 |
Перспективы развития документооборота
|
|
|
|
Повышение роли информации - одна из тенденций, которой характеризуется планомерное развитие общества в целом. На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов прошлого века. Причин этому много, одной из них является то, что информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.
Документ и документооборот – неизбежные спутники современного общества. Однако в условиях научно-технического прогресса постоянно появляются новые и все более эффективные способы подделки и внедрения в документооборот поддельных документов. Как справедливо отмечал А.А. Жижиленко, «подлог документов становится возможным только с того времени, когда развитие известного общества достигает той степени, при которой является сознание необходимости особых способов такого удостоверения в интересах всего правопорядка, и когда охрана этих удостоверительных средств начинает представляться весьма существенной, как обусловливающая собой твердость и крепость всего правопорядка».[10]
С одной стороны, информация стоит денег. Значит, утечка или утрата информации повлечёт материальный ущерб. С другой стороны, информация это управление. Несанкционированное вмешательство в управление может привести к катастрофическим последствиям в объекте управления – производстве, транспорте, военном деле. Например, современная военная наука утверждает, что полное лишение средств связи сводит боеспособность армии до нуля.
В условиях, когда нарушения разного уровня в сфере документооборота становится неотъемлемой частью информационного обмена, остро встает вопрос о способах защиты документов. Сегодня, внедряются всё новые и новые «степени защиты», но и они по истечении краткого времени преодолеваются местными «умельцами». Уже практически отправлены «на свалку истории» такие вещи, как рельефная печать, люминесцентные метки, металлические нити, голограммы, магнитные полоски. Скоро будут там же вмонтированные микрочипы. Однако, не все эти меры не позволяют защитить обычный документ, который изначально не содержит голограмм и степеней защиты. Для оптимизации процесса хранения, защиты и передачи информация в некоторых организациях, в том числе и в органах исполнительной власти используется программное обеспечение типа IBM Lotus Domino/Notes.
|
|
|
Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.
С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения. Все это делает эту тему актуальной в наши дни.
|
|
|
Система электронного документооборота типа IBM Lotus Domino/Notes, которая применяется в Министерстве, позволяется поддерживать весь цикл управления, включая планирование основной деятельности, контроль исполнения документов, поручений руководства и договоров Министерства и регулирование всех основных функций деятельности: управление персоналом, управление затратами, управление проектами. Учитывая то обстоятельство, что нормативно – правовые акты, регулирующие деятельность удостоверяющих центров не были приняты к моменту внедрения системы (проходили экспертизу в Аппарате Правительства), появилась возможность внедрения электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП). Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Электронная цифровая подпись – реквизиты электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информации в электронном документе.[11] Другими словами, это средство, позволяющее на основе криптографических методов установить авторство и целостность электронного документа. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи.[12] Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации (справедливости ради, стоит заметить, что абсолютной защиты вообще гарантировать не возможно, а уж поставить малопонятную «закорючку» на бумаге куда проще, чем «подобрать» ключ сертификата электронной цифровой подписи). Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.
Законодательно вопрос о хранении электронных документов практически не урегулирован, но даже если какие-то нормативно-правовые акты в этой сфере будут приняты, без экономического подспорья коммерческие удостоверяющие центры (а такая возможность законом не исключается) едва ли будут применять меры по сохранению электронных документов. Более того, в случае прекращения деятельности (ликвидации) удостоверяющего центра законом предусмотрена процедура передачи всех дел удостоверяющего центра на основании договора, но совершенно очевидно, что, кроме обязательств, ликвидирующему центру передать нечего.
|
|
|
Особое внимание следует уделить единообразию форм ведения электронной документации в однородных сферах правового регулирования, а также обеспечению юридическим гарантиям удостоверяющих центров и специальных государственных органов в сфере контроля за соблюдением законодательства в указанной области в части технической возможности осуществления возложенных на указанные учреждения обязанностей (программное и аппаратное обеспечение, квалифицированные кадры и прочие).
Квалифицированные кадры играют далеко не последнюю роль в процессе защиты информации. Сегодня существует ряд мер, направленных на оптимизацию системы защиты электронных документов. Ознакомление сотрудников учреждения с принципами защиты информации (далее – ЗИ) и принципами работы средств хранения и обработки информации является одной из обязательных мер организационного характера. Представляя себе хотя бы на качественном уровне, что происходит при тех или иных операциях, сотрудник избежит явных ошибок.
Кроме того, необходимо иметь в штате специалиста, профессионально разбирающегося в проблемах ЗИ, для того чтобы он обучил всех сотрудников современным средствам ЗИ и принял по ним зачёт.
В современном мире использование в работе программного обеспечения без чёткой уверенности, что оно не совершает несанкционированных действий, например таких, как самовольное создание копий, сбор информации о компьютере, отсылка по Интернету сведений изготовителю ПО, практически невозможно. Особенно, подобным поведением «грешат» программные продукты фирмы «Майкрософт».
|
|
|
Дополнительными мерами в ЗИ является разработка стратегии защиты информации на предприятии. Кроме того, необходимо провести «испытание» имеющихся средств ЗИ, поручив стороннему специалисту испробовать на прочность защиту. Закрепление должностного лица (администратора по безопасности), отвечающего за функционирование систем защиты документооборота тоже является одной из мер сохранения информации.
Задача перехода от бумажного к электронному документообороту стоит сегодня перед многими организациями, как коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления. Это важно для бизнеса и не менее важно для государства. Поэтому Правительством РФ предусмотрены работы по обеспечению электронного документооборота в органах государственной власти всех уровней.
Заключение
Сегодня рост количества подлогов в сфере документооборота объясняется действием ряда причин, среди которых широкое распространение копировально-множительной и компьютерной техники, ослабление контроля над деятельностью органов и лиц, издающих документы. Кроме этого еще одной причиной является отсутствие достаточной криминалистической техники и образцов наиболее важных документов, находящихся в обороте. Сюда же можно отнести и недостаточную согласованность нормативных актов, отсутствие единства терминологии в законодательстве в сфере документооборота, приводящие к сбоям механизма реализации уголовной ответственности за преступления, связанные с подлогами документов. Изучение опубликованной в открытых источниках судебной и административной практики показало, что при квалификации деяний связанных с документами, зачастую допускаются ошибки в установлении признаков и круга документов, выступающих в качестве предмета или средства совершения преступления.
В дипломной работе детально рассмотрено большинство вопросов, связанных с правовой ответственностью за нарушения в области ДОУ. Автор проанализировал статьи Уголовного кодекса и выявил существование определенного законодательного барьера, способствующего охране документов от преступных посягательств.
Анализ уголовной ответственности за преступления в области документационного обеспечения управлении позволяет сделать вывод о том, что данная ответственность достаточно серьезна и требует локальной регламентации на уровне организации многих аспектов работы с документами. Только такая строгая регламентация поможет организации вести свою деятельность, в соответствии с действующим законодательством и не даст возможности совершиться преступлению.
|
|
|
Однако, установление уголовной ответственности за подобные преступления является своего рода крайностью в целом комплексе мер по защите документов. Первоочередная роль, должна все же отводиться профилактическим мероприятиям, основная цель которых – минимизация возможности совершения преступлений в отношении документов.
Изучив теоретическую базу дипломной работы можно с уверенностью утверждать, что в разное время объектами подлога считались и неприкосновенность документов или удостоверительных знаков, и документы, и чужое имущество, и подлинность и истинность документов от государственных или общественных предприятий, учреждений. Вместе с тем, и сегодня, в отношении как непосредственного, так и косвенного объектов подлога документов ученые не пришли к общему мнению. До недавнего времени общепринятой считалась трехуровневая классификация объектов преступлений (общий, родовой и непосредственный). После принятия Уголовного кодекса Российской Федерации, по средствам которого осуществлялась структуризация преступления в разделы и главы, стала очевидной необходимость выделения дополнительного объекта – видового. При этом общим объектом преступлений, предусмотренных УК РФ, является совокупность всех охраняемых законом общественных отношений, касающихся прав и свобод граждан, правопорядка, государственной безопасности (ч.1 ст.2 УК РФ). Под родовым объектом понимается группа однородных и взаимосвязанных между собой общественных отношений, защищаемых уголовным законодательством. Видовой объект образует группа отношений, которым причиняет вред или создается угроза вреда преступлениями конкретного вида. Непосредственный объект – конкретное общественное отношение, на которое посягает данное преступление.
В ходе написания дипломной работы была реализована поставленная цель – исследование наиболее распространенные нарушения в сфере ДОУ и выявление возможных мер по предупреждению подобных нарушений, посягающие на установленный порядок ведения документации.
Первая глава посвящена теоретическим основам правовой ответственности в области документационного обеспечения управления. Глава базируется на четырех пунктах, в рамках которых рассмотрена правовая ответственность за нарушения и хищения документов в области ДОУ. Кроме этого, автором дипломной работы была рассмотрена теоретическая база подлога, основные признаки, и способы подделки документов.
Практической составляющей дипломной работы является вторая глава, аспектами которой стали:
- комплексные проверки подведомственных учреждений;
- основные нарушения в сфере документооборота в центре жилищных субсидий, выплат и льгот;
- документальные нарушения в сфере пенсионного обеспечения.
Кроме этого основополагающей частью главы стал пункт о перспективах системы документооборота.
В связи с принятием закона об информатизации (ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ), а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.
Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных требований, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменения форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия комплексной целевой программы, которая должно обеспечить:
1. повышение статуса основных нормативных положений по управлению документацией;
2. установление единых принципов и требований к организации работы с документами и усиление административного контроля внутри учреждения за процессом ведения делопроизводства;
3. стандартизация состава и формы предоставления информации;
4. разработка типовых информационных технологий, процессов и процедур, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
5. повышение уровня подготовленности работников аппарата управления и ознакомление их с современной законодательной базой;
6. в качестве практической рекомендации внести в раздел «Ответственность» должностной инструкции главного специалиста отдела документооборота Министерства пункт об уголовной ответственности за похищение, повреждение, уничтожение и выдачу заведомо ложных документов.
Важнейшим результатом работы должно стать решение проблем в сфере документооборота, кроме этого необходима регламентация порядка лицензирования и сертификации систем ДОУ, а также установление порядка доступа к информационным ресурсам.
Однако и не последнее место занимает и человеческий фактор. Эффективность управленческих решений, принимая на всех уровнях управления, напрямую зависит от квалификации сотрудников. Поэтому сегодня, остро встает вопрос о необходимости подготовки специалистов, призванных организовывать технологический процесс документирования и работу с документами на основе использования современных автоматизированных технологий. Только комплексный подход к решению существующих проблем способен поднять современный документооборот на качественно-новый уровень.
Список литературы
1. Конституция Российской Федерации (с изменением от 14.10.2005) // РГ от 25.12.1993, № 237;
2. Уголовный кодекс Российской Федерации: Утв. Федеральным законом от 13 июня 1996 г. № 64-ФЗ, изм. Федеральным законом от 8 апреля 2008 г. №43-Ф3 // Российская газета. 2008, 12 апреля;
3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
4. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ;
5. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)»;
6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. М.: Изд-во стандартов, 1998. 12 с.;
7. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) / А.Ю. Чуковенков и др. ВНИИДАД. М., 1995;
8. Уголовное право России. Часть особенная: документ / Под ред. Л.Л. Крутикова. М.: Волтерс Клувер, 2004;
9. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. 2005;
10.Астахов С. «Липовая справка» - это документ // ЭЖ - Юрист. № 31 2007;
11.Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд., испр.и доп. Феникс, 2007;
12.Н.М. Березина, Е.П. Воронцова «Современное делопроизводство». 2-е изд. СПб.: Питер, 2007;
13.Волков Ю.Г., Поликарпов В.С. Человек: Энциклопедический словарь. – М.: Гардирики, 2000. – 520 с.;
14.Дёмушкин А.С. Документы и тайна. – М.: Городец-издат, 2003. – 400 с.;
15.Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации // Делопроизводство № 2 2007;
16.Гришин В. Н., Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. (Профессиональное образование);
17.Кашанина Т.В., Кашанин А.В. Российское право: Учебник для вузов. – М.: Норма 2005.-800 с.;
18.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – 2007;
19.Козлов В.П. Тайны фальсификации. М., 1996. 155-185 с.;
20.Козлов Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс. - СПб.: Наука и Техника, 2007. – 304 с, ил.;
21.Кудряева В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфора-М, 2003;
22.Кузнецова Т.В. Учебник для вузов «Делопроизводство». – 2004;
23.Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М., 2002. 148 с.;
24.Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера. 2006. М.: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2006. - 896 с: ил.;
25.Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: Учеб. пособие для сред. проф. Образования Елена Викторовна Михеева. – 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 256 с.;
26.Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Михеева. – 4 е изд., стер. -/М.: Издательский центр «Академия», 2006. – 384 с.;
27.Новиков Е.А. Делопроизводство в службе персонала: практич. пос. Омега Л, 2006;
28. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие – м., ИНФА – М, 2009 С. 123-135;
29.Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: Инфра-М, 2004;
30.Румянцева Е. Л., Слюсарь В. В. Информационные технологии: учеб. Пособие / Под ред. проф. Л. Г. Гагариной. - М.; ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007. –256 с: ил. – (Профессиональное образование);
31.Румынина Л. Документационное обеспечение управления: Учебник Издательство: Академия, 2006;
32.ФГУП «ОПО «Иртыш» газета администрации «Заводская трибуна» №21(1452)2007;
33.Обзор кассационной практики Верховного суда Республики Коми за октябрь 2005 г. // База данных правовых документов «КонсультантПлюсКоми»;
34.База данных правовых документов «КонсультантПлюс: Высшая школа»: № 4 2004 / Статья под редакцией Е.А. Маслакова — Информационное право;
35.«Справочник секретаря и офис-менеджера» № 11 2006. Статья Л.М. Вяловой - Положение об экспертной комиссии организации;
36.Журнал «Секретарское дело» 8 2006. Статья А.И. Попова – О некоторых проблемах защиты от хищения архивных документов;
37.Журнал «Делопроизводство» № 1 2003. Статья И.А. Коссова; Г.А. Осичкина - Уголовная ответственность за утрату архивных документов;
38.Журнал «Делопроизводство» № 1 2003. Статья В.П. Козлова - Подлоги письменных документов в XX веке;
39.Журнал «Делопроизводство» № 2 2007. Статья А.С. Демушкин –Распространение фальшивых документов;
40.Журнал «Делопроизводство» № 17 2008. Статья З.А. Боровлева – Уголовная ответственность за преступления в области ДОУ.
[1] Астахов С. «Липовая справка» - это документ // ЭЖ – Юрист.2007. № 31.
[2] ГОСТ Р 51151-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Утв. постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. М.: Изд-во стандартов, 1998. – 12 c.
[3] Уголовное право России. Часть особенная: документ / Под ред. Л.Л. Кругликова. М.: Волтерс Клувер, 2004
[4] Уголовное право России. Часть особенная: документ / Под ред. Л.Л. Кругликова. М.: Волтерс Клувер, 2004.
[5] Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации //Делопроизводство 2007 № 2
[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[7] Уголовный кодекс Российской Федерации: утв.Федеральным законом от 13 июня 1996 г. № 64-ФЗ, изм. Федеральным законом от 8 апреля 2008 г. № 43-ФЗ // Российская газета. 2008, 12 апреля.
[8] Обзор кассационной практики Верховного суда за октябрь 2005 г. // База данных правовых документов «Консультант Плюс»
[9] Провоторова Л.Ф. Организация и методы проведения налоговых проверок [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Л. Ф. Провоторова; ГОУ ОГУ; Центр дистанционного образования. - Оренбург: ГОУ ОГУ - [Б. г]- Загл. с экрана.- Яз. рус.
[10] А.А. Жижиленко Подлог документов: Историко-догматическое исследование. СПб., 1900
[11] ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
[12] ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» статья 4, часть 1
|
|
|
