Информационный блок и его составляющие в управлении человеческими ресурсами предприятия

Одной из составных частей информационного блока управления человеческими ресурсами является учет использования рабочего времени. Он должен обеспечить контроль за своевременной явкой людей на работу, фактически отработанным рабочим временем, простоями и другими видами недоиспользования рабочего времени. Для этого осуществляется табельный учет, охватывающий всех работников. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу и неявок с указанием причины.

Для его осуществления применяется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы - унифицированная форма № Т-12, которая состоит из двух разделов: «Учет рабочего времени» и «Расчет с персоналом по оплате труда».

Табели составляются в одном экземпляре. Его подписывает руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. После этого табель передают в бухгалтерию, где он используется в качестве основного первичного документа для начисления повременной оплаты труда.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу производятся на основании оформленных надлежащим образом документов, таких как: листок нетрудоспособности; справка о выполнении государственных или общественных обязанностей; письменное предупреждение о простое; заявление о совместительстве др.

При автоматизированной обработке учетных данных применяется табель учета использования рабочего времени - форма № Т-13.

Если на предприятии применяется сдельная форма оплаты труда, помимо табельного учета необходимо вести учет выработки. Для начисления заработной платы понадобится информация о количестве изготовленных изделий, обработанных деталей, выполненных работ и т. д.

Поэтому при сдельной оплате труда используют такие первичные документы, как наряд-заказ, наряд на сдельную работу, карту учета выработки, маршрутный лист, ведомость учета выполненных работ, рапорт о выработке и др. В таких документах отражается количество и качество выполненной работы, расценки за единицу работы, сумма заработной платы, шифры счетов учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата.

Для некоторых случаев предусмотрены унифицированные формы документов. Например, в автомобильном транспорте основанием для начисления заработной платы водителям являются путевые листы

Если же унифицированные формы документов о выработке не утверждены, организация должна разработать их самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к учетной документации статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», и оформить их как приложение к своей учетной политике.

Для учета оплаты труда используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

Для расчета и выплаты заработной платы могут применяться либо единая расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49, либо два отдельных документа: расчетная ведомость по форме № Т-51 и платежная ведомость по форме № Т-53. Первый вариант чаще всего используется на небольших предприятиях, а второй - на крупных предприятиях. При использовании расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49) составлять формы № Т-51 и № Т-53 не следует. Если заработная плата выплачивается с применением платежных карт, необходимо составлять только расчетную ведомость по форме № Т-51.

Предприятие выбирает для себя удобный вариант составления ведомостей и прописывает его в своей учетной политике. Все ведомости составляются в бухгалтерии в одном экземпляре.

Начисление заработной платы в формах № Т-49 и № Т-51 осуществляется на основании данных о выработке и о фактически отработанном времени. В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы. В завершение определяется сумма, подлежащая выплате работнику. В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой тех нологии обработки информации, однако форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49) и платежной ведомости (ф. № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате по данной ведомости, после чего руководитель организации или уполномоченное им лицо должен подписать разрешение на выплату заработной платы. Получая зарплату, работники расписываются в ее получении в отведенной для этого графе. При необходимости - например, в случае, если зарплату получает не сам работник, а другое лицо по доверенности - в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.

По истечении срока выплаты зарплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату делается отметка «Депонировано». В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. На выданную сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер, номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

Для учета и регистрации платежных ведомостей бухгалтерия ведет журнал регистрации платежных ведомостей по форме № Т-53а.

Кроме расчетной или расчетно-платежной ведомости бухгалтер должен заполнять лицевые счета по форме № Т-54, применяемые для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Лицевые счета работников представляют собой аналитические счета по сч. 70 «Учет расчетов с персоналом по оплате труда», в которых отражаются сведения о начислениях и удержаниях за каждый месяц и нарастающим итогом в течение одного календарного года. Лицевые счета работников должны храниться в архиве предприятия в течение 75 лет.

Заполняют форму № Т-54 на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

При автоматизированной обработке учетных данных с использованием специальных программ применяется лицевой счет ф. № Т-54а. Эта форма содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Распечатку расчетного листка с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывают ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов различных видов выплат и удержаний.

Расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска производят в специальном первичном документе - «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (ф. № Т-60).

Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора используется отдельный первичный документ - Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником (ф. № Т-61). Этот документ составляется работником кадровой службы, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии[15.23].

Если работник принят по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ является особый документ - Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (ф.№ Т-73). Он составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы. В соответствии с действующим налоговым законодательством организация, производящая выплаты в пользу работника, признается налоговым агентом, на которого возложена обязанность по исчислению, удержанию с работника и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц.

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ организация обязана вести учет доходов, полученных от нее физическими лицами за календарный год.