Организация первичного учёта личного состава, затрат труда и его оплаты

Аналитический учёт расчётов с персоналом по оплате труда ведётся по каждому работнику организации. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Работодатель (за исключением работодателей- физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Документом, подтверждающим время работы у работодателя - физического лица, является письменный трудовой договор[3]. Для учёта личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учётных документов, утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001г.№26.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копи документов, связанных с работой (копии приказов (распоряжений) о приёме на работу, о переводах на другую работу, о прекращении действия трудового договора с работником, о поощрении работника, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и другие документы).

Таблица 4.1.

Перечень форм первичной документации по учёту труда и его оплаты

При приёме на работу заполняется личная карточка работника (приложение 2), ему присваивается табельный номер, который проставляется в документах учёта кадров, использования рабочего времени и расчётов по оплате труда. На каждого работника на основании первичных документов о приёме на работу в бухгалтерии организации открывается лицевой счёт, в котором фиксируются реквизиты работника (фамилия, имя отчество; цех, отдел; категория; табельный номер; количество детей; дата приёма и др.), суммы ежемесячно произведённых начислений и удержаний заработной платы. Данные лицевого счёта используются при расчёте среднего заработка. Также составляется приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (приложение 3).

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Для учёта рабочего времени для контроля за соблюдением работниками установленного времени используется табель учёта использования рабочего времени (приложение 4), который составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаётся в бухгалтерию.

Учёт использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путём регистрации только отклонений (например, неявок, опозданий). Отметки в табеле о причинах неявок на работу, о работе в режиме неполного рабочего дня, в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий труда делаются на основании соответствующих документов (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей, листок о простое, списки лиц, работающих сверхурочно). В табеле за каждый день фиксируются условные обозначения видов затрат рабочего времени и количество часов по ним. Табель типовой формы Т-12 применяется не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта заработной платы.

В условиях автоматизированной обработки данных бланки табеля с частично заполненными реквизитами, содержащимися в справочнике условно- постоянной информации (структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия, должность, табельный номер) могут быть созданы с применением вычислительной техники.

 Отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков. Для оформления отпуска применяются типовые документы - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (приложение 5), записка - расчёт о предоставлении отпуска работнику (приложение 6).

При расторжении трудового договора оформляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (приложение 7), а также записка- расчёт.

Сумма заработной платы, к выдаче работнику равна разности между суммами начислений и удержаний заработной платы. Результаты расчётов заработной платы фиксируются в лицевых счетах работников и в расчетно-платежной ведомости (приложение 8), которая применяется для учёта не только расчётов, но и выплаты заработной платы всем категориям работающих в основном средними и малыми организациями. В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по её видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку. Крупными организациями для учета расчётов заработной платы применяется расчётная ведомость, а для учёта выплаты заработной платы - платёжная ведомость. В расчётной ведомости содержатся все расчёты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платёжную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчётные и платёжные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платёжным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчёта 40 % заработка по тарифным ставкам или окладам с учётом отработанных работником дней.

Заработную плату выдают из кассы в течении трёх дней. По истечению этого срока кассир против фамилии работников, не получивших заработную плату, делает отметку “Депонировано”, составляет реестр невиданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер, номе и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В расчётных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Штатное расписание (приложение 9) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Учётная карточка научного, научно - педагогического работника применяется в научных, научно- исследовательских, научно- производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учёта научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщённых о себе работникам.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (приложение 10) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу используются для оформления и учёта перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счёте, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (приложение 11) применяется для оформления и учёта направлений работника (работников) в командировки. Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В этом приказе указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (приложение 12) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих произведённые расходы.

Служебное задание для направления в командировку (приложение 13) и отчёт о его выполнении используются для оформления и учёта служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаётся в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчёт о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчётом

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) применяется для оформления и учёта поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учёта затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество часов по выполненной работе.

Учёт выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспечённости производства мерной тарой, весами, счётчиками и другими измерительными приборами.

Оформленные первичные документы по учёту выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.