 |
Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии
|
|
|
|
Оглавление
Введение
1. Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии
1.1 Понятие документооборота
1.2 Регистрация документов
1.3 Контроль исполнения документов
1.4 Систематизация дел
1.5 Формирование дел
2. Анализ системы документационного обеспечения в МСЭ
2.1 Краткая характеристика МСЭ
2.2 Анализ документооборота
Заключение
Список источников и литературы
Введение
Работа с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
|
|
|
Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.
Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие "делопроизводство". Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.
Характеризуя степень научной разработанности проблемы "Анализ документооборота в учреждении", следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество исследований данной темы.
С одной стороны, данное исследование получает интерес в научных кругах, с другой стороны, как было показано, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость.
Определенная значимость и недостаточная научная разработанность проблемы анализа документооборота определяют научную новизну данной работы.
|
|
|
Теоретико-методологическую базу составили: авторские издания, учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству), научные статьи в периодических журналах, специализированные веб-сайты организаций.
При проведении данного исследования были использованы следующие методы исследования:
анализ научных источников по рассматриваемой теме (метод научного анализа);
обобщение и синтез точек зрения, представленных в научных источниках (метод научного синтеза и обобщения);
Объект работы - система организации документооборота.
Предмет исследования - частные вопросы деятельности системы документооборота.
Целью написания курсовой работы является анализ организационного документооборота в деятельности учреждения "Медико-социальной экспертизы".
Поставленная цель определяет задачи исследования:
ознакомление с организационной структурой учреждения МСЭ;
изучение функций, задач, основных видов деятельности учреждения;
рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности МСЭ;
изучение организации службы документационного обеспечения управления МСЭ, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
Работа состоит из введения, глав основной части, выводов (заключения), списка литературы.
Теоретическое и методическое исследование опирается на положения как зарубежных ученых (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), основополагающие работы в области делопроизводства и документационного обеспечения управления (Качалина Л.Н., Кудряев В.А., Митяев К.Г., Пшенко А. В.), основополагающие работы по автоматизации управления предприятием (Баронов В.В., Калянов Г.Н., Колесников С.Н., Титов И. Н.), законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.
Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии
|
|
|
Понятие документооборота
Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Регистрация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
|
|
|
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Регистрация всей документации в медико-социальной экспертизы осуществляется путем занесения данных в соответствующие журналы регистрации документов.
Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
автор (корреспондент);
название документа;
дата документа;
индекс документа;
дата поступления документа (для входящих);
индекс поступления документа (для входящих);
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Для медико-социальной экспертизы, как для органов здравоохранения, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику организации, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя руководителя, производится однократно его секретарем.
|
|
|
В филиале медико-социальной экспертизы регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
Таблица № 1
| Дата поступления | Вх. № | Дата и № док-та | Корреспондент/кто подписал | Заголовок | Исполнитель |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Регистрация исходящих документов МСЭ ведется в журнале, содержащем следующие графы:
Таблица № 2
| Дата док-та | Исход. № | Адресат | Краткое содержание/ кто подписал | Исполнитель/ Кто принял | Прим. (кто принял документ) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В филиале регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Руководителя, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя организации.
Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:
Таблица № 3
| Дата и номер поступления | Дата и номер док-та | Структурное подразделение | Вид док-та | Содержание | Исполнитель |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.
документооборот документ исполнение дело
|
|
|
