 |
Анализ системы документационного обеспечения в МСЭ
|
|
|
|
Краткая характеристика МСЭ
Братское МСЭ филиал № 33 сформировано и начало осуществлять медико-социальную экспертизу больных инвалидов с 01.10.2003 года.
Целями деятельности филиала являются:
проведение реабилитационно-экспертной диагностики граждан с целью определения реабилитационного потенциала, ограничений жизнедеятельности, нуждаемости в мерах социальной защиты, обратившихся по направлению учреждений здравоохранения, органов социальной защиты населения, осуществляющих пенсионное обеспечение, либо самостоятельно;
изучение причин, факторов и условий, влияющих, на возникновение, развитие и исход инвалидности, анализ распространенности и структуры инвалидности.
Для достижения указанных целей филиал осуществляет следующие виды деятельности:
проводит освидетельствование граждан для установления структуры и степени ограничения жизнедеятельности
разрабатывает и корректирует индивидуальные программы реабилитации инвалидов
устанавливает факт наличия инвалидности. Группу, причины, сроки и время наступления инвалидности, степень ограничения способности к трудовой деятельности
определяет степень утраты профессиональной трудоспособности
определяет потребность инвалидов в технических средствах реабилитации.
Анализ документооборота
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Несмотря на, что филиал 33 существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года, когда филиалы разбивались по составам. Документационное обеспечение управления МСЭ осуществляется регистратурой.
|
|
|
Организация работы с документами в филиале включает в себя рациональный документооборот, создание информационно - поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота филиала понимается количество документов, полученных и созданных им за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
|
|
|
Анализируя документооборот в МСЭ за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении филиала выделяют три группы документов:
поступающие (входящие);
отправляемые (исходящие);
внутренние.
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры филиала за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний, конференций.
Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию о новых приказах в различной деятельности, отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности филиала, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
бланк филиала для письма;
бланк для письма в Главное бюро МСЭ;
общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).
Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы учреждения по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
организационные документы, которые регламентируют деятельность филиала (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов,
можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
|
|
|
Внутренние документы в филиале оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название филиала, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в учреждении при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2007.
Сотрудники регистратуры контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники филиала используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника филиала другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Заключение
В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности в такой организации как "медико-социальной экспертизы" филиала № 33.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация и работы с документами. При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использовать документы в будущем.
|
|
|
Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Одна из главных причин трудностей, состоит в недостаточном участии специалистов документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота.
Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.
Большинство работников службы документационного обеспечения управления в настоящее время знают не только традиционные способы создания и обработки документов. Массовое распределение компьютерной техники позволило облегчить труд работников, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
|
|
|
