные синтетического и аналитического учёта формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов. Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных форма документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учёта.
|
|
|
Одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчётных процедур, решающих возникающие проблемы.
Автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учётом ряда следующих требований:
- ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;
- сохранности учётной информации на необходимый срок;
- диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;
- возможность выдачи информации фрагментно, т.е. в любом сочетании, удобном для пользователей;
- возможность принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений.
Организация и разработка систем автоматизированного учёта, ориентировано на новые информационные технологии, сопряжены с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учёт, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ сторонней организацией или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учёта на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учёта для системы в целом и для отдельных участков работы.
Внедрения технических средств приёма-передачи, хранения и обработки информации без нарушения основных принципов ведения учёта дает возможность совершенствовать формы представления информации, освободить бухгалтера от трудоёмких, монотонных операций группировки данных, подсчета итогов, заполнения регистров бухгалтерского учёта.
|
|
|
Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляется в учётных регистрах: карточках, книгах и т.д.
Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы бухгалтерского учёта являются:
- децентрализованная обработка учётных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМ) бухгалтера;
- ориентация на привычную для бухгалтера терминологию, сложившееся в бухгалтерии разделение труда, существовавшее до применения компьютеров: регистры аналитического и синтетического учёта, журналы-ордера, листки-расшифровки, вспомогательные ведомости по дебету счетов, накопительные и группировочные регистры;
- сохранение взаимосвязей межу регистрами и системой их контроля, присущих журнально-ордерной формы счетоводства.
В зависимости от объёма учётной информации, структуры и размера предприятия, состава и конфигурации технического и программного комплексов обработки данных используются различные организационные формы учёта, основанные на создании:
1) локальных автоматизированных рабочих мест бухгалтера;
2) совокупность взаимосвязанных АРМ бухгалтера, которые не объединены средствами компьютерной сети;
3) распределенной компьютерной сети, объединяющей автоматизированные рабочие места нескольких бухгалтеров, при необходимости – и АРМ других служб управления.
Локальные АРМ бухгалтера на базе персональных ЭВМ (ПЭВМ) применяются, как правило, в малых организациях, а также при недостаточном для удовлетворения нужд учётного персонала количестве компьютеров, отсутствии сети ЭВМ. Второй вариант автоматизированного учёта характерен для средних организаций, оснащенных главным образом ПЭВМ. Третий вариант основан на применении средств комплексной автоматизации бухгалтерского учёта, т.е. не только ПЭВМ, но и устройств сбора, регистрации и приёма-передачи данных.
Независимо от способа организации машинно-ориентированные системы бухгалтерского учёта аналогично системам, основанным на ручной обработке информации, обеспечивают выполнение всех стадий учётного цикла:
|
|
|
- сбора и регистрации информации;
- передачи данных;
- группировки, накопления и хранения данных;
- выдачи информации пользователям.
В малых организациях, использующих преимущественно упрощенную форму бухгалтерского учёта, на базе АРМ бухгалтера, как правило, формируются журнал учёта хозяйственных операций, Главная книга, другие форма бухгалтерской отчетности. В зависимости от принятой учётной политики дополнительно могут формироваться регистры аналитического и синтетического учёта.
На средних предприятиях при отсутствии автоматизированной сети ЭВМ предпочтителен вариант организации машинно-ориентированной формы учета, где используются несколько АРМ бухгалтера, специализированных на реализации определенных разделов бухгалтерского учета. При данном варианте автоматизированного бухгалтерского учёта имеется возможность обмена данными между АРМ через дискеты.
|
|
|
