 |
Процедуры внутреннего контроля сбыта готовой продукции
|
|
|
|
Состав процедуры внутреннего контроля сбыта готовой продукции зависит от конкретных условий реализации.
Каждая процедура имеет два аспекта:
1. Выполнение процедуры контроля работниками предприятия
2. Действия сотрудника внутреннего аудита при проверке соблюдения исполнителями своих должностных обязанностей.
Процедуры внутреннего контроля определены:
· Процедуры контроля при получении заказов потребителей на поставку продукции.
Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов (в файлах заказов) и группируются по определенным критериям рыночного сегментирования. При получении заказов, начальником отдела сбыта осуществляется контроль за наличием таких параметров контроля, как разборчивая подпись и указание должности лица, составившего документ (заказ), четкий оттиск печати организаций – заказчиков, его банковские реквизиты, ассортимент полученного и др.
Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа.
Внутренний аудит осуществляется в несколько этапов:
1. Наблюдение за проведением процедур контроля заказов ответственными работниками.
2. Осуществление методами проверки документов выборочного контроля заказов на предмет соответствия вышеизложенных параметров.
3. Выбор определенного периода для подтверждения полноты регистрации поступивших за данное время заказов.
4. Просмотр заказов на предмет обнаружения недостающих параметров.
5. Сверка параметров данных заказов с соответствующими номерами, отраженными в книге учета заказов.
Должностные лица предприятия участвующие в процессе:
1. Начальник отдела сбыта
|
|
|
2. Зам. Главного бухгалтера.
Документы, оформляемые на стадии заказов:
а) книга учета заказов;
б) книга регистрации заказов;
в) журнал учета поступивших заказов.
· Процедуры контроля представителей организаций – покупателей, предъявляющих свои полномочия на подписании договоров поставки.
Заместитель начальника отдела сбыта методом нормативной проверки документов определяет, имеет ли представитель организации – покупателя необходимые полномочия. Такие полномочия подтверждаются паспортом и доверенностью.
Действия внутреннего аудита состоят в выборе нескольких ещё не исполненных заказов и анализе документов, удостоверяющих полномочия представителей организаций – покупателей (заказчиков), которые подписали соответствующие договоры о поставке, на предмет их достаточности и истинности.
· Процедуры контроля выписанных товарно – транспортных накладных (ТТН).
Выписки товарно-транспортных накладных и санкционирование отгрузки производится разными должностными лицами, во избежание злоупотребления. Зам. начальника отдела сбыта, санкционирующий отгрузку по установленному порядку осуществляет контроль выписанных товарно-транспортных накладных: все четыре экземпляра товарно-транспортных накладных должны иметь одинаковую серию и номер, все реквизиты заполнены и являются верными, все указанные в товорно – транспортной накладной сведения соответствуют прейскуранту, суммы должны быть правильно подсчитаны, на всех экземплярах товарно – трансортной накладной должны быть подписи зам. начальника отдела сбыта.
· Процедуры контроля формирования партий отправки и их погрузки в автотранспортные средства.
Все экземпляры выписанной товарно – транспортной накладной передаются на склад готовой продукции. Зав. складом проверяет наличие подписей в ТТН, зам. начальника отдела сбыта по управлению сбытом и при её наличии организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партий отправки, формирует грузовые единицы и производит соответствующую маркировку. По прибытии автотранспорта в зону погрузки склада зав. складом сверяет соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела товарно – транспортной накладной, осуществляет контроль на предмет соответствия параметров прибывшего под отгрузку автомобиля объему данной поставки. Проверяется соблюдение правил затаривания, соответствие подготовленной партии отправки количеству, качеству, указанным в товарно – транспортной накладной. При отсутствии отклонений зав. складом организует процесс погрузки в автомобиль подготовленной партии к отправке. Принимающий груз водитель – экспедитор также осуществляет контроль за соответствием характеристик отгружаемой в автомобиль продукции данным товарно – транспортной накладной.
|
|
|
Действия внутреннего аудита заключаются в наблюдении всех вышеперечисленных процедур.
· Процедуры контроля реализации (сбыта) готовой продукции.
Начальник отдела сбыта при получении об отгрузке продукции в журнале (файле) регистрирует: наименование покупателя, дату и номер договора поставки; дату выписки и номер соответствующей товарно – транспортной накладной, дату и время отгрузки, фактические данные по отгрузке. Данные этого регистра передаются экономисту, который ежедневно составляет рапорты о выполнении планов продаж.
Действия внутреннего контроля состоят в наблюдении за подготовкой отчетности по сбыту ответственными за это работниками.
· Процедуры контроля фактурирования поставок.
Действия внутреннего аудита состоят в следующем:
1. Наблюдение за подготовкой счетов – фактур;
2. Выбор заказов и соответствующих товарно-транспортных накладных и счетов – фактур на предмет полноты учета отгрузок;
3. Контроль методом проверки документов, счетов – фактур, соответствия указанных в них данных данным товарно-транспортных накладных и условиям договора;
4. Проверка проводок в Главной книге и точности счетов покупателей;
5. Согласование данных книги аналитического учета с синтетическими счетами в Главной книге;
|
|
|
6. Проверка правильности ведения книги продаж;
7. Сверка даты зафиксированных операций по реализации с датами счетов – фактур и товарно-транспортных накладных.
· Процедуры контроля оплаты продукции покупателями.
Ежедневно кассир получает из банка выписки с расчетного счета, где можно увидеть данные о движении денежных средств на счетах, в том числе поступивших от покупателей за текущий день денежных сумм в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы. Работник бухгалтерии осуществляет контроль на предмет полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяет эти суммы с документами, приложенными к выписке банка. Бухгалтер по оперативным расчетам ведет оперативный учет и осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями. На основании выписок и приложенных к ним документов делаются отметки в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также он ведет учет отказов от оплаты. Бухгалтер по расчетам ежедневно представляет главному бухгалтеру отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала года. Главный бухгалтер периодически осуществляет контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов) методами документальной проверки.
· Процедуры контроля дебиторской задолженности покупателей.
Для повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями главным бухгалтером ежемесячно производится выверка их задолженности. Для этого по всем покупателям не позднее 5-го числа каждого месяца направляются акты сверки, подписанные главным бухгалтером организации. Ежемесячная выверка является методом дополнительного оперативного контроля за платежной дисциплиной покупателей. Полученный ответ регистрируется бухгалтером по расчетам с покупателями с указанием даты получения.
От дебиторов могут быть получены ответы, содержащие признание долга, а также отказ о признании долга покупателями, тогда в этом случае об этом извещают начальника отдела сбыта и главного бухгалтера, зам. директора по коммерческим вопросам, и по согласованию с юрисконсультом принимают решение о порядке взыскания данной задолженности в судебном порядке.
|
|
|
Действия внутреннего контроля заключаются в следующем:
ü Выборе счетов покупателей с подтверждением дебетовых записей и счетами – фактур, а кредитовых записей - документами о поступлении денег или приказами о списании кредита;
ü Выявлении просроченных кредитов;
ü Наблюдении за процедурами ежемесячной выверки дебиторской задолженности покупателей;
ü Выборе примеров из не подтвержденных покупателями актов сверки дебиторской задолженности и выявлении у главного бухгалтера мер по данным отклонениям;
ü Установка по датам отправки двух экземпляров актов дебиторской задолженности, просрочки ответов покупателей и выяснении у работников бухгалтерии причины данного отклонения;
ü Подтверждении списанной безнадежной дебиторской задолженности необходимой документации;
ü Контроль за списанием невостребованной задолженности.
|
|
|
