 |
Сравнительная характеристика систем автоматизации деятельности рекламных служб
|
|
|
|
Система автоматизации, как уже упоминалось, представляет собой прежде всего реляционную базу данных – хранилище данных всего рекламного подразделения (или отдельного агентства). К разработке каждой из рассматриваемых ниже систем автоматизации рекламных служб предъявлялись различные требования, но подход к разрабатываемому проекту опирался на одни и те же особенности.
Первым этапом разработки проекта было проектирование реляционной базы данных. На данном этапе составлялись бизнес-схемы процессов предприятия, анализировались аппаратное и программное обеспечение, необходимое для разработки системы, проводилось планирование разработки интерфейса пользователей (26).
На этом этапе разработчики каждой из программ учитывали следующие особенности:
- Соответствие аппаратных и программных средств, применяемых для работы, нуждам сотрудников предприятия. От данного соответствия во многом зависит эффективность системы управления.
- Скорость отклика системы. Время ожидания пользователем при работе с системой должно быть минимальным. В ряде случаев при проектировании реляционных баз данных приходится отказаться от идеализированных моделей в пользу гибкости и скорости работы. Чаще всего ускорение работы системы связано с увеличением размера программы.
- Достаточность данных. Реляционная база данных должна содержать все необходимые пользователю данные. В случае недостатка данных пользователь будет вынужден использовать вспомогательные средства для фиксации информации.
- Масштабируемость системы. При проектировании реляционной базы данных необходимо предусмотреть модификацию и наращиваемость базы данных в процессе внедрения и эксплуатации системы. Обычно, как отмечают авторы (39), уже в период создания системы автоматизации бизнес-процессы предприятия претерпевают изменения. Таким образом, разработчики должны быть готовы к пересмотру схемы базы данных во время написания системы автоматизации. Отсутствие механизмов масштабируемости приводит к быстрому устареванию системы.
|
|
|
- Открытость системы. Большинство современных систем управления представляют собой открытые системы. Это означает способность расширения системы за счет подключения модулей сторонних разработчиков и дополнительного аппаратного и программного обеспечения.
Процесс разработки системы, как отмечает к.т.н. Харитонова И. (49), проходит 5 фаз: Анализ. Планирование. Реализация. Стабилизация. Внедрение (опытная эксплуатация).
Первая фаза - Анализ - позволит сформулировать и согласовать общее понимание проблем и способов их решения между заказчиком (руководителем рекламной службы) и командой проекта. Следующая фаза - Планирование – имеет целью создание информационной модели системы и спецификациями проекта. Большое внимание здесь уделяется разработке структуры базы данных, достаточно гибкой, чтобы она была способна реагировать на динамические изменения в данной предметной области.
Третья и четвертая фазы - реализация и стабилизация системы. За это время необходимо создать базу данных на сервере, запрограммировать и оттестировать все специфицированные функции.
На этом заканчивается процесс проектирования. Далее начинается фаза опытной эксплуатации. Одновременно с этим возможна такая стадия проекта как перепроектирование. Основой для этой работы могут стать как замечания и претензии пользователей системы, так и просто пересмотр неудачных решений.
В итоге в каждом из описанных ниже проектов была создана база данных, которая содержит необходимую информацию о клиентах отдела рекламы - рекламодателях, об объемах проданной рекламной площади и о стоимости предоставляемых клиентам услуг. Эта база данных является основой для выполнения как оперативных функций сотрудников отдела, таких, как оформление заказов на рекламу или учет контактов с клиентами, так и создание множества отчетов оперативного и статистического характера.
|
|
|
Создание единого информационного пространства исключает дублирование ввода информации в различных подразделениях агентства/отдела. Как наиболее сложную часть базы данных разработчики этих программ отмечают формализованное (в виде реляционных таблиц) представление об услугах, предоставляемых агентством, т.к. список этих услуг является очень динамичным и плохо структурированным.
В Таблице 1 даны отличительные особенности трех имеющихся на рынке программного обеспечения систем автоматизации.
Таблица 1
Системы автоматизации офиса рекламного подразделения
| АИС | Основное назначение | Отличительные особенности |
| Media Service | 1.Ведение учета постановки и размещения рекламных материалов в различных СМИ; 2. Контроль за поступающими и исходящими денежными потоками. | 1.В равной степени удобна для работы с различными рекламоносителями. 2. В основу системы положен модульный принцип ввода и обработки информации. 3. По архитектуре - многопользовательская, легко накладывается на инфраструктуру организации, сохраняя имеющее место разбиение на отделы, подразделения и т.п. |
| Agent | Внебухгалтерский учет рекламных материалов | 1. Программа учета рекламных материалов в рекламном агентстве предназначена для оперативного маркетинга собственного бизнеса. 2. Ведет параллельный учет рекламных площадей и позволяет оперативно решать все вопросы, связанные с управлением производством и размещением рекламы в СМИ. 3. требует установленного MS Access'97. |
| СиЗиФ | Это инструмент организации работ в офисе рекламного агентства, специализирующегося в первую очередь на размещении рекламы в СМИ. | 1. Чрезвычайно проста в эксплуатации, не требует специальной квалификации и рассчитана на постоянное использование персоналом рекламного агентства. 2. Не являясь программой бухгалтерского учета, является инструментом для организации первичного документооборота, контроля взаиморасчетов, и ведения внутрифирменного учета. 3. Может быть установлена на одном компьютере или работать в сети. В программу встроен гибкий механизм перехода от однопользовательского режима работы к сетевому. |
|
|
|
Рассмотрим подробнее характеристики этих программных продуктов, представляющих собой системы управления базами данных (СУБД).
Как видно из таблицы, эти системы автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе позволяют оперативно решать все вопросы, связанные с управлением производством и размещением рекламы в СМИ. Но если Media Service и СиЗиФ подходят практически для любого рекламного подразделения, начиная от рекламного отдела организации и заканчивая крупным рекламным агентством, то Agent - лишь для самостоятельной рекламной службы.
Функциональные блоки СУБД этих систем автоматизации включают в себя примерно одинаковые процессы. А именно:
Ввод информации о рекламоносителях и расценках на их рекламные площади.
Ввод информации о клиентах и партнерах (наглядная и полная форма ввода информации).
Ввод информации о сотрудниках и их принадлежности к отделам (механизм распределения клиентов между сотрудниками).
Ввод информации о заказах со стороны клиентов.
Ввод информации о переводе денежных средств со стороны клиентов.
Ввод информации о размещении заказов в СМИ.
Ввод информации о переводе денежных средств в СМИ (двухвалютный учет) и редактирование.
Различные виды баланса, позволяющие увидеть реальное финансовое состояние фирмы.
Выставление всех видов предварительных документов: счет-заказ, счет (обычный, валютный, с любым наименованием и налогом), гарантийное письмо, отказное письмо и т.д.
Механизм генерации счетов-фактур, актов, книг покупок (продаж) и.т.д.
Система администрирования пользователей (разграничение доступа, пароли и т.д.)
Касса (двухвалютный учет; автоматический перенос платежей из кассы в основные финансовые потоки).
|
|
|
Сравнительную же характеристику функциональных возможностей этих трех программных продуктов представим в виде таблицы.
Таблица 2
Сравнительная характеристика функциональных возможностей систем автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе Media Service, Agent, СиЗиФ
| Функциональные возможности | Media Service | Agent | СиЗиФ |
| В блоке организации работы с клиентами: | |||
| Регистрация клиентов фирмы, заполнение учетных карточек клиента - информации, необходимой для контактов и выписки документов | + | + | + |
| Ведение истории отношений с клиентом: регистрация заказов, платежей, скидок, звонков и др. | + | + | + |
| Быстрый расчет и оформление коммерческого предложения в виде счета-заказа для посылки его по факсу | + | + | + |
| Оформление заказа на рекламу и составление медиаплана | + | + | + |
| Контроль платежей и текущего баланса взаиморасчетов с клиентом | + | + | + |
| Контроль эффективности заказов клиентов | + | - | - |
| В блоке подготовке первичных документов бухгалтерской отчетности: | |||
| Печать заказов, счетов, актов сдачи-приемки, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, квитанций и т.п. | + | + | + |
| Настройка формата представления документов в части отображения НДС, налога с продаж, комиссии агентства | + | - | + |
| В блоке организации работы с подрядчиками и исполнителями и учета затрат: | |||
| Автоматизированная подготовка исходящих заказов для сдачи материалов в СМИ по объему принятых входящих заказов клиентов | + | + | + |
| Учет офисных расходов, расходов на аренду, рекламу, оргтехнику, зарплату, налоги | + | + | + |
| В блоке контроля деятельности фирмы, анализа эффективности работы: | |||
| Анализ работы менеджеров по принятым заказам за день, за период: перечень заказов, клиентов, сумма заказов, прибыльность | - | - | + |
| Анализ заказов по всей фирме в заданный период: объем заказов, прибыльность | + | + | + |
| Построение отчетов, показывающих динамику увеличения или падения активности клиентов за период | - | - | + |
| Построение отчетов для контроля сдачи материалов в СМИ | + | + | + |
| Анализ объемов работ и прибыльности по направлениям, по каждому прайсу | + | частично | + |
Как видно из сравнительной таблицы, функциональные возможности систем автоматизации делопроизводства в рекламных службах приблизительно одинаковы. В основу всех трех систем положен модульный принцип ввода и обработки информации, который соответствует классической схеме функционирования рекламной компании.
Системы автоматизации в рекламных подразделениях обеспечивают поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в СМИ.
|
|
|
Таким образом, для автоматизации рекламных служб характерно выполнение специфических маркетинговых операций и созданное программное обеспечение — это специализированное рабочее место менеджера по рекламе, с помощью которого можно просчитывать различные сценарии рекламных кампаний, а также оценивать их эффективность.
Заключение
Итак, в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Современные организации используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.
Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли очень велики. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах и программном обеспечении, стимулирующих развитие технологии управления информацией.
Мы попытались в данной работе осветить вопрос автоматизации рекламной службы. При этом рассмотрели понятие информатизации предприятия, суть деятельности рекламных отделов/агентств, рассмотрели вопрос выбора системы автоматизации для данных организационных структур. В результате можно сделать следующие выводы.
Разрабатываемая и внедряемая система автоматизации должна обеспечивать поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в номере. Очень важной функцией системы должна была быть двухсторонняя связь между АИС и системой, используемой в бухгалтерии.
Основные ожидания от внедрения системы связаны с улучшением управляемости процессом, снижением трудозатрат сотрудников на оформление документов и, как следствие всего этого, улучшение экономических показателей деятельности отдела.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы рекламной службы, нельзя не отметить, что эффективная работа ее всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.
В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.
Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу рекламного подразделения.
Мы рассмотрели несколько известных АИС для рекламных подразделений, отметив функциональные особенности общие и различные. На этапе внедрения этих систем автоматизации проводились доработки пользовательского интерфейса и отладка системы. Как правило основные изменения, вносимые на данном этапе в программу касались прежде всего эргономических (потребительских свойств разрабатываемой системы, а также наиболее удобного интерфейса пользователя) свойств проекта.
И хотя после внедрения систем проекты считались завершены, впереди, как обычно, был этап сопровождения со всеми его проблемами: исправлением еще не обнаруженных ошибок, неизбежными доработками, связанными с изменениями бизнес-процессов и т.д.
Список литературы
1. Аристархова М., Матягина Т. Маркетинговые исследования рекламной деятельности // Маркетинг. – 2002. - № 1. – С. 52-58.
2. Баззел Р.Д., Кокс Д.Ф., Браун Р.В. Информация и риск в маркетинге. - М.: "Финстатинформ", 1993. – 48с.
3. Гольман И.А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности. – М.: Гелла-принт, 1996.
4. Евстафьев В. Состояние рекламного рынка России // Рекламные технологии, 2002 – № 2. – С.2-4.
5. Кушнарева Е., Маркова Е. Рекламное агентство, которое мы выбираем // Маркетинг и реклама. – 2000. - № 10. – С. 47-49.
6. Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России: Учебно-методическое пособие. – М.: Центр, 1996. – 354с.
7. Маркетинг: Толковый терминологический словарь-справочник / Под.ред. А. Каджинчарадзе, - М.: Инфоконт, 1991г. – 87с.
8. Назайкин А.Н. Эффективная продажа рекламы: Технология получения заказа. Практическое пособие. – М.: Дело, 2000. – 267с.
9. Оганджанянц В. Международная конкуренция и рекламный рынок России // МЭиМО. – 1999. - № 10. – С.99-105.
10. Особенности управления высокотехнологичными информационными компаниями // Менеджмент в России и за рубежом, 2001. – № 4 – С. 37-54.
11. Реклама от "А" до "Я": Словарь рекламных терминов. - Казань: Казанский университет, 1992. – 66с.
12. Ромат Е.В. Реклама. - Санкт-Петербург; Москва; Харьков; Минск: Питер, 2001. – 425с.
13. Росситер Джон Р., Перси Лари. Реклама и продвижение товаров = Advertising Commynications & Promotion Management / Под ред. Волкова Л.А. - С-Пб: Питер, 2000. – 360с.
14. Сазонова Н. Характеристики культуры и планирование рекламных компаний // Маркетинг. – 2000. - № 1. – С. 41-50.
15. Серегина Т.К., Титкова Л.М. Реклама в бизнесе: Учебное пособие / под общ. ред. Дашковой Л.П., Представлено: "Маркетинг", информационно-внедренческий центр – М.: Маркетинг, 1995. – 305с.
16. Скороделов К.В. Планирование рекламной компании рекламным агентством // Маркетинг в России и за рубежом. – 2000. - № 3. – С. 60-72.
17. Состояние рекламного рынка России // Рекламные технологии. – 2002. - № 2. – С. 4-8.
18. Стратегии компаний // Менеджмент в России и за рубежом, 2001. – ноябрь/декабрь – С. 3-8.
19. Сэндидж И., Фрайбургер В., Ротцол К. Реклама: теория и практика. – М.: Прогресс, 1989. – 485с.
20. Титов Р. Реклама: Вопросы терминологии // МЭиМО. – 1996. - № 12. – С. 135-141.
21. Уварова А., Шимук А. Маркетинговые исследования рекламной деятельности // Маркетинг, 2002. - № 1. - С.52-58.
22. Уэллс Уильям и др. Реклама: Принципы и практика.- Санкт-Петербург; Москва; Харьков; Минск: Питер, 2001. – 394с.
23. Феофанов О.А. Реклама: новые технологии в России: Учебное пособие. - Санкт-Петербург; Москва; Харьков; Минск: Питер, 2000. – 294с.
24. Эванс Дж. Р., Берман Б. Маркетинг. - М.: Экономика, 1990. - с.240-254.
25. Эффективность рекламы и как ее повысить // ЭКО, 1994 - № 9 – С. 78-81.
26. Ахаян Р. и др. Эффективная работа с СУБД. – СП-б: Питер, 1997. – 280с.
27. Боровой С.А., Пахчаян А.Б. Риски и стратегии системного проектирования (Из материалов 3-ей Всероссийской конференции) // НТИ, Сер.1. – 2000. - № 9. – С. 24-29.
28. Гендина Н.И., Скипор И.Л. Лингвистические основы информатики.: Гипертекстовый учебный терминологический словарь-справочник: Учеб. пособие/ Кемеровская гос. академия культуры и искусств. - Кемерово: Кузбассвузиздат, 2002. - 124 с.
29. Закон РФ об информации, информатизации и защите информации // Российская газета, 22 февраля, 1995 г.
30. Информационное пространство России: Каким ему быть // Парламентская газета. – 2002. – 25 мая. – С. 1,3.
31. Информационные технологии в маркетинге: Учебник для вузов. – М. – 2000. – 346с.
32. Информация – ключевое понятие 21 века // НТИ, Сер.1 -2001. - № 6. – С.37-38.
33. Ковалев А.И. Информационное обеспечение с точки зрения процессного подхода (опыт компании) // НТИ, Сер.1 – 2001. - № 12. – С. 18-27.
34. Колин К.К. Информационная революция и фундаментальная информатика // НТИ, Сер.1 – 2001.- № 6. – С.1-8.
35. Колкова Н.И. Автоматизация и механизация обработки информации: Толковый словарь-минимум / КГИК;ЦБС; Под ред.С.А.Сбитнева.-Кемерово,1995.-125с.
36. Колкова Н.И. Информационные системы, сети и технологии: Толковый словарь пользователя. - Кемерово: КемГИК, 1995.- 138 с.
37. Нисневич Ю.А. Системный подход в государственной информационной политике // НТИ, Сер.1 - 2000 - № 5 – С.1-7.
38. Орлов А.В., Сенокосов А.И. Словарь по информационным технологиям // Информатика - 2001. - №2. - С.1-31.
39. [Информация о программных продуктах компании Ева] / http://www.eva.ru/
40. Рамеев О.А. и др. Некоторые аспекты использования информационно-аналитических технологий в экономических и организационных системах // НТИ, Сер.1 -2001. - № 8. - С.1-9.
41. Рокицкая Э.Е. Деятельность организаций как объект информационного управления // НТИ, Сер.1 – 2002. - № 2. – С.19-28.
42. Россия в мировом процессе развития средств связи, компьютеризации и информатизации // Экономист - 2001. - № 8. – С.11-21.
43. Сбитнев С.А. Колкова Н.И. Проблемы создания автоматизированной информационной системы для управления социально-экономическим развитием региона // Автоматизированные библиотечно-информационные системы: Тез. докл. и сообщ. (7 - 9 сент. 1993г.) / ГПНТБ СО РАН. -Новосибирск,1994. - С.12-14.
44. Сидорова А.А. Информация как экономическая категория // ЭКО, 2000 - № 8 - С.18-22.
45. Солдаткин А.Е. Новые тенденции на рынке справочных систем // НТИ, Сер.1.-2001. - № 4. - С.7-10.
46. Терещенко С.С. Информационное общество и информатизация России на рубеже веков // НТИ, Сер.1 – 2002. - № 7. – С.30-40.
47. Терещенко С.С. Информация – Коммуникация – Риск // НТИ, Сер.1. – 2000 - № 9 –С. 37-44.
48. Терещенко С.С. Тенденции развития автономных информационных систем // НТИ, Сер.1 - 2001. - № 6. - С.8 -9.
49. Харитонова И. Автоматизация рекламной деятельности опыт реализации / Астро Софт. – http://www.ci.ru/inform7_98/f1.htm
50. Шумаев В.А. Информационная Россия – путь интенсивного подъема экономики // НТИ, Сер.1 – 2001. - № 2. – С. 1-4.
[1] Необходимо дать здесь и определение маркетинга (от анг. "рынок") – система управления производственно-сбытовой деятельностью предприятий и фирм, основанная на комплексном анализе рынка. Цель маркетинга – стимулирование сбыта и повышение экономической эффективности. Включает изучение и прогнозирование спроса, цен, организацию НИОКР по созданию новых видов продукции, рекламу, координацию внутрифирменного планирования и финансирования и др. (11)
[2] Коммуникатор – лицо или фирма, которое осуществляет рекламную коммуникацию, инициатор и источник информации. Некоторые специалисты называют коммуникаторами лиц, в чьи уста вкладываются рекламные обращения (11).
|
|
|
