 |
Предложения по повышению эффективности управленческого документооборота
|
|
|
|
Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, сглаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.
Уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.
Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.
Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.
В процессе обработки документа нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т.д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.
|
|
|
Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.
Эту же систему рекомендуется к использованию предприятию ООО «Клаксон», кроме того в бухгалтерском учёте всё таки удобнее было использовать программу фирмы 1С – 1С-Бухгалтерия: Предприятие версии 8.0.
Для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, нужно строить систему отчётности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается.
Важнейшими требованиями к системе управленческой отчетности являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов построения системы управленческой отчетности:
|
|
|
1. Система должна быть ориентирована на первое лицо.
2. Система должна строиться «сверху вниз». Руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для выполнения своей работы данных.
3. Исполнители должны иметь возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных.
4. Данные должны фиксироваться там, где порождаются.
5. Информация должна быть руководителю сразу же после её фиксирования.
Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Однако опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что установке автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая «бумажная» работа. Её выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и тем самым ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.
Представим технико-экономическое обоснование разработки автоматизированной системы учета и анализа ассортимента товаров ООО «Клаксон».
Область применения разрабатываемого программного продукта – отдел хозяйственного учета рабочее место бухгалтера по учету товарных операций в ООО «Клаксон».
Целесообразность разработки проекта учета и анализа ассортимента товаров автоматизированным способом заключается в следующем:
– отпадет необходимость ручной обработки информации по содержанию картотеки товаров, которая в настоящий момент находится преимущественно на бумажных носителях;
– появится возможность оперативного получения общих или детализированных данных по итогам работы;
– повысится точность и полнота анализа данных;
– определение действительно рентабельных видов товаров для оперативного изменения номенклатуры продаж;
- определение реальной выгодности для предприятия того или иного покупателя и дифференциация на основе этого сбытовой политики.
|
|
|
Расчет коэффициентов эксплуатационно-технического уровня приведен в таблице 3.
Таблица 3. Определение коэффициентов ЭТУ
| Коэффициенты | Базовый вариант | Разрабатываемый продукт |
| Аи | 1 | 1 |
| Пр | 1 | 1 |
| Сз | 1 | 3,5 |
Для оценки JЭТУ рекомендуется 5-ти бальная шкала оценивания. В таблице 4 представлены результаты расчета бально-индексным методом.
Таблица 4. Расчет показателя качества (балльно-индексный метод)
| Показатель качества | Весовой коэффициент, bj | Оценка, Xj | |
| Проект | Ручная обработка | ||
| 1. Удобство работы (пользовательский) | 0,2 | 5 | 2 |
| 2. Надежность (защита данных) | 0,2 | 3 | 5 |
| 3. Функциональные возможности | 0,4 | 5 | 5 |
| 4. Временная экономичность | 0,3 | 5 | 2 |
| 5. Время обучения персонала | 0,1 | 5 | 5 |
| Комплексный показатель качества | JЭТУ1 = 5,6 | JЭТУ2 =4,9 | |
Вычислим коэффициент технического уровня Ak = 5,6 / 4,9=1,14, этот метод также оправдывает с технической точки зрения создание данного проекта.
Расчет затрат на основную заработную плату приведен в таблице 5.
Таблица 5. Затраты на основную заработную плату сотрудника
| Оклад в месяц, руб. | Стоимость одного рабочего дня, руб. | Трудоемкость, дни | Сумма, руб. | |
| 3000 | 142,86 | Автоматизированный труд | 90 | 12857,40 |
| Ручной труд | 210 | 30000,06 | ||
Тогда с учетом дополнительной заработной платы и отчислений по налогам:
Ззп = 12857,40 ´ 1,3´1,356 = 22665,02 руб. – для автоматиз-ного труда
Ззп = 30000,06 ´ 1,3´1,356 = 52885,06 руб. – для ручного труда
Определим фонд времени работы оборудования: Fэф=264´8= 2112 часов.
Рассчитаем амортизационные отчисления по применению оборудования:
Для проекта: g1 = 1; a1 = 10; t1 = 90´8=720 часов; Cb1 = 15200 руб.
Сумма амортизационных отчислений для проекта составит:
Са = 0,01´[(15200´10´1´720) / 2112] = 518,18 руб.
Определим затраты на силовую энергию: Зэ = 0,23´720´0,12 = 19,87 руб.
Таким образом, затраты на текущий ремонт оборудования для проекта составят: Зрем = (0,05´15200´720) / 2112 = 259,09 руб.
Расчет эксплуатационных затрат для проекта и ручного учета по статьям представлен в таблице 6.
Таблица 6. Расчет эксплуатационных затрат для проекта и аналога.
|
|
|
| Статьи затрат | Автоматизированный труд | Ручной труд |
| Основная и дополнительная зарплата с отчислениями во внебюджетные фонды | 22665,02 | 52885,06 |
| Амортизационные отчисления | 518,18 | 0 |
| Затраты на электроэнергию | 19,87 | 0 |
| Затраты на текущий ремонт | 259,09 | 0 |
| Итого | 23462,16 | 52885,06 |
Таким образом, эксплуатационные затраты составят:
Для проекта Зтек = 23462,16 руб.
Для ручного труда Зтек = 52885,06 руб.
Расчет экономического эффекта приведен в таблице 7.
Таблица 7. Расчет экономического эффекта
| Данные | Автоматизированный труд | Ручной труд |
| Текущие эксплуатационные затраты, руб. | 23462,16 (С1) | 52885,06 (С2) |
| Суммарные затраты, связанные с внедрением проекта, руб. | 11448,66 (К1) | 0 (К2) |
| Приведенные затраты на единицу работ, руб. | 27240,22 (З1) | 52885,06 (З2) |
| Экономический эффект от использования разрабатываемой системы, руб. | Э = (52885,06´ 1,14 – 27240,22) ´ 1 = = 33048,75 | |
Фактический коэффициент экономической эффективности разработки составит: 
Сопоставим его с нормативным значением коэффициента эффективности капитальных вложений Ен = 0,33:
Так как Еф = 2,89 > Ен, то разработка и внедрение разрабатываемого продукта является эффективным, т.е. эффект от использования данной системы окупает все затраты, связанные с проектированием и эксплуатацией. В таблице 8 представлено экономическое обоснование разработки и внедрения предложенного проекта.
Таблица 8. Сводная таблица экономического обоснования разработки и внедрения проекта
| Затраты на разработку проекта, руб. | 11448,65 |
| Затраты на реализацию проекта, руб. | 0,00 |
| Общие эксплуатационные затраты, руб. | 23462,16 |
| Экономический эффект, руб. | 33048,75 |
| Коэффициент экономической эффективности | 2,89 |
| Срок окупаемости, лет | 0,34 |
Проделанные расчеты показывают, что внедрение разработанной информационной системы документооборота бухгалтерской управленческой отчетности имеет экономическую выгоду для предприятия и решение принято правильно.
Заключение
Процесс принятия управленческих решений является особым видом деятельности, требующим высокой квалификации, практического опыта, развитой интуиции, часто сродни искусству. Многие решения являются уникальными, и процесс их выработки не может быть определен строгими правилами, конкретными шагами и четкой последовательностью. Тем не менее, в анализе процесса принятия управленческих решений можно выделить наиболее общие определенные этапы. На первом этапе исходя из стоящей проблемы бухгалтер должен определить все возможные направления действий, которые помогут руководству разрешить эту проблему. После определения альтернатив бухгалтер по управленческому учету готовит полный анализ по каждому обсуждаемому варианту, рассчитывая суммарные затраты, возможную экономию ресурсов и финансовый результат хозяйственных операций. Для каждого типа решений необходима различная информация.
|
|
|
Когда вся информация собрана и представлена соответствующим образом, руководство может выбрать наилучший вариант действий. После воплощения в жизнь выбранного решения бухгалтер должен проанализировать сложившуюся ситуацию и представить руководству анализ результатов внедрения. Если нет необходимости в дальнейших действиях, процесс управления завершается, в противном случае весь цикл возобновляется.
Как видим, на всех этапах процесса принятия управленческого решения бухгалтер обеспечивает руководство необходимой информацией. Для этих целей должны быть использованы определенные учетные процедуры и система специальной отчетности. Так как руководство ожидает, что информация будет точной, своевременной, полностью охватывающей проблему и представленной в хорошей понятной форме, бухгалтер должен обращать внимание не только на сбор и обработку необходимой информации, но также и на формат представляемых отчетов.
На основании проделанной работы по изучению данной темы, можно сделать выводы о том, что в ходе написания курсовой работы были решены такие поставленные задачи, как раскрыта сущность и особенности принятия управленческих решений, исследован управленческий учет и отчетность как элемент информационной системы управления организации, раскрыто понятие и принципы управленческой отчетности в общем и на примере конкретного объект исследования.
В итоге были предложены варианты по совершенствованию принятия управленческих решений объекту исследования.
Наряду с этим была выполнена цель данной курсовой работы, т.е. исследованы, изучены и отражены особенности принятия управленческих решений, основанные на данных оперативного учета и отчетности как теоретически, так и применительно к конкретному объекту исследования.
В первой главе приведены теоретические основы принятия управленческих решений на основе данных управленческого учета и отчетности. Раскрывается сущность управленческого учета как подсистемы информационного обмена в структуре управления предприятием, приведена классификация управленческих решений и описана методика сбора и обработки информации для принятия управленческих решений.
Вторая глава курсовой работы была написана на основании предложенных данных ООО «Клаксон». В этой главе была дана краткая характеристика общества с ограниченной ответственностью «Клаксон». Таким образом, были рассмотрены учредители, вид деятельности организации, виды и формы управленческой отчетности в ООО «Клаксон», их применение в целях принятия управленческих решений, а также другие аспекты данного предприятия.
После расчета внедрения новой информационной системы на ООО «Клаксон» был сделан вывод, что внедрение разработанной информационной системы имеет экономическую выгоду для предприятия.
Список литературы
1. Федеральный закон о бухгалтерском учете №129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (Принят Государственной Думой 23 февраля 1996 года) (Одобрен Советом Федерации 20 марта 1996 года)
2. Бороненкова С.А. Управленческий анализ. М., 2003.
3. Бургуев К.А. Практика постановки управленческого учета на российских предприятиях // Деловой Петербург. – 2002. – №24. – С 3–7 19.
4. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие для студентов экономических специальностей. / И.П. Сахирова. Уфа: Гилем, 2006. 152 с.
5. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / М.А. Вахрушина. – 6-е изд., доп. и перераб. – М.: Омега – Л, 2006. – 576 с.
6. Волкова О.Н. Управленческий учет: учеб. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 472 с.
7. Глущенко В.В., Глущенко И.И. Разработка управленческого решения. Железнодорожный, 2001.
8. Голов С.Ф. Управленческий учет: Учебник. – К.: Либра, 2004. – 576 с.
9. Друри К. Управленческий и производственный учет.-М.: АУДИТ_ЮНИТИ, 2002
10. Друри К. Управленческий учет для бизнес-решений. – М.: ЮНИТИ, 2003.
11. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для вузов. – М.: Экономистъ, 2003. – 618 с.
12. Ивашкевич В.Б. Практикум по управленческому учету и контроллингу: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2004 – 160 с.
13. Карпова Т.Н. Управленческий учет: Учебник. - М.: АУДИТ-ЮНИТИ, 2003
14. Кондраков К.П., Иванова М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2003. – 386 с.
15. Керимов В.Э. Управленческий учет: Учебник. – 2-е изд., изм. и доп.-М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003.-416 с.
16. Нестеро В. Важно А.Управленческий учет как основа для принятия эффективных решений // Экономика и жизнь. – 2007. – №5
17. Николаева О., Шишкова Т. Управленческий учет: Учебное пособие. – М.: УРСС, 2003.
18. Сахирова И.П. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие для студентов экономических специальностей. / И.П. Сахирова. Уфа: Гилем, 2006
19. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. М., 2007.
20. Хорнгрен Ч., Фостер Дж., Датар Ш. Управленческий учет. 10-е изд./ Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2005. – 1008 с.
21. Управленческий учет: системы, методы, процедуры: Учебное пособие / О.Д. Каверина – М.: Финансы и статистика, 2003. – 352 с.: ил.
22. Управленческий учет: Учебное пособие / Под редакцией А.Д. Шеремета. – 2-е изд., испр. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. – 512 с.
|
|
|
