 |
Адаптация созданной системы управления персоналом в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре
|
|
|
|
Предпосылки проекта
С момента открытия первого гипермаркета "ЛИНИЯ" в Белгороде в декабре 2002 года, корпорация "ГРИНН" начала активное расширение бизнеса за пределы Курской области. К концу 2007 года гипермаркеты "ЛИНИЯ" работали уже в 13 городах, превратив корпорацию "ГРИНН" в одно из крупнейших предприятий и работодателей Черноземья.
Кадровый учет и расчет заработной платы в корпорации производился с помощью программы "1С: Зарплата и Кадры (1С: ЗиК), особенности которой не позволяли обрабатывать информацию о сотрудниках всех филиалов в единой базе. Кроме того, отсутствовали встроенные механизмы для унификации процессов управления персоналом, практически не осуществлялся контроль за корректностью вводимой информации.
С ростом масштабов бизнеса и развитием корпоративной культуры управления существующая программа кадрового учета и расчета заработной платы перестала отвечать потребностям корпорации как с точки зрения функциональных возможностей, так и по быстродействию. В связи с отсутствием единых корпоративных стандартов, поддерживаемых на уровне информационной системы, в разных филиалах зачастую использовались различные подходы к выполнению кадровых бизнес-процессов, кадровому учету и документообороту, табельному учету и расчету заработной платы. Для контроля ситуации на местах требовалось проведение частых выездных проверок специалистами отдела кадров и бухгалтерии по расчету заработной платы головного управления корпорации.
Таким образом, к 2007 году руководство корпорации "ГРИНН" пришло к осознанию необходимости сделать процесс управления персоналом компании более контролируемым и прозрачным. Без построения единой системы управления персоналом предприятия и полной замены действующего программного обеспечения (1С зарплата и кадры) сделать это было невозможно.
|
|
|
Масштаб корпорации, ее территориальная распределенность, диверсифицированность бизнеса, каждое направление которого имеет свои особенности управления персоналом и расчета заработной платы - все это предъявляло повышенные требования к информационной системе, которая должна будет стать основой для построения единой системы управления персоналом корпорации.
Для выбора решения, обладающего всеми необходимыми возможностями, был проведен тендер, в ходе которого рассматривались несколько систем управления персоналом - лидеров рынка. Победителем стало решение "Система Alfa/Управление персоналом" (Alfa-HRMS) от компании "Информконтакт". Большую роль в победе сыграло наличие успешного опыта компании "Информконтакт" в проведении аналогичных крупных, сложных проектов автоматизации, наличие развитого функционала, а также возможности масштабируемости и быстродействия предлагаемого решения, продемонстрированного на действующих проектах.
Обзор проекта
| Обзор проекта | Наименование проекта Внедрение системы управления персоналом | Менеджер проекта Руководитель HR-департамента | |||||
| Задача/Возможность С ростом масштабов бизнеса существующая программа кадрового учета и расчета заработной платы перестала отвечать потребностям корпорации. В связи с отсутствием единых корпоративных стандартов, поддерживаемых на уровне информационной системы, в разных филиалах зачастую использовались различные подходы к выполнению кадровых бизнес-процессов, кадровому учету и документообороту, табельному учету и расчету заработной платы. Для контроля ситуации на местах требовалось проведение частых выездных проверок специалистами отдела кадров и бухгалтерии по расчету заработной платы головного управления корпорации.
| |||||||
| Цель Сделать процесс управления персоналом компании более контролируемым и прозрачным. | |||||||
| Задачи Построить единую систему управления персоналом предприятия Полная замена действующего программного обеспечения (1С зарплата и кадры) на новую современную программу | |||||||
| Критерии оценки успеха Внедрение проекта увеличивает показатели эффективности организации Срок окупаемости проекта составляет не более одного года. | |||||||
| Допущения Внедрение проекта повысит статус организации, даст возможность получить сертификат стандарта качества международного образца. | |||||||
| Подготовил Руководитель HR-департамента | Дата | Утвердил Собственник бизнеса | Дата | ||||
Разбиение на рабочие задания и определение времени выполнения работ
С учетом масштаба предприятия, сложности структуры его подразделений и в соответствии с методологией "бесшокового" внедрения компании "Информконтакт" было принято решение о проведении проекта в корпорации "ГРИНН" в три этапа. Каждый из этапов представлял собой полновесный проект и был логическим продолжением предыдущего:
· пилотный проект создания системы управления персоналом в гипермаркете "ЛИНИЯ" города Курск;
· проект тиражирования системы управления персоналом на всю сеть гипермаркетов "ЛИНИЯ";
· проект адаптации созданной системы управления персоналом гипермаркетов в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре.
Руководство корпорации посчитало целесообразным реализовывать проект совместной командой, состоящей из специалистов корпорации "ГРИНН" и компании "Информконтакт".
Пилотный проект
Для настройки решения управления персоналом и расчета заработной платы, которое в дальнейшем предполагалось использовать во всех гипермаркетах "ЛИНИЯ", был выбран один из "старейших" магазинов в городе Курск, штат которого насчитывал около 700 сотрудников.
Проект стартовал в июле 2007 года и был реализован объединенной рабочей группой из специалистов "ГРИНН" и "Информконтакт" в 4 логических этапа:
|
|
|
· подготовительные работы;
· перевод в новую систему отдела кадров;
· запуск ведения табельного учета в системе;
· расчет в новой системе заработной платы, налогов, отчислений в фонды.
В ходе выполнения работ по этапу был проведен комплекс подготовительных работ, необходимых для успешного запуска "Системы Alfa/Управление персоналом", включивший в себя:
1. Разработку и утверждение инструкций и регламента работы в новой системе.
2. Разработку механизма импорта и выверки данных о сотрудниках, импорт данных за все предыдущие периоды из "1С: Зарплата и Кадры" в Alfa-HRMS.
3. Согласование внешних форм неунифицированных кадровых приказов и настройка приказов в соответствии с требованиями.
4. Настройку специфических отчетных форм, необходимых отделу кадров и расчетному отделу бухгалтерии.
5. Формирование в системе используемых в гипермаркете графиков работы сотрудников.
6. Первичную настройку алгоритмов расчета заработной платы, автоматический расчет отчислений в фонды, а также выполнение прочих настроек, влияющих на корректность расчета заработной платы.
С сентября 2007 г. начался процесс перевода функций кадрового учета и документооборота во вновь создаваемую систему управления персоналом. В течение месяца сотрудниками отдела кадров осуществлялась параллельная работа в двух системах и выверка перенесенных кадровых данных, а уже в октябре отдел кадров перешел на постоянную работу в Alfa-HRMS.
В середине сентября были начаты работы по переводу ручного учета отработанного времени на ведение электронных табельных журналов в "Системы Alfa/Управление персоналом". Для этого всем сотрудникам магазина были установлены индивидуальные графики работы. За две недели табельщики подразделений смогли освоить новые функции и автоматически сформировать табельный журнал в электронном виде. С этого момента бумажная версия табеля распечатывается лишь для подписания и сдачи в архив, а для управления персоналом и построения управленческой отчетности используется первоисточник информации - созданная система управления персоналом. На финальном этапе, в середине октября, тестовую работу начали бухгалтеры по расчету заработной платы гипермаркета. Работая параллельно в двух системах, они проверили данные и получили необходимые навыки работы с новым функционалом. Первый тестовый расчет заработной платы, произведенный за октябрь 2007 г., выявил необходимость налаживания механизмов более тесного и регламентированного взаимодействия отдела кадров, табельщиков и бухгалтерии, так как в новой системе, в связи с полным устранением двойного ввода данных, взаимосвязь отделов существенно возросла. Повторный тестовый расчет заработной платы за ноябрь показал готовность системы управления персоналом к работе в промышленном режиме. Схема разбиения на задачи по Пилотному проекту:
|
|
|
Диаграмма Ганта Пилотного проекта:
По результатам пилотного проекта было принято решение о начале тиражирования созданной системы управления персоналом на все гипермаркеты "ЛИНИЯ" с января 2008 года.
3.2 Тиражирование системы управления персоналом на всю сеть гипермаркетов "ЛИНИЯ"
В январе 2008 года начались подготовительные работы нового этапа. В соответствии с утвержденным графиком тиражирования с февраля по ноябрь 2008 г. вся сеть гипермаркетов должна была перейти на работу в единой системе.
14 гипермаркетов были разбиты на пары по географическому соседству и каждый месяц с февраля по август работы начинались в новой паре магазинов. В процессе перехода на новую систему одновременно находилось до шести гипермаркетов "ЛИНИЯ". Весь цикл работ, от начала переноса кадровых данных из программы "1С: Зарплата и кадры" до рабочего расчета заработной платы уже в Alfa-HRMS, составлял три с половиной месяца. Указанный срок позволял оптимально использовать ограниченные ресурсы совместной проектной команды и обеспечивал максимально безболезненный поэтапный переход гипермаркетов на работу в создаваемой системе управления персоналом корпорации.
В ходе тиражирования совершенствовались и частично изменялись существующие в гипермаркетах бизнес-процессы управления персоналом, осуществлялось развитие решения - настраивались новые приказы и распоряжения.
Адаптация созданной системы управления персоналом в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре
В июле 2008 года, параллельно с работами по тиражированию настроенного решения в сети гипермаркетов "ЛИНИЯ", проектная команда приступила к созданию системы управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS в филиалах строительного, производственного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса корпорации, а также в автотехцентре "ГРИНН".
|
|
|
Выделение работ по данным филиалам в отдельный этап было обусловлено наличием существенных особенностей в их работе, основные из которых:
· сдельные наряды, сдельная оплата труда;
· вахтовый метод работы;
· разъездной режим работы водителей автотранспортного предприятия.
Для учета этих и многих других особенностей, связанных со спецификой функционирования каждого бизнеса корпорации, требовались дополнительная методическая проработка и настройка решения по управлению персоналом, разработанного для гипермаркетов корпорации.
На новом этапе к работе в Alfa-HRMS были привлечены сотрудники бюро нормирования строительной службы и управления производственно-технического контроля. Совместно с ними и бухгалтерами по расчету заработной платы в новой системе был настроен расчет сдельной оплаты труда с вводом первичных данных нормировщиками, возможностью получения всей документации из системы и автоматическим расчетом фонда оплаты труда по нарядам.
В соответствии с общей стратегией проекта тиражирование в торговой сети и внедрение в филиалах строительного, торгово-развлекательного и гостиничного бизнеса, автотехцентре должны были закончиться одновременно до начала 2009 года.
В декабре 2008 года созданная система управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS стала неотъемлемой частью информационной системы ЗАО "Корпорация "ГРИНН".
Особенности проекта
|
|
|
12 |
