 |
Сортировка данных в списке
|
|
|
|
Тема 4. СРЕДСТВА РАБОТЫ С БАЗАМИ ДАННЫХ
(СПИСКАМИ) В EXCEL
СОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ
Цель работы: научиться использовать электронные таблицы Excel для создания списков, сортировки данных в списке, фильтрации данных.
Содержание работы:
1. Создание базы данных (списка) в Excel.
2. Сортировка данных в списке.
3. Фильтрация данных в списке с использованием Афтофильтра.
4. Фильтрация данных в списке с использованием Расширенного фильтра. Задание множественного критерия сравнения и вычисляемого критерия.
5. Просмотр записей, поиск и фильтрация данных списка с помощью форм данных.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Понятие о списке (базе данных Excel)
Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 4.1) и используют соответствующую терминологию:
· строка списка – запись базы данных;
· столбец списка – поле базы данных.
Рисунок 4.1 – Структурные элементы списка Excel
Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.
Внимание!
1. Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).
2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).
3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование – размещение в одной ячейке.
|
|
|
Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.
Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.4.1) необходимо:
· выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
· ввести команду Главная и выбрать вкладку Выравнивание
· на вкладке установить следующие параметры:
– по горизонтали: по значению;
– по вертикали: по верхнему краю или по центру;
– отображение: установить флажок переносить по словам.
Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные.
Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис.4.1) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.
Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query, вызываемой по команде Данные, Внешние данные. Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.
Сортировка данных в списке
Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.
|
|
|
Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.
В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (рис. 4.2, а) параметром Сортировать по.
а
б
Рисунок 4.2 – Диалоговые окна для операции сортировки: а – сортировка диапазона; б – параметры сортировки
Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.
В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом – от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),
При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.
Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 4.2 б): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки – обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.
Таблица 4.1
| Действие | Содержание действия |
| Сортировка списка | 1. Установить курсор в области списка 2. Выполнить команду Данные, Сортировка 3. Указать порядок и направление сортировки для каждого ключа сортировки 4. Нажать кнопку <Параметры> и выбрать параметры сортировки (порядок по первому ключу, учет регистра, направление сортировки – по строкам или по столбцам) |
| Создать новый список для сортировки | 1. Выполнить команду Сервис, Параметры,вкладка Списки 2. Нажать кнопку <Добавить> 3. Сформировать элементы списка |
| Изменить список для сортировки | 1. Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки 2. Выделить в окне Списки начало редактируемого списка 3. Перейти к элементам списка и отредактировать их (добавить,удалить, отредактировать) 4. Нажать кнопку <ОК> |
| Удалить список для сортировки | 1.Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки 2.Выделить в окне Списки начало редактируемого списка 3.Нажать кнопку <Удалить> |
|
|
|
Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные, Фильтр.
Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные, Форма.
Автофильтрация
Команда Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (рис. 4.3). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора.
Рисунок 4.3 – Список с автофильтром
По отдельному столбцу в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:
– все – выбираются все записи без ограничений;
– первые 10 – данный пункт позволяет во вновь появляющемся диалоговом окне «Наложение условия по списку» (рис. 4.4) выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить;
– значения – будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение;
– условие – выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне "Пользовательский фильтр" (рис. 4.5).
Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.
|
|
|
Каждая часть условия включает:
– оператор отношения: = (равно), <> (не равно), > (больше), >= (больше или равно), < (меньше), <= (меньше или равно), начинается с, содержит и т.п.;
– значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы *,?.
Пример. Для Кода предмета можно сформировать условия:
>=п* – отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п;
>= п1 И <=п2 – отобрать все записи, которые содержат коды предметов п1 и п2;
<>п1 – отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1.
Рисунок 4.4 – Диалоговое окно "Наложение условия по списку"
Рисунок 4.5 – Диалоговое окно «Пользовательский фильтр»
Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить. Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.
Расширенный фильтр
Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка:
· критерий сравнения;
· вычисляемый критерий.
Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогдаего называют множественным критерием.
Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).
Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:
– этап 1 – формирование области критериев поиска;
– этап 2 – фильтрация записей списка.
Этап 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра. Область критериев поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий.
Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.
Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:
– состав столбцов области критериев определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей;
– имена столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка;
|
|
|
– ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа:
§ точного значения;
§ значения, формируемого с помощью операторов отношения;
§ шаблона значения, включающего символы * и (или)?.
Правила формирования множественного критерия:
1. Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И.
2. Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.
Пример1. Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету п1 на оценки 4 или 5 можно записать несколькими способами:
1-й способ. Множественный критерий сравнения- все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка- оператор сравнения со значением константы.
| Номер группы | Код предмета | Оценка |
| п1 | >3 |
2-й способ. Множественный критерий сравнения – все условия (точные значения полей) находятся в одной строке, столбец Оценка используется дважды, связка И.
| Номер группы | Код предмета | Оценка | Оценка |
| п1 |
3-й способ. Множественный критерий сравнения – условия (точные значения полей) записаны в двух строках, связка ИЛИ.
| Номер группы | Код предмета | Оценка |
| п1 | ||
| п1 |
Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Формула строится с использованием: адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (числа, текст, дата, логическая константа), операторов отношения.
Внимание! Имя столбца, содержащего формулу вычисляемого критерия, должно отличаться от имени столбца в списке.
Пример2. Выбрать записи о сдаче экзаменов студентами группы 133 с оценкой ниже общего среднего балла или записи с оценкой 5:
| Номер группы | Оценка1 |
| =ИЛИ(G2<=CP3HAЧ($G$2:$G$I7);G2=5) |
В области критериев присутствуют столбцы с заголовками: Номер группы, Оценка1.
Последовательность действий по созданию данного вычисляемого критерия:
– присвоить отличное от имен полей списка новое имя столбцу, куда будет введен вычисляемый критерий;
– установить курсор в ячейку ввода;
– вызвать Мастер функций – команда Вставка, Функция, выбор категории – Логические и выбор функции – ИЛИ;
– ввод параметров функции ИЛИ:
Логическое1: G2<=CP3HAЧ($G$2:$G$17) (при вводе формулы использовать курсорный указатель на ячейки таблицы, вызов встроенной функции СРЗНАЧ, указание на абсолютные ссылки с помощью клавиши <F4>)
Логическое2: G2=5
После завершения ввода вычисляемого критерия в ячейке должна появиться логическая константа ИСТИНА или ЛОЖЬ – результат применения сформированного вычисляемого критерия по отношению к первой записи списка; формулу критерия можно просмотреть лишь в строке формул. Этот же критерий можно было записать по-другому:
| Номер группы | Оценка1 |
| =G2<=CP3HAЧ($G$2:$G$ 17) | |
| =G2=5 |
либо в комбинированном виде:
| Номер группы | Оценка1 | Оценка |
| =G2<=CPЗHAЧ($G$2:$G$17) | ||
|
|
|
