Закупочная политика по результатам совмещенного анализа

Первое, на что нужно обращать внимание, это товары групп А и В. Они обеспечивают основной оборот магазина и важно, что­бы они всегда были в наличии. Очень часто закупщик, или категорийный менеджер, или другое лицо, отвечающее за закупки, делает избыточный запас по группе А, справедливо полагая, что если этот товар кончится, то магазин потеряет значительную часть оборота. Использование совмещенного ABC- и XYZ-анализа позволит оптимизировать закупочную политику и ре­гулировать складской запас. Также с помощью новых данных можно распределить усилия персонала по наблюдению над раз­ными группами товаров.

АХ — высокий оборот и стабильность спроса. Можно про­гнозировать продажи товаров этой группы. Важно иметь запас на складе, но он не обязательно должен быть избыточным. Веро­ятно, по товарам этой группы нужно предусмотреть резервного поставщика на случай, если основной поставщик сорвет сроки поставки, но обращение к резервному поставщику за данным видом товаров будет достаточно редким. Страховой запас по не­которым товарам может быть невысокий, но можно к минималь­ному запасу добавить 10% на колебания спроса (в случае если мы имеем дело с товаром группы X, но коэффициент вариации у него достаточно высокий — 7-10%, значит, колебания спроса все же есть, их нужно предусмотреть. Теоретически можно по этим товарам пользоваться системой поставок JIT (JIT —«just-in-time» — «точно в срок». Характеризуется работой с ми­нимальным складским запасом и рассчитан на поставку товара точно в срок — как раз тогда, когда он кончается на складе. Позволяет иметь минимальный запас и высвободить оборотные средства компании. Но в стране с непредсказуемой погодой и плохими дорогами, с вет­хим автопарком и капризами дорожной полиции не всегда приемлем), однако надо понимать, что сбой в поставках такого важного для магазина то­вара может иметь печальные последствия. А при работе на ми­нимальном страховом запасе в нашей стране поставки по системе «точно в срок» — это балансирование на грани между выгодой и провалом.

ВХ — средний оборот и стабильность спроса. Можно прогнози­ровать продажи товара и нежелательно, чтобы товар отсутство­вал в продаже. Запас товара может быть не избыточным, но к ми­нимальному страховому запасу можно добавить 10-15%, так как важно обеспечить спрос покупателей и не обмануть их ожи­дания. По данной группе товаров можно использовать систему «точно в срок», чтобы не создавать избыточный запас. В данном случае товар группы В важен для оборота, но сбой в его постав­ках не так критичен, как в предыдущем случае, поэтому мы мо­жем себе позволить спокойно работать по системе JIT. Также правильным будет иметь резервного поставщика, который смо­жет оперативно поставить важный товар.

AY и BY — важны для оборота магазина, но имеют среднюю прогнозируемость спроса. Если не будет обеспечено наличие этих това­ров в магазине, то потеряется значительный оборот. По этим груп­пам возможно увеличение складского запаса (от 10 до 25% — сообразно коэффициенту вариации). Поэтому по ним важно осу­ществлять поставки меньшими, но более частыми партиями. Ра­боту с ними хорошо бы поручить сильному менеджеру, так как цена ошибки в поставке по этим товарам велика.

AZ и BZ — важны для оборота, но плохо прогнозируемы. По этим товарам нет смысла делать избыточный запас, так как запас при­дется держать слишком большой из-за высоких колебаний спроса. По ним можно предусмотреть резервных поставщиков, кото­рые смогут в случае необходимости поставлять товар быстро. Главное требование к таким поставщикам — оперативность до­ставки. Важен постоянный контроль за остатками таких товаров, с этими группами должен работать самый опытный специалист, чтобы вовремя отреагировать на спрос.

Товары группы BZ, имеющие значительные колебания спроса (более 100%), можно перевести на работу под заказ или по ката­логу. Также необходимо проанализировать, в чем причина таких колебаний, — возможно, это товар с ярко выраженной сезонно­стью (куличи к Пасхе, новогодние игрушки) или поставки по этим товарам нерегулярны. Возможно, если мы имеем дело с то­варом, требующим консультативной продажи, колебания в про­дажах зависят от того, какой именно продавец работает в дни хороших и плохих продаж. В любом случае это товар, требую­щий особого внимания и анализа.

СХ — товар-балласт, который, тем не менее, пользуется устойчи­вым спросом. Его можно попытаться перевести в группу В, если он так нужен покупателям. Но в любом случае делать избыточный заказ по этому товару нет необходимости, так же как и использо­вать резервного поставщика. Достаточно будет перевести этот товар на систему поставки JIT или на систему фиксированного заказа. Можно увеличить интервал между поставками и снизить до предела страховой запас. Даже если товар закончится, силь­ного урона обороту компании это не принесет. Нет смысла так­же поручать работу с этим товаром новичку — новичок не на­учится принимать самостоятельные решения, так как заказывать товар СХ можно вполне механически.

CY — товар условно «малоценный» и имеющий колебания в про­дажах. Политика в отношении этого товара сходна с предыду­щей группой, но можно чуть увеличить сумму страхового запаса, так как тогда оборотные средства будут заморожены в относи­тельно небольшом запасе. И эти товары можно отдать неопытному менеджеру для тренировки навыка реагирования на спрос. Даже если он допустит ошибки, то большого урона это не при­несет.

CZ — товары, вносящие малый вклад в прибыль и имеющие зна­чительные колебания в продажах. Необходимо тщательно про­анализировать эти товары, перед тем как принять решение об их выводе из ассортимента. Возможно, это товары-новички, и тогда за ними нужно постоянно наблюдать. Если это товары, давно пребывающие в ассортиментной матрице, то именно они явля­ются первыми кандидатами на вывод. Такие товары привозятся в основном под заказ и не должны занимать место на складе — их вполне можно выставлять только в торговом зале. За товара­ми этой группы нужно также тщательно следить и быстро при­нимать решение, иначе отсутствие контроля образует неликви­ды и излишки товара. Такие товары подлежат в первую очередь распродажам, снижению цен, идут в качестве подарков или при­зов покупателям.

Кратко подытожив все сказанное, рекомендации по матрице со­вмещенного анализа можно представить в следующем виде:

Возможно, также совмещать XYZ-анализ и ABC-анализ, прове­денный по двум параметрам. В таком случае будет еще больше данных для принятия решений. Например, полу­чится товар группы А по обороту, В по прибыли и Z по стабильности. Но тогда решений по каждому товару может быть 81 ва­риант или больше, если мы имеем группы С1 и С2. Если ресурсы времени позволяют разработать для каждой группы свою поли­тику, то этим можно заняться. Но, лучше скон­центрироваться на каком-то одном результате, более важном для компании, а анализ по второму параметру использовать как до­полнительную информацию.

ABC- и XYZ-анализ будет корректен при условии, что остатки по товару не были равны нулю, так как это основная причина большой нестабильности продаж. Поэтому перед проведением анализа нужно убедиться в наличии достаточных остатков в ана­лизируемом периоде. Также не для всех товарных групп приме­нимы эти методы: сезонные товары типа меховых изделий, кол­лекции обуви и одежды, все, что имеет короткий жизненный цикл и подвержено сезонному спросу, анализировать поштучно нельзя. Здесь можно брать за основу анализа торговую марку или бренд.

Как часто нужно проводить такой анализ? Вполне достаточно делать его раз в квартал, но если позволяют время и информаци­онная система, то можно себе позволить ежемесячно делать та­кую сводную таблицу. Если компания стабильна, ассортимент устойчив, то можно делать такой анализ раз в полгода.

Ограничения по совмещенному анализу такие же, как и для каж­дого вида анализа по отдельности. И такие же рекомендации можно дать по принимаемым решениям — прежде, чем мы нач­нем «чистить» ассортимент, нужно убедиться, что товары «на выход» не несут никакой особенной функции — это не образцы, не запчасти, не новинки, не части комплекта и т. д.