 |
Тема: Учет денежных средств.
|
|
|
|
В процессе хозяйственной деятельности у аптеки возникают обязательства перед:
- поставщиками (по оплате за приобретенные товары, услуги и т.п.)
- персоналом (например, по оплате труда)
- бюджетом (по налогам)
- и т.п.
Также у контрагентов аптеки могут возникать обязательства перед аптекой по:
- оплате поставленных аптекой товаров (у покупателей)
- возврату подотчетных сумм (у сотрудников предприятия)
- и т.д.
Исполнение обязательств (погашение задолженности) может осуществляться различными способами:
1. Денежными средствами:
- путем расчетов наличными деньгами (деньги непосредственно передаются плательщиком получателю). Это так называемые кассовые операции.
- в безналичном порядке – через учреждения банков в следующих формах:
- расчеты платежными поручениями (расчетным документом является платежное поручение)
- расчеты по инкассо (расчетными документами являются платежные требования и инкассовые поручения)
- расчеты по аккредитивам (расчетный документ- аккредитив)
- расчеты чеками (расчетный документ – чек).
2. Неденежными средствами (исполнение обязательств осуществляется без использования наличных или безналичных денег), например:
- при расчетах по товарообменным договорам (договорам мены)
- при погашении обязательств путем зачета встречных денежных требований
- при использовании векселей в расчетах за поставленные товары, работы, услуги
- и т.д.
Аптеками наиболее часто применяются расчеты денежными средствами в наличном и безналичном порядке. В соответствии с законодательством РФ предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В настоящее время предприятия могут иметь несколько расчетных счетов в различных банках. Для открытия расчетного счета в банке предприятие обязано представить в банк:
|
|
|
- заявление на открытие счета
- Устав (заверенная копия)
- учредительный договор (заверенная копия)
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (заверенная копия)
- карточки с образцами подписей должностных лиц, имеющих право распоряжаться счетом, и оттиском печати (заверяются нотариусом или банком),
а также заключить с банком договор на расчетно-кассовое обслуживание. Договором регулируется порядок взаимодействия аптеки и банка при осуществлении расчетных операций, а также плата, взимаемая банком за расчетно-кассовое обслуживание (тарифы банка). При открытии предприятию счета в банке этому счету присваивается 20-значный номер, который сообщается предприятию.
Платежи через банк между аптекой и ее контрагентами - юридическими лицами, могут осуществляться в рамках следующих форм безналичных расчетов:
1) расчеты платежными поручениями;
2) расчеты по аккредитиву;
3) расчеты инкассовыми поручениями;
4) расчеты чеками;
5) расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование)
Формы безналичных расчетов выбираются организацией самостоятельно и могут предусматриваться договорами, заключаемыми с контрагентами (поставщиками, подрядчиками и т.д.).
Для каждой из перечисленных форм безналичных расчетов используется предусмотренный для нее расчетный документ. Порядок выполнения процедур приема к исполнению, отзыва, возврата (аннулирования), исполнения распоряжений клиентов утверждается внутренними документами обслуживающего банка, которые, однако, не могут содержать положения, противоречащие законодательству. Этот порядок доводится до клиентов банка в договорах, а также путем размещения информации в местах обслуживания клиентов.
|
|
|
Перевод денежных средств может осуществляться банками по распоряжениям клиентов:
- оформленным на бумажных носителях (количество экземпляров устанавливается банком);
- переданным в электронном виде.
Большинство аптечных организаций пользуются возможностью работы с банками через Интернет, непосредственно с рабочего места путем использования электронных документов (системы Банк-клиент). Несмотря на то, что за использование такой системы банк взимает плату (обычно не очень большую), ее применение позволяет повысить оперативность платежей, а также сократить трудозатраты.
Перечень и описание реквизитов распоряжений (платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования и др.), а также их формы (при представлении этих документов на бумажных носителях) установлены законодательством.
При приеме расчетных документов к исполнению банк обязательно осуществляет удостоверение права распоряжения денежными средствами, правильность оформления документа, а также контроль достаточности денежных средств.
Удостоверение права распоряжения денежными средствами при приеме к исполнению распоряжения на бумажном носителе осуществляется банком посредством проверки наличия и соответствия собственноручной подписи (подписей) и оттиска печати образцам, заявленным банку в карточке с образцами подписей и оттиска печати, оформляемой при открытии счета и хранящейся в банке.
Удостоверение права распоряжения денежными средствами при приеме к исполнению распоряжения в электронном виде осуществляется банком посредством проверки электронной подписи, аналога собственноручной подписи и (или) кодов, паролей, иных средств, позволяющих подтвердить, что распоряжение в электронном виде составлено уполномоченным лицом (лицами).
Самой распространенной формой безналичных расчетов, используемой аптечными организациями в настоящее время, являются расчеты платежными поручениями. Она предусматривает, что для осуществления банковского перевода аптечная организация оформляет и передает банку документ, называемый платежным поручением(на бумажном носителе или в электронном виде). В нем обязательно указываются название и банковские реквизиты как организации-плательщика, так и организации-получателя, а также сумма и назначение платежа. Реже в расчетах аптечных организаций с контрагентами применяются расчеты инкассовыми поручениями и расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя (прямое дебетование). В случае использования этих форм расчетов расчетный документ (инкассовое поручение или платежное требование соответственно) составляется и представляется в банк не плательщиком, а получателем денежных средств. Плательщику указанные документы предъявляются к оплате в установленном законом или договором порядке, в частности путем их направления в обслуживающий плательщика банк.
|
|
|
Сущность аккредитивной формы расчетов состоит в том, что сумма денежных средств плательщика резервируется банком на определенный срок и может быть списана с этого счета на счет получателя денег в течение этого срока только при условии предъявления последним документов, предусмотренных аккредитивом. Реквизиты и форма (на бумажном носителе) аккредитива определяются банком с учетом требований законодательства, устанавливающего перечень обязательной для данного документа информации. В настоящее время аккредитивы получили наиболее широкое распространение при международных расчетах, хотя могут применяться и в расчетах внутри России.
Расчеты чеками в настоящее время в практике аптечных организаций широкого распространения не имеют. Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. Чек должен содержать реквизиты, установленные федеральным законом, а также реквизиты, определяемые конкретным банком. Форма чека также устанавливается банком. Принимая чек к оплате, банк обязан удостовериться в его подлинности, а также в том, что предъявитель чека является уполномоченным по нему лицом.
|
|
|
Наличие и движение (приход и расход денег) по каждому счету в банке подтверждается банковским документом, носящим название банковской выписки. Она периодически (по мере надобности) выдается банком организации вместе с документами, на основании которых проведены отраженные в ней операции. При электронном документообороте организация имеет возможность получать банковские выписки в электронном виде.
Бухгалтерский учет безналичных расчетов ведется на активном счете 51 «Расчетный счет». При наличии у предприятия нескольких расчетных счетов ему необходимо использовать аналитические счета к счету 51. Сальдо синтетического счета 51 показывает суммарный остаток денежных средств на всех расчетных счетах предприятия. По дебету счета отражаются поступления денежных средств на расчетные счета предприятия, по кредиту – списание средств с расчетных счетов.
Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним документов.
При использовании предприятием аккредитивной формы расчетов и расчетов чеками, используется счет 55 «Специальные счета в банках».
Наряду с безналичными расчетами предприятия могут осуществлять и операции с наличными денежными средствами, получившие название кассовых операций.
Организация вправе самостоятельно распределять имеющиеся суммы денежных средств для хранения на счетах в банках или в кассе, но только с учетом ограничений, установленных законодательством.
Законодательством установлено, что для ведения кассовых операций обязана установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после определения (выведения) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Эта сумма носит название лимита остатка наличных денег. Её величина:
- индивидуальна для каждой организации;
- определяется ею самостоятельно по специальному расчету;
- утверждается руководителем организации;
Наличие денег в кассе сверх установленного лимита допускается только в дни выплат заработной платы и выплат социального характера (например, оплата по листкам временной нетрудоспособности), а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Продолжительность срока выдачи наличных денег по заработной плате и аналогичным выплатам определяется руководителем организации, но не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
|
|
|
Все наличные денежные средства сверх установленного лимита организация обязана хранить в банке. В зависимости от месторасположения организации, режима ее работы, объемов сдаваемой в банк наличности, стоимости услуг по инкассации и других факторов сдачу наличных в банк аптека может осуществить путем:
- непосредственной передачи денег через уполномоченное лицо организации (с оформлением банковского Объявления на взнос наличными);
- через почтовое отделение;
- через инкассатора (комплект документов).
В любом случае руководитель организации обязан определить и реализовать на практике мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег как при ведении кассовых операций и хранении наличных денег (оборудование сейфами, установка решеток и т.п.), так и при их транспортировке.
Кассовые операции осуществляются кассиром – кассовым или иным работником, определенным руководителем из числа сотрудников организации. Они могут осуществляться и непосредствнно руководителем.
При наличии в аптеке нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассира, осуществляющего только расчеты с покупателями за проданные товары (работы, услуги) с использованием ККТ, называют кассиром-операционистом.
С установленными кассиру должностными правами и обязанностями он должен быть ознакомлен под роспись. Кроме того, с кассиром необходимо заключить договор о материальной ответственности.
Кассир снабжается печатью или штампом, содержащими реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы
Кассовые операции оформляются кассовыми документами:
- операции по приему наличных денег (приходные кассовые операции) - приходными кассовыми ордерами (ПКО). Бланк ПКО всегда имеет отрывную часть – квитанцию к приходному кассовому ордеру;
- операции по выдаче наличных денег (расходные кассовые операции) - расходными кассовыми ордерами.
Оформление кассовых документов может осуществляться:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным работником (в том числе кассиром), определенным руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) в соответствующем распорядительном документе;
- руководителем организации (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
В кассовых документах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и т.д). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.
И приходные и расходные кассовые ордера обязательно подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. Расходный кассовый ордер всегда обязательно подписывается и руководителем. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются им.
К приходным кассовым операциям относятся в частности:
- сдача выручки от реализации товаров сотрудниками аптечной организации;
- возврат сотрудниками неиспользованных остатков ранее полученных подотчетных сумм (денежных средств, выдаваемых сотрудникам для оплаты расходов, связанных с осуществлением деятельности аптечной организации, например, стирки белья, приобретения канцтоваров и т.п.);
- получение наличных денег из банка;
- оплата покупателями товаров (в пределах установленных ограничений расчетов наличными);
- внесение сотрудником денежных сумм в счет погашения недостач;
- возврат сотрудниками ранее полученных займов, процентов по ним;
- и др.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие необходимых подписей, соответствие друг другу сумм, указанных цифрами и прописью, а также наличие перечисленных в ордере подтверждающих документов. Затем кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель денег мог наблюдать за его действиями. После приема наличных кассир сверяет сумму, указанную в ордере, с суммой фактически принятых денег. При их соответствии кассир подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, а также проставляет на квитанции оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. Вносителю наличных денег в подтверждение их приема кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир должен вернуть ему вносимую сумму денег, перечеркнуть приходный кассовый ордер и передать его лицу, осуществляющему оформление кассовых ордеров (главному бухгалтеру, бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю) для оформления нового приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.
К расходным кассовым операциям относятся:
- выплата заработной платы;
- выдача сотруднику денег под отчет;
- сдача наличных денег в банк;
- оплата поставщикам товаров, работ, услуг (в пределах установленных ограничений расчетов наличными);
- выдача займа сотруднику;
- и др.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, а в случае получения денег за иное лицо также доверенности, оформленной в установленном порядке.
Перед выдачей денег кассир должен проверить наличие в расходном кассовом ордере необходимых подписей, соответствие друг другу сумм, проставленных цифрами и прописью, наличие перечисленных в РКО подтверждающих документов, а также соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность. В случае предъявления получателем доверенности кассир проверяет возможность выдачи по ней денег (данные о доверителе, доверенном лице, срок действия доверенности), в РКО делает надпись «по доверенности», а саму доверенность прикладывает к расходному ордеру.
Затем кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю денег, который должен указать в нем получаемую сумму (рубли - прописью, копейки - цифрами) и подписать его. После этого кассир пересчитывает подготовленные к выдаче деньги таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, а затем выдает деньги получателю полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере. Получатель должен пересчитать полученные деньги под наблюдением кассира. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.
В аналогичном порядке производится выдача денег при выплате заработной платы, осуществляемой по РПВ или ПВ, что разрешено Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ. В этом случае каждый получатель денег расписывается в их получении непосредственно в РПВ или ПВ против своей фамилии. Расходный кассовый ордер (РКО) в этом случае оформляется на фактически выданную по каждой ведомости общую сумму денег. Номер и дату этого РКО кассир проставляет на последней странице соответствующей ведомости. На самих ведомостях (РПВ, ПВ) обязательно указывается срок выдачи по ним денег, установленный руководителем аптечной организации.
|
|
|
