 |
Примерная форма Табеля форм документов
|
|
|
|
По дисциплине
«Индексация и кодификация информации в профессиональной деятельности»
Преподаватель: Ганцен Н. Ф.
Контрольная работа №1
Разработать табель форм документов либо организации, либо структурного подразделения (описать не менее 15 документов).
РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Цель работы – изучение методики оптимизации процессов документирования посредством разработки Табеля форм документов.
Задачи практической работы:
· оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
· классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
· унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
· упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Из предложенных видов документов конкретные разновидности (формы) документов студент выбирает самостоятельно либо из массива предложенного преподавателем, либо из массива документов, сформированного при прохождении практик. Во втором случае - к выполненной работе прилагаются образцы форм документов.
Методика выполнения
В качестве объекта анализа студент выбирает либо организацию (предприятие), в которой проходил производственную практику, либо одно из структурных подразделений ЧГАКИ по указанию преподавателя.
Табель форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
|
|
|
Основные этапы разработки Табеля форм документов:
1) предпроектное обследование;
2) выбор формы Табеля;
3) формирование структуры Табеля;
4) составление Табеля.
На первом этапе – предпроектного обследования – изучается документация организации:
· документы, составляющие правовую базу деятельности организации:
· законодательные акты;
· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
· нормативные правовые акты органов власти и управления субъекта Федерации, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации.
· организационно-правовая документация организации:
· устав или положение об организации;
· положения о подразделениях;
· структура и штатная численность организации;
· штатное расписание;
· регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· должностные инструкции и др.
· распорядительная документация организации (в первую очередь, для выявления введенных в действие форм документов):
· приказы, указания, распоряжения руководства;
· решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации.
· нормативно-методические документы по документационному обеспечения деятельности организации (определяющие состав и технологию обработки документов):
· инструкция по делопроизводству;
· правила составления и оформления документов;
· процедуры документирования отдельных видов деятельности, работ, операций;
· технологические инструкции по работе с документами;
· номенклатура дел организации и др.
|
|
|
· образцы форм документов организации (структурного подразделения), как минимум, за последний год.
Предпроектное обследование преследует две основных цели:
1) выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации
2) выявление создаваемых в процессе их реализации комплексов документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Исчерпывающее выявление форм документов проводится во всех структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Приложение 1), в которую вносится следующая информация:
· полное наименование формы документа (наименование вида и заголовок к тексту документа);
· код формы (по ОКУД или локальному классификатору);
· имя файла (если имеется электронный вариант документа);
· правовое основание издания документа (нормативный правовой акт, регламентирующий требования к содержанию, форме, процедурам работы с документом);
· функция управления (сфера применения) и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи — «регламентацш численного и должностного состава»);
· сведения об основных этапах подготовки документа:
· подразделение-составитель;
· внешнее и внутреннее согласование;
· удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
· адресат документа;
· сведения о регистрации документа;
· сведения о контроле;
· место хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранные в процессе предпроектного обследования, в дальнейшем при работе над табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения в дальнейшем будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора форм документов для включения в табель.
Результат первого этапа оформляется в следующем виде:
|
|
|
1. Описание организации (структурного подразделения) по схеме:
· наименование организации (структурного подразделения);
· основные направления деятельности (по уставу, положению о структурном подразделении);
· документы, регламентирующие порядок деятельности организации (структурного подразделения): законы, нормативные правовые акты органов государственной власти РФ, субъекта Федерации; организационно-правовые документы предприятия (структурного подразделения).
2. Картотека форм документов. Картотека должна включать не менее 20 карт документов (исчерпывающий перечень документов по направлению деятельности, по структурному подразделению) с приложением образцов документов.
На втором этапе – выбор формы Табеля – с учетом специфики деятельности организации определяются конкретные задачи, стоящие перед разработчиками табеля. Данное обстоятельство влияет на расширение числа признаков (граф в табличной форме Табеля) описания форм документов, процедур документирования и работы с документами:
Задача оптимизация состава документов организации. Решение по форме Табеля – графы табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.
Задача регламентация процедуры подготовки и обработки документов (цель - совершенствование документооборота организации). Решение по форме Табеля - табель необходимо дополнить сведениями о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости - и указывать тираж документов.
В проекте новой редакции ГСДОУ предлагается следующая примерная форма Табеля (таблица 1)
Таблица 1 Примерная форма Табеля форм документов.
| № п/п | Наименование формы документа | Код по ОКУД | Код по локальному классификатору | Подразделение, ответственное за подготовку | Согласование | Подпись | Утверждение | Печать | Место хранения документа |
|
|
|
Янковая В.Ф. предлагает использовать в деятельности организаций, предприятий расширенную форму Табеля (Таблица 2)
Таблица 2
Примерная форма Табеля форм документов
| Наименование формы документа | Код фирмы | Кем и когда утверждена | Периодичность составления | Составитель документа | Внутреннее согласование | Внешнее согласование | Подпись | Утверждение | Печать | Куда представляется | Примечания |
Форма Табеля при необходимости может быть конкретизирована:
· графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по локальному классификатору»;
· табель может быть дополнен графами:
· «Регистрация документа» (место регистрации);
· «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения);
· «Место хранения 1-го экземпляра документа»;
· «Место хранения копии документа».
Результат второго этапа оформляется в виде формы Табеля (шапка таблицы) с объяснением выбранного решения.
Третий этап — формирование структуры Табеля - отвечает на вопрос о его внутренней структуре, определяющей группировку форм документов по разделам. На данном этапе выбирается классификационная схема, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.
Классификационная схема Табеля может строиться по двум основаниям:
1) организационная структура предприятия. Классификационным признаком форм документов выступают структурные подразделения, в деятельности которых они образуются. Последовательность разделов табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Преимущество данного подхода построения структуры Табеля: простота в разработке и использовании. Ограничения: частота изменения, нарушение «логики» документирования бизнес-процесса, распределенного между несколькими подразделениями, т.е. сложность при выделении комплексов документов, создаваемых в процессе реализации какой-либо одной функции или задачи.
|
|
|
2) функции управления (направления деятелъности). Классификационным признаком форм документов первого уровня выступают функции управления (направления деятельности) предприятия, классификационным признаком второго уровня - управленческие задачи, которые решаются в ходе реализации функции. Построение табеля по функциональному принципу предполагает предварительную разработку классификатора управленческих функций организации. Преимущества данного способа классификации форм документов, по сути, снимают ограничения их классификации по признаку организационной структуры. Кроме того, построение табеля по функциональному принципу позволяет помимо оптимизации документационного обеспечения оценить целесообразность распределения функциональных задач между подразделениями и отдельными исполнителями.
Предлагаемый в приложении 2 перечень разделов табеля включает типовые функции управления, присущие практически всем организациям, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции, отражающие специфику деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-12).
Результат третьего этапа оформляется в виде классификационной схемы функций управления (примерного перечня разделов Табеля форм документов). Данная схема строится в виде многоуровневого нумерованного списка функций управления, конкретизированных через печень задач (см. Приложение 2). Список должен содержать ссылки на организационно-правовые документы (положения, инструкции и т.д.).
Заключительный этап - составление Табеля. В Табель форм документов включаются:
· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющие как отраслевой, так и межотраслевой характер;
· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов Российской Федерации;
· применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
· внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;
· формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.
В последнем случае формы документов включаются в табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.
Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы табеля. В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.
Результат 4-го этапа оформляется в виде Табеля форм документов организации (структурного подразделения). Пример фрагмента Табеля документов см. приложение 3.
1 Янковая, В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 8-12.
Приложение 1
|
|
|
