 |
Разработка детального отчета
|
|
|
|
Лабораторная работа №29,30
Формирование детальных отчётов и подготовка их к печати
В MS Аccess
(4 часа)
1 Цель и содержание: научиться формировать детальные отчёты в среде Access 2010 и просматривать их перед выводом на печать.
Теоретическое обоснование
Разработка детального отчета
Отчёты – средство для подготовки выходных файлов. Следует отметить, что слово отчёт прочно ассоциируется со словом «печать», тем не менее, среда генерации отчётов позволяет сформировать конечный продукт в виде виртуальной формы. Любая выходная форма может быть отражена на бумаге или на экране компьютера в удобном представлении данных с использованием средств их форматирования, подведения итогов, фильтрации и графического преобразования в гистограммы и диаграммы. Технология создания отчетов очень похожа на технологию создания форм, многие операции выполняются практически одинаково. При наведении курсора мыши на кнопки вкладки возникает всплывающая подсказка. На рисунке видна подсказка о создании простого отчета на базе таблицы, выделенной на навигационной панели (кнопка Отчет). Перечислим остальные возможности создания отчетов.
О Конструктор отчетов. Создает пустой отчет в режиме конструирования. Понятно, что следующим шагом является установка связи с какой-либо таблицей или запросом на странице свойств.
О Пустой отчет. Создает пустой отчет в режиме макета. Если в процессе создания была выделена таблица/запрос, автоматически генерируется список полей.
О Наклейки. Позволяет создать почтовые наклейки различных стандартов. Эти возможности подробнее рассматриваются далее.
О Мастер отчетов. Наряду с конструктором является основным способом создания отчетов.
|
|
|
Начнем рассмотрение этих способов с мастера.
После запуска мастера требуется пройти несколько шагов, очень похожих на создание формы с помощью мастера. На первом шаге необходимо выбрать источник данных (таблицу или запрос). При этом в нижней половине диалогового окна Создание отчетов выводится список полей выбранной таблицы (рис. 3.28). Щелчок на кнопке с двумя стрелками отбирает все поля сразу, кнопка с одной стрелкой позволяет выбрать поля поштучно. Отметим, что, как и в случае создания форм, можно выбирать последовательно более одной таблицы/запроса. При этом в списке выбранных полей должны присутствовать поля, по которым осуществляется связь между таблицами (ключевые поля). При выборе таблиц удобнее начинать с главной.
Рисунок 3.28 Выбор полей для отчётов в Мастере отчётов
Щелкнув на кнопке Далее, переходим в окно, которое позволяет организовать группировку данных в отчете (рис 3.29).
Рисунок 3.29 Добавление уровней группировки для отчёта
Поле группировки выбираем, щелкнув на верхней кнопке с изображением стрелки вправо. В случае если были выбраны, например, две таблицы с отношением «один ко многим», группировка автоматически осуществляется по данным главной таблицы. Щелкнув на кнопке Группировка, мы получим возможность выбрать интервалы группировки в соответствующем окне. Если выбран пункт Обычный, то группировка пойдет по выбранному признаку.
Сортировку на следующем шаге не задаём, т.к. она будет задана автоматически для выбранных групповых данных.
На следующем шаге выбираем вид макета для отчёта – структура, на следующем задаём название отчёта Студенты и их оценки и нажимаем кнопку Готово. Полученный отчёт в Конструкторе отчётов показан на рисунке 3.30
Существует несколько способов создания отчетов. Доступ к ним осуществляется с помощью области Отчеты вкладки Создание>Отчёты.
|
|
|
Рисунок 3.30 Вид отчёта в Конструкторе, созданного в Мастере отчётов
Access выводит информацию из базы данных в виде отчета (распечатки содержимого базы данных). Все отчеты подразделяются на три категории:
- простая распечатка содержимого базы данных из Режимов таблицы, формы или запроса;
- детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;
- специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.
Основные типы отчётов, которые можно создать средствами Access:
В столбец. В таком отчете, напоминающем макет формы, все поля выводятся на экран, как один столбец. Поля могут быть упорядочены в любом порядке, а на одной странице отчёта размещается одна или несколько записей.
Ленточный. Каждая запись выводится в таком отчёте в отдельной строке, а каждое поле – в отдельном столбце. Ленточные отчёты позволяют группировать данные по одному или нескольким полям, а также печатать итоговую информацию по группам или по отчёту в целом.
Почтовые наклейки. Это одна из разновидностей многостолбцовых отчётов, которые используются, когда необходимо, например, отправить корреспонденцию сразу многим адресатам, сведения о которых хранятся в базе данных. Каждая запись в таком отчёте представляется в виде отдельной наклейки. Это могут быть ярлыки для папок, различные карточки или ценники. Самый простой и эффективный путь создания почтовых наклеек – использование одного из мастеров программы Access. Как и любой другой отчёт, отчёт с наклейками включает элементы управления. Мастер создания наклеек предлагает внушительное разнообразие вариантов готовых наклеек, производителя бумаги для наклеек (например, A-ONE), подходящий размер наклейки (например, AOne28173 – 42mm×99mm, число наклеек по горизонтали - 2). Мастер создания наклеек позволяет выбрать необходимые для отчёта поля, можно не создавать специальный запрос, а работать непосредственно с таблицей, в которой содержатся все нужные данные. Если, ознакомившись со всеми стандартными вариантами, предложенными мастером, вы так и не нашли ничего подходящего – создайте собственную наклейку с нужными вам размерами.
|
|
|
Отчёты с графиками и диаграммами. В отчёт можно вставить график или диаграмму, это можно сделать с помощью Мастера создания диаграмм. Помимо классических графиков и линейчатых диаграмм, отображающих изменения каких-либо параметров во времени, мастер позволяет построить различные виды гистограмм, диаграммы с областями, секторные и кольцевые диаграммы, а также применяемые в научных исследованиях точечные и пузырьковые диаграммы.
Мастер подскажет, какой результат можно ожидать при выборе той или иной разновидности диаграмм.
|
|
|
